Ralf Brinkmann GmbH

Ausgangslage

Das Leistungspaket des in vierter Generation familiengeführten KMU reicht von Fertigung mit hausinternem Stahlbau und Handel bis hin zu Dienstleistungen wie Projektierung, Vormontage, Montage und Kundenservices wie Lieferung von Ersatzteilen. Diese vielfältigen Geschäftsprozesse waren damals durch eine vollständig analoge Dokumentenverwaltung geprägt. Dokumente wurden in Papierform erstellt, zum Teil auf die verschiedenen Standorte verteilt und archiviert. Diese Vorgehensweise führte zu einer Vielzahl von Herausforderungen: eine hohe Fehleranfälligkeit bei der Datenübertragung, Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg und ein erhöhter Aufwand bei der Suche nach Informationen. Die Folge waren längere Durchlaufzeiten in den Prozessen und eine verminderte Effizienz der Mitarbeiter.

Mit dem Eintritt von Robin Brinkmann, dem Sohn von Ralf Brinkmann, im Jahr 2021 wurde die digitale Transformation im Unternehmen vorangetrieben. Dies umfasste im Speziellen die Einführung eines cloudbasierten ERP-Systems und einer DMS-Software für alle drei Standorte.

Auswahlprozess

Die Wahl fiel schließlich auf ipt solution. Die menschliche Komponente spielte bei der Zusammenarbeit eine äußerst positive Rolle. Die Ähnlichkeit der Unternehmensstrukturen erleichterte die Kommunikation und führte zu einer schnellen Übereinstimmung. Aber auch die räumliche Nähe der ipt solution und der Ralf Brinkmann GmbH spielte für Robin und Ralf Brinkmann eine bedeutsame Rolle. Die kurzen Wege ermöglichten somit eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation und Unterstützung bei Bedarf.

«Wir schätzten insbesondere die ausführliche und umfangreiche Beratung, die es uns ermöglichte, unsere spezifischen Anforderungen optimal umzusetzen. Eine umfassende Schulung aller Mitarbeitenden, insbesondere die praktische Einweisung der Funktionen, trug maßgeblich dazu bei, dass die Umsetzung reibungslos verlief und unsere Erwartungen übertraf. Durch die Schulung konnten wir die Systeme schnell und effizient nutzen», fasst Robin Brinkmann, Geschäftsführer der Ralf Brinkmann GmbH, zusammen. 

Automatisierung im Alltag

Mit Myfactory und docuvita konnten zahlreiche Prozesse automatisiert werden. Ein Beispiel ist der Barcode-Scanner mit Android-Betriebssystem: Hier werden Materialflussdaten in Echtzeit und direkt am Entstehungsort erfasst. Die ipt-Softwarelösung MDE verarbeitet diese Daten nahtlos in Myfactory, wodurch Wareneingänge, Kommissionierungen, Umlagerungen und Inventuren effizient und transparent abgewickelt werden. Das optimiert die Datenerfassung und verbessert die Prozesssteuerung.

Vorher-Nachher-Vergleich

«Mit Myfactory treffen wir fundierte Entscheidungen auf Basis von Fakten, nicht mehr anhand von Vermutungen. Ein weiterer wesentlicher Vorteil der implementierten Softwarelösung ist die standortunabhängige Nutzung durch die Cloud-Technologie. Dies ermöglicht den Mitarbeitenden einen flexiblen Zugriff auf das System von verschiedenen Standorten aus. Zuvor war es notwendig, Aufträge physisch von einem Standort zum anderen zu transportieren, was durch die neue Lösung überflüssig gemacht wurde», sagen Robin Brinkmann und Ralf Brinkmann, die Geschäftsführer des KMU.

Vorteile 

«Die Implementierung der docuvita und Myfactory hat sich somit in vielerlei Hinsicht als Gewinn erwiesen. Nicht nur, dass wir nun fundierte Entscheidungen treffen können und flexibler arbeiten, auch die tägliche Arbeit ist deutlich effizienter geworden. Die Zeitersparnis, die das System in allen Bereichen mit sich bringt, ist ein enormer Vorteil», so die CEO der Ralf Brinkmann GmbH.

«Durch den Einsatz von docuvita als DMS-Software und Myfactory als ERP-System gewinnen wir nun einen geordneten und viel tieferen Einblick in unsere Kennzahlen. Von da an ist es uns möglich, deutlich einfacher Schwachstellen und Risiken aufzudecken und neue Möglichkeiten und Wachstumspotenziale zu erkennen.»

Robin Brinkmann und Ralf Brinkmann, Geschäftsführer, CEO, Ralf Brinkmann GmbH