Woran Sie eine komplette ERP-Software erkennen
Die Einführung einer neuen Software zum Enterprise Resource Planning (ERP) ist sowohl bei KMU als auch bei großen Unternehmen ein komplexes IT-Projekt, welches weitreichende Auswirkungen auf die Unternehmensprozesse hat. Damit die Einführung einer kompletten ERP-Software gelingt, benötigt es eine stringente Organisation durch das Projektteam. Zu den wichtigsten Aufgaben des ERP-Projektteams zählt die ERP-Projektplanung, welche neben Expertise im Projektmanagement oftmals auch von verschiedenen Abteilungen sowie der Geschäftsführung beeinflusst wird. Neben SMARTen Zielen stehen vor allem die jeweiligen Meilensteine oftmals zur Diskussion. Eines dieser Zwischenziele ist in jedem Fall die komplette Anforderungsanalyse im Rahmen der Vorprojektphase, die alle Funktionalitäten, die das spätere ERP-System abbilden soll, umfasst.
Welche Kernfunktionalitäten sollte eine komplette ERP-Software beinhalten?
Da jedes Unternehmen individuelle Geschäftsprozesse hat und unterschiedliche Unternehmensziele verfolgt, kann hier keine pauschalisierte Antwort gegeben werden. Zu Zeiten, in denen heterogene IT-Landschaften mit vielen Insellösungen vermehrt kompletten, ganzheitlichen und modulbasierten Plattformen weichen, dienen die Schaffung einer einheitlichen Datenbasis und die gewünschte Abbildung aller ehemaligen eigenständigen Software-Systeme in einem einzigen System häufig als Leitmotiv des ERP-Projekts. Damit sind viele Kern-Funktionalitäten wie ein Modul zum Customer Relationship Management (CRM), welches die komplette Customer Journey abbilden kann, bereits definiert. Weitere Hauptfunktionen sind eine exakte, bereichsübergreifende Ressourcen-Steuerung, die alle Business Prozesse abdeckt. Die kontrollierte Datenverfügbarkeit in jedem Prozessschritt, die heutzutage auch vermehrt mobil verfügbar sein muss, stellt so eine weitere Kern-Funktionalität von einer kompletten ERP-Software dar.
Module einer modernen, ganzheitlichen ERP-Lösung
Um eine konsistente Systemabbildung sicherzustellen, bei der alle Komponenten Hand-in-Hand greifen, ist eine gemeinsame Datenbasis Voraussetzung. Ein modernes, komplettes ERP-System sollte dazu noch modular aufgebaut und flexibel sein, um sich den verändernden Anforderungen von KMU anzupassen. Kann die ERP-Software dann auch noch individuell alle benötigten Business Prozesse nicht nur abbilden, sondern diese auch noch optimieren, so ist eine ganzheitliche ERP-Software nach wie vor ein Wettbewerbsvorteil. Die folgenden Module sollten also auf jeden Fall abgebildet werden:
- Materialwirtschaft & Bedarfsermittlung
- Produktionsplanung (PPS)
- Finanz- und Rechnungswesen
- Personalwesen (HRM)
- Verkauf und Marketing (CRM)
- e-commerce
- Reporting und Business Intelligence (BI)
Die einzelnen Module einer modernen ERP-Software im Fokus
Die Hauptaufgabe einer ERP-Lösung ist die Abbildung der Materialwirtschaft und damit die Steuerung von Beschaffung, Logistik und Produktion. Durch eine exakte Bedarfsermittlung wird so der innerbetriebliche Transport optimiert, eine den tatsächlichen Bedarf übersteigende Produktion wird vermieden. Durch ein Produktionsplanungs- und Steuerungssystem (PPS) lässt sich die gesamte Produktion noch weiter optimieren. Als Ergebnis kann eine effektive und kostengünstige Fertigungskette mit Ressourcenmanagement, Stücklisten, Plantafel, detaillierten Auswertungen, Fertigungskalkulation und der verlängerten Werkbank abgebildet werden.
Ein Unternehmen benötigt Mitarbeiter, die in der Personalwirtschaft im Vordergrund stehen. Durch eine Integration in ein ganzheitliches ERP-System stehen so alle Informationen über den Mitarbeiterstamm, die geleisteten Arbeitszeiten sowie die Urlaubsplanung allen Bereichen zur Verfügung; dadurch können diese Daten direkt in die Lohnbuchhaltung oder die Produktionsplanung einfließen.
Das Modul zum Finanz- und Rechnungswesen dient der Kontrolle und Erfassung aller Geld- und Leistungsströme. Die Finanz- und die Lohnbuchhaltung sind hier relevante Einsatzgebiete, aber auch das Mahnwesen, Abschlüsse, detaillierte Auswertungen, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung können abgedeckt werden.
Heutzutage kommt kein Unternehmen mehr ohne ein CRM aus, welches maßgeblich beim Vertrieb und Marketing unterstützt. Von einer kompletten ERP-Software kann hier erwartet werden, dass die komplette Customer-Journey, beginnend vom ersten Kontakt bis hin zu After-Sales, abgebildet werden kann. Dabei ist die Integration in ein ERP besonders intelligent, da so beispielsweise dem Vertrieb direkte Einsicht in den Lagerstand oder offene Posten des Kunden ermöglicht wird. Idealerweise bietet das CRM auch noch weitergehende Marketing-Funktionen wie Newsletter zur Absatzsteigerung an.
Fazit
Eine komplette ERP-Software hat den Anspruch, alle anfallenden Business Prozesse in einem einzigen, ganzheitlichen System mit einer gemeinsamen Datenbasis zu vereinen. Dabei muss das System modular aufgebaut sein und sich flexibel den individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassen können. Mittels APIs können Branchen- und Speziallösungen angebunden werden, eine mobile Verfügbarkeit der Daten setzen heutzutage die meisten Unternehmen voraus und stellt damit eine weitere Anforderung dar. Ein modernes ERP vereint so alle relevanten Geschäftsprozesse und bildet diese ganzheitlich ab.