Cloud ERP System für KMU: Myfactory – Effizient, sicher, flexibel

Cloud ERP (Enterprise Resource Planning) ist eine moderne Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, zentrale Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Einkauf, Lager, Vertrieb, Produktion und Personalwesen digital zu steuern – und zwar über das Internet. Im Gegensatz zu klassischen On-Premise-Lösungen wird ein Cloud ERP-System nicht lokal auf den eigenen Servern betrieben, sondern in einem externen Rechenzentrum gehostet und über den Browser genutzt.

Die Cloud-basierte Bereitstellung ermöglicht es Unternehmen, ihre ERP-Software standortunabhängig, flexibel und skalierbar einzusetzen. Dabei handelt es sich in den meisten Fällen um sogenannte SaaS-ERP-Lösungen (Software as a Service), bei denen der Anbieter auch für Wartung, Updates und Sicherheit verantwortlich ist.

Typische Merkmale von Cloud ERP:

• Zugriff über Webbrowser oder mobile App
• Keine eigene IT-Infrastruktur nötig
• Wartung und Updates durch den Anbieter
• Monatliche oder jährliche Nutzungsgebühr
• Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit

Ein Cloud ERP-System wird zentral in einem oder mehreren Rechenzentren des Anbieters betrieben. Die Nutzenden greifen über gesicherte Internetverbindungen auf die Anwendung zu – meist über den Browser oder eine App. Die Daten werden in Echtzeit verarbeitet, zentral gespeichert und regelmäßig gesichert.

Die Funktionsweise lässt sich in drei Ebenen unterteilen:

1. Frontend: Benutzeroberfläche zur Eingabe und Auswertung von Daten (z. B. Auftragsbearbeitung, Finanzberichte, Lagerübersicht)
2. Backend: Die Geschäftslogik und die Datenverarbeitung finden auf den Servern des ERP-Anbieters statt
3. Datenbank: Alle relevanten Unternehmensdaten werden zentral gespeichert und sind ortsunabhängig abrufbar

Durch diese Struktur ist es möglich, auch mobil oder im Homeoffice auf alle geschäftsrelevanten Cloud-ERP Funktionen und Services zuzugreifen – ein entscheidender Vorteil für moderne Unternehmen mit dynamischem Business-Umfeld. auf alle geschäftsrelevanten Funktionen und Services zuzugreifen – ein entscheidender Vorteil für moderne Unternehmen mit dynamischem Arbeitsumfeld. auf alle geschäftsrelevanten Funktionen zuzugreifen. Schnittstellen (APIs) ermöglichen zudem die Integration externer Systeme wie Onlineshops, CRM-Tools oder BI-Lösungen.

Ein Cloud-ERP-System bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen – vor allem, wenn sie ihr Business digitalisieren und zukunftssicher aufstellen möchten. Dazu zählen:

• Kostentransparenz: Klare monatliche Gebühren ohne hohe Anfangsinvestitionen
• Skalierbarkeit: Module und Benutzer lassen sich flexibel hinzufügen
• Mobilität: Zugriff von überall – ideal für verteilte Teams oder Außendienst
• Wartungsarm: Der Anbieter übernimmt Betrieb, Updates und Sicherheit
• Schnelle Implementierung: Oft schneller einsetzbar als klassische Systeme
• Immer aktuell: Automatische Updates sorgen für eine moderne Softwareumgebung

On Premise Betrieb

Wird eine Software wie ERP On-Premise eingesetzt, so wird sie auf eigenen Servern im Serverraum des Unternehmens betrieben, Unternehmen benötigen dafür IT-Infrastruktur mit Hardware wie Servern, den nötigen Platz und IT-Experten, welche den Betrieb sicherstellen.

Cloud Betrieb

Als ERP in der Cloud wird Enterprise Resource Planning als Software-as-a-Service betrieben. Der ERP-Hersteller liefert nicht nur die Software, sondern kümmert sich auch um den Betrieb der Software und die dafür nötigen Server, Wartung und Sicherheit. ERP Cloud Computing wird von Unternehmen aus nahezu allen Branchen genutzt.

Vorteile von On Premise ERP

Bei On-Premise ist ein Unternehmen komplett selbst für alles rund um die IT verantwortlich: Sicherheit muss gerade in Zeiten von Cyberattacken gewährleistet sein. Die Hardware-Technologie muss immer auf dem neuesten Stand gehalten werden. Zudem müssen sich Experten darum kümmern, dass die Software immer läuft. Angesichts des Fachkräftemangels gerade im IT-Bereich, einer hohen Fluktuation und weiterer Aspekte ist es eine Herausforderung, das Wissen im Unternehmen zu halten. On-Premise ERP ist daher vor allem größeren KMU zu empfehlen, welche alles in eigener Hand behalten wollen und langfristig in Infrastruktur investieren und diese Kosten auch langfristig tragen wollen und können.

Vorteile von Cloud ERP

Bei einem ERP-System in der Cloud werden all diese technologischen Aspekte und Sicherheitsthemen an den Cloud-Anbieter abgegeben. Der Anbieter ist mit IT-Experten und Hochleistungsservern darauf spezialisiert, die Software ideal zu betreuen. Myfactory arbeitet hier mit AWS /Amazon Web Services) zusammen, einem führenden Experten im Bereich der Cloud-Technologie. Sicherheit der Daten, Ausfallssicherheit und hochmoderne Technologie werden mit der Abo-Gebühr für die Cloud-ERP-Lösung abgedeckt. Gerade für KMU ist eine Cloud-ERP-Lösung daher oftmals eine gute Möglichkeit, alle Prozesse mit einem ERP zu steuern und gleichzeitig nicht auf sich allein gestellt zu sein, wenn es um das technologische Wissen geht. Die cloudbasierte ERP-Lösung kann sich flexibel und schnell den wechselnden Unternehmensanforderungen anpassen.

• ERP-Kosten genau planbar
• Schnell einsetzbar
• Updates, Hosting und Wartung vom ERP-Anbieter übernommen

Ein häufiges Vorurteil gegenüber Cloud-basierten ERP-Systemen betrifft die Sicherheit sensibler Unternehmensdaten. Doch moderne Cloud ERP-Lösungen bieten oft ein höheres Sicherheitsniveau als lokal betriebene Systeme:

• Zertifizierte Rechenzentren: Anbieter betreiben ihre Systeme häufig in deutschen Rechenzentren mit ISO- und BSI-Zertifizierung
• Datenschutz gemäß DSGVO: Europäische Cloud ERP-Anbieter unterliegen den strengen Regeln der Datenschutz-Grundverordnung
• Mehrstufige Zugriffskontrollen: Nur autorisierte Nutzer haben Zugriff auf bestimmte Datenbereiche
• Verschlüsselung: Datenübertragung erfolgt über SSL/TLS; auch die Datenspeicherung ist meist verschlüsselt
• Backup-Strategien: Tägliche Datensicherungen, geografisch redundant gespeichert

Wichtig: Bei der Auswahl eines Cloud ERP-Anbieters sollte unbedingt auf dessen Hosting-Standort und die Einhaltung lokaler Datenschutzbestimmungen geachtet werden.

Der Umstieg auf ein Cloud ERP-System ist eine strategische Entscheidung und sollte gut vorbereitet sein. Zu beachten sind:

• Ist-Analyse: Welche Prozesse laufen aktuell wie? Wo liegen Schwächen?
• Datenmigration: Strukturierte Planung, Bereinigung und Überführung der Altdaten
• Anbieterwahl: Welche Cloud ERP-Lösungen passen zu den Anforderungen des Unternehmens?
• Change Management: Mitarbeitende frühzeitig einbinden, Schulungen anbieten
• Schnittstellenprüfung: Wie lassen sich bestehende Systeme (z. B. Buchhaltung, CRM) integrieren?
• Rechtliche Aspekte: Vertragsgestaltung, Datenschutz, Kündigungsfristen bestehender Systeme

Tipp: Viele Anbieter bieten Testzugänge oder Demos – nutzen Sie diese, um verschiedene Systeme praxisnah zu vergleichen.

Ein strukturierter Einstieg erleichtert die Einführung und sorgt für eine erfolgreiche Implementierung:

1. Anforderungsprofil erstellen: Welche Funktionen sind notwendig? Welche Geschäftsprozesse sollen abgedeckt werden?
2. Anbieter recherchieren: Cloud ERP-Systeme vergleichen, Referenzen prüfen
3. Testphase nutzen: Demoversion oder Testumgebung intensiv prüfen
4. Pilotprojekt starten: Einführung in einem Teilbereich des Unternehmens
5. Schulungen durchführen: Nutzende gezielt auf das neue System vorbereiten
6. Erweiterung: Nach erfolgreicher Pilotphase den Rollout auf das ganze Unternehmen planen

Cloud-ERP bietet für Unternehmen jeder Größe enormes Potenzial. Die Kombination aus flexibler Software, skalierbaren Lösungen und professionellem Service bietet zahlreiche Vorteile: Die Kombination aus flexibler Software, skalierbaren Lösungen und professionellem Service bietet zahlreiche Vorteile:

• Digitalisierung leicht gemacht: Kein eigenes Rechenzentrum nötig
• Wettbewerbsfähigkeit steigern: Professionalisierung der Prozesse
• Kosteneffizienz: ERP-Software aus der Cloud spart Investitionen in Hardware und IT-Personal
• Skalierbarkeit: Wächst das Unternehmen, wächst das System mit
• Schnelle Reaktionsfähigkeit: Daten in Echtzeit ermöglichen fundierte Entscheidungen

Typische Branchen mit Cloud ERP-Einsatz, die von den vielseitigen Funktionen und Vorteilen solcher Lösungen profitieren:

• Handel
• Produktion / Fertigung
• Dienstleistungen

Cloud ERP-Systeme sind mehr als ein technischer Trend – sie sind ein zentrales Element moderner Business-Strategien, Software-Infrastruktur und Unternehmenssteuerung. Unternehmen profitieren von der Möglichkeit, Prozesse effizienter, transparenter und flexibler zu gestalten. Gleichzeitig entfallen hohe Investitionen in Infrastruktur und Service.

Dank mobiler Zugriffsmöglichkeiten, hoher Skalierbarkeit und automatischer Updates bleibt die Software stets auf dem neuesten Stand – ohne die IT-Abteilung zu belasten. Durch den richtigen Anbieter, klare Ziele und gute Vorbereitung wird der Einstieg in die Cloud ERP-Welt zum Erfolgsfaktor.

Kurz gesagt: Cloud ERP bedeutet moderne Software, effiziente Prozesse und zukunftssichere Unternehmenssteuerung – für jede Unternehmensgröße und jede Branche.