Das Finanz-Modul – Herzstück der ERP-Software
Der Finanzbuchhaltung kommt in jedem Unternehmen eine zentrale Bedeutung zu: Sie liefert einen Überblick über die Finanzen, Einnahmen und Ausgaben in verschiedenen Perioden sowie wichtige Kennzahlen. Um Probleme mit dem Finanzamt und anderen Behörden zu vermeiden, ist eine ordnungsgemäße Verwaltung von Daten, Belegen und Nachweisen unabdingbar. Dieser Beitrag erläutert, welche Vorteile ein Finanz-Modul bietet, das in ein ganzheitliches ERP-System integriert ist, und welche Funktionen es unterstützt. aus der Cloud
Integration ins ERP-System
Vollintegrierte ERP-Lösungen sind modular aufgebaut. Sie vereinen sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens in einem einzigen System. Dreh- und Angelpunkt ist eine zentrale Datenbasis, die abteilungsübergreifend im ganzen Unternehmen zur Verfügung steht. Alle Mitarbeiter greifen auf die gleichen Daten zu, wodurch sich Fehler reduzieren, Ressourcen effizienter einsetzen und schneller faktenbasierte Entscheidungen treffen lassen. Je mehr Abteilungen bzw. Bereiche das ERP-System abbildet, desto vielfältiger und dynamischer lassen sich Prozesse optimieren und automatisieren. Insbesondere das Finanz-Modul tauscht mit beinahe allen weiteren Modulen Daten aus: vom Ein- und Verkauf über Lager und Logistik bis zur Produktionsplanung und Kundenbetreuung. Sobald in einem beliebigen Modul eine Transaktion Auswirkungen auf die Finanzen hat, geht damit auch eine Transaktion im Finanzmanagement einher. Einige davon sind für die ordentliche Buchführung Pflicht, andere verhelfen zu mehr Transparenz.
Wichtige Funktionen des Finanz-Moduls
Das Finanz-Modul deckt den gesamten Funktionsumfang des Finanz- und Rechnungswesens ab. Es unterstützt die Automatisierung der Finanzbuchhaltung sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Eine solide Buchhaltung bildet in jedem KMU die zentrale Grundlage, um Auseinandersetzungen mit Steuerbehörden oder anderen Institutionen vorzubeugen. Je nach Software und Unternehmen unterscheiden sich die Funktionalitäten, um den spezifische Anforderungen gerecht zu werden. Zu den wesentlichen Funktionen von Finanz-Modulen gehören:
Gewinnermittlung
Für jedes Unternehmen ist es wichtig, laufend die finanzielle „Gesundheit“ im Blick zu haben. Die Gewinnverfolgung zeigt auf, wie die finanziellen Ressourcen genutzt werden, woher Gewinne kommen usw. Auf der Basis von Verkaufstransaktionen und Kostendaten lässt sich u.a. der Return on Investment (ROI) ermitteln.
Hauptbuch
Das Hauptbuch erfasst alle finanziellen Abläufe eines Unternehmens: Einnahmen, Ausgaben, Verbindlichkeiten, Vermögenswerte, Kapitalkonten … Es bildet die Basis für die Gesamtkontrolle der Zahlen, für Steuererklärungen und Jahresabschlüsse.
Debitorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung verwaltet die Forderungen aus Leistungen und Lieferungen an Kunden. Zentrale Aufgaben sind Fakturierung, Abgleich von Rechnungen mit Eingängen und Kreditvergaben. Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Mahnungen sowie Jahresabschlüssen lassen sich in der Regel automatisieren. Die Prozessautomatisierung erhöht die Zahlungsrate und beschleunigt das Inkasso. Wesentliche Ziele sind ein optimierter Cashflow und Kundenzufriedenheit.
Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich mit den Lieferanten und Dienstleistern eines Unternehmens. Sie behält die offenen Forderungen von Zulieferern, Freelancern, externen Anbieter, Banken u.ä. im Blick und stellt fristgerechte Zahlungen sicher, um Mahnungen zu vermeiden. Zudem ist die Kreditorenbuchhaltung eng mit dem Einkauf verknüpft. Nur wenn Zahlungen pünktlich erfolgen, läuft der Beschaffungsprozess problemlos ab.
Berichtswesen
Durch die Verknüpfung sämtlicher Unternehmensprozesse in der ERP-Lösung lassen sich detaillierte Finanzberichte erstellen, die zu jedem Zeitpunkt Einblick in das gegenwärtige Betriebsergebnis, die aktuelle Liquidität sowie andere KPIs (Key Performance Indicators) liefern. Verlässliche, aussagekräftige Daten bilden die Grundlage für alle unternehmerischen Entscheidungen.
Risikomanagement
Das Risikomanagement sorgt dafür, Ereignisse, die das finanzielle Gleichgewicht eines Unternehmens negativ beeinflussen, frühzeitig zu erkennen. Das betrifft beispielsweise die Beobachtung der Verkaufszahlen sowie des Cashflows, die Kontrolle von Kreditrisiken oder die automatisierte Compliance-Prüfungen von großen Transaktionsvolumen.
Steuerwesen
Basierend auf der Buchhaltung erfolgen Umsatzsteuervoranmeldung, Bilanzen und Steuererklärungen. Moderne ERP-Lösungen unterstützen hierfür das ELSTER-Verfahren sowie den Datentransfer zum Steuerberater per DATEV-Schnittstelle.
Vorteile eines integrierten Finanz-Moduls
Im Vergleich zu Standalone-Software bieten Finanz-Anwendungen, die Bestandteil einer ganzheitlichen, cloudbasierten ERP-Lösung sind, entscheidende Vorteile:
Abteilungsübergreifendes Arbeiten dank zentraler Datenbasis
Die Basis ganzheitlicher Cloud-ERP-Systeme bilden zentrale Daten. Das bedeutet: Sämtliche Informationen müssen nur einmal erfasst und lediglich an zentraler Stelle gepflegt werden. Das verhindert redundante Daten, reduziert Fehler und spart Zeit. Diese Daten lassen sich dann an den verschiedensten Stellen im Unternehmen verwenden, ergänzen oder auswerten. Viele Informationen, die die Buchhaltung benötigt, liegen bereits durch andere Abteilungen oder Module vor, wie zum Beispiel Kassenbelege, die von integrierten mobilen Kassensystemen erstellt wurden.
Transparenz und Produktivität
Die zentrale Datenhaltung ermöglicht einerseits eine Beschleunigung von Finanzprozessen, andererseits bietet sie transparente Finanzinformationen für Kunden, Lieferanten, Steuerberater und Behörden. Zudem gestalten sich Suchen wesentlich produktiver, da sämtliche Informationen zu einem Geschäftsvorfall zentral vorliegen.
Hohe Datenqualität
ERP-Systeme unterstützen Funktionen, die die Qualität des Datenbestandes erhöhen. So können beispielsweise doppelte Datensätze automatisch bereinigt oder erfasste Daten auf logische Zusammenhänge oder Plausibilität geprüft werden. Zudem unterstützen moderne ERP-Lösungen Echtzeitaktualisierungen, sodass sämtliche Buchungen und Daten immer auf dem neuesten Stand sind.
Grundlage für Entscheidungen
Konsistente, valide Informationen sind die Voraussetzung, um wichtige Kennzahlen des Unternehmens ermitteln oder in Relation zueinander stellen zu können. Nur so lassen sich unternehmerische Entscheidungen treffen und Trends frühzeitig erkennen, sodass die Geschäftsführung proaktiv reagieren kann.
Automatisierung von Prozessen
Eine Stärke von ERP-Systemen liegt darin, immer wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren. In der Buchhaltung müssen beispielsweise regelmäßig Zahlungsströme aus Ein- und Verkäufen korrekt zugeordnet werden. Die Integration ins ERP-System ermöglicht es, dass sowohl Kunden- als auch Lieferantendaten automatisch bezogen werden. Außerdem können Ein- und Ausgangsrechnungen automatisiert erstellt, den jeweiligen Konten zugeordnet und entsprechend verbucht werden.
Einhaltung von Gesetzen
Die Provider von ERP-Systemen garantieren die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, die beispielsweise Speicherung und Archivierung betreffen. So ist sichergestellt, dass alle Daten GoBS-konform und revisionssicher abgelegt werden und sich unkompliziert mit Steuerberater und Finanzamt austauschen lassen. Auch die Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gehört zum Standard moderner ERP-Systeme.