Diese 5 Tipps machen Ihr ERP zum Wissensspeicher

Wer sein ERP nur als elektrische Schreibmaschine für die Auftragsbearbeitung betrachtet, vergeudet digitales Potenzial. Als zentraler Wissensspeicher liefern solche Gesamtlösungen die Grundlagen für Qualität, Effizienz und Transparenz. Um an diese Informationen zu gelangen, braucht es nicht viel. Voraussetzung ist ein integriertes System und die folgenden fünf Tipps.

#1 Informationen zentral speichern 

ERP-Systeme haben (mindestens) einen gewaltigen Vorteil: Als Pool für alle Unternehmensdaten sind sie die idealen Speicher von A wie Adresslisten bis Z wie Zeiterfassung. Diese Informationen lassen sich von allen Abteilungen und Mitarbeitenden bei Bedarf anzapfen und als Wissen nutzen. Als zentrales System sorgt das ERP dafür, dass nicht lange nach Informationen gesucht werden muss. Alle Daten sind an einem einzigen Ort gespeichert. Wer sein System als Wissensspeicher nutzen will, sollte dafür sorgen, dass möglichst alle Informationen ins zentrale ERP gelangen. Jede zusätzliche, separate Anwendung erhöht das Risiko, dass Medienbrüche entstehen oder Daten von Hand zusammengetragen werden müssen. Sofern man diese denn überhaupt noch findet.  

#2 Digitalisieren, was das Zeug hält 

Von den kleinen Haftnotizen bis zu handschriftlichen Aufgabenlisten flattern leider immer noch viele Zettel durch den Unternehmensalltag. Dabei die Übersicht zu behalten, ist schwierig. Vor allem dann, wenn die betreffende Person ausfällt und jemand die Stellvertretung übernehmen muss. Verschwinden die Notizen dann noch in dicken Ordnern, ist es endgültig aus mit den darin enthaltenen Informationen. Wer clever ist, gewöhnt sich daran, alles zu digitalisieren und im ERP-System festzuhalten. Auch dort lassen sich Notizen hinterlegen, Dokumente abspeichern oder Aufgaben planen. Nur so, dass man es bei Bedarf eben jederzeit wiederfindet. Ein erster Schritt dazu ist der Verzicht, alles auszudrucken. Stattdessen genügt der Hinweis an die Kolleginnen und Kollegen, dass sie alle Informationen direkt im System finden.  

#3 Daten mobil verfügbar machen 

Rückenprobleme, ade! Dank mobilen ERP-Systemen stehen alle relevanten Unternehmensdaten inklusive Dokumentationen, Handbücher, Verträge usw. jederzeit und überall zur Verfügung. Digitale Mobilität lässt sich am einfachsten mittels Cloud-Software erreichen. Die gewünschten Informationen im Außendienst, im Kundenservice oder bei externen Meetings lassen sich bequem auf Tablets, Notebooks oder Smartphones nutzen. Neue Informationen und Erkenntnisse können direkt wieder ins System eingespeist werden und stehen somit unmittelbar auch den anderen Anwendern als Wissen zur Verfügung. Dadurch können Prozesse und Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt werden. Gleichzeitig steigt die Wissensqualität, da digitale Informationen immer in Ihrer aktuellsten Form zur Verfügung stehen.  

#4 Den Business-Wert erkennen 

Im ERP-System steckt mehr Wissen, als man auf den ersten Blick vermutet. Das sind nicht nur offensichtliche Wissensinhalte wie Checklisten, Arbeitsrapporte, Spesenbelege oder Prüfdokumente. Auch in den Stammdaten festgehaltenen Merkmalen oder in den vorhandenen Bewegungsdaten versteckt sich ERP-Potenzial, welches sich zu explizitem Wissen aggregieren lässt. So lassen sich beispielsweise Fragen beantworten wie: Welche Kunden haben im vergangenen halben Jahr einen Umsatz von mehr als 10.000 Euro erzielt? In welchen Produkten werden M8-Schrauben verwendet, und wie viele davon brauchen wir jährlich? Von den Antworten lassen sich Maßnahmen ableiten, um neue Ziele zu erreichen. Daten, Wissen und Business sind untrennbar verbunden und haben in Form des ERP-Systems einen gemeinsamen Nenner.   

#5 Wissen verfügbar machen 

Es reicht nicht, Daten nur zu sammeln und zentral im ERP-System abzulegen. Damit wächst zwar das Datenvolumen, doch nützt das kaum jemandem. Nur wenn das damit verbundene Wissen auch verfügbar gemacht und vor allem verwendet wird, kann es seinen effektiven Nutzen entfalten. Konkret bedeutet das, dass Anwender die Möglichkeit haben müssen, auf die benötigten Informationen zuzugreifen. Auch dann, wenn sie vielleicht unterwegs bei einem Kunden sind oder zu Hause im Homeoffice arbeiten. Mit einem modernen Cloud-ERP lässt sich das problemlos bewerkstelligen. Der einfache, mobile, orts- und zeitunabhängige Zugriff auf die Daten macht ein webbasiertes ERP-System zum zentralen Wissensspeicher für das ganze Unternehmen.