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Effizienz im Tagesgeschäft schafft Freiraum für Wertschöpfung

Gesucht: ein ganzheitliches, browserbasiertes ERP-System zur Prozessoptimierung
Mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern, mehr Aufträge verwalten: Das war das selbstgesteckte Ziel vom Geschäftsführer der TIM Service GmbH, Edwin Heudorfer, zu Projektbeginn. Dafür sollten die Abteilungen Einkauf, Verkauf und Auftragsabwicklung digitalisiert werden. Die ERP-Software sollte Lagerbestände verwalten und automatisiert disponieren können und ein CRM für die Kundenkommunikation integriert sein. Für den technischen Vertrieb galt es sicherzustellen, dass alle Informationen aus dem ERP mobil abrufbar sind. Als weitere Grundanforderung wurde definiert, dass Anpassungen am ERP selbständig durchgeführt werden können.
 
myfactory überzeugt als ganzheitliches, browserbasiertes ERP-System
Zusammen mit dem Implementierungspartner myfactory.Center Ammersee entschied sich die TIM Service GmbH für die Lösung von myfactory. „Die myfactory ist ein ganzheitliches System als Cloudlösung mit einer kalkulierbaren Preisstruktur. Die Kombination haben wir bei keinem Mitbewerber gefunden“, so kommentierte der Geschäftsführer der TIM Service GmbH seine Entscheidung.
 
Die gesamte Auftragsbearbeitung läuft nun im Zusammenspiel mit dem Einkauf und Verkauf digital in der vollumfänglichen Cloud-Lösung ab. Die Disposition beinhaltet auch die Lagerhaltung des Handelsbetriebes. Durch die Anbindung des bestehenden Onlineshops der TIM Service GmbH werden die zahlreichen Artikel nur noch zentral gepflegt: Preise, Produktbeschreibungen und Verfügbarkeiten stammen aus dem ERP-System. Die myfactory unterstützt den ZUGFeRD-Standard. Da die Finanzbuchhaltung ausgelagert ist, hat sich der DATEV-Export bewährt, der ebenfalls standardisiert genutzt werden kann.

Das beleglose Arbeiten mit der Cloud-Software ermöglicht die problemlose Implementierung vom Homeoffice für die Mitarbeiter im Innendienst. Aber auch der Außendienst nutzt die webbasierte Software aktiv, um auf einen Blick alle Kundenvorgänge unterwegs einsehen zu können. Unterstützt wird dies durch das bereits integrierte CRM- Modul, welches die gesamte Kundenkommunikation beinhaltet und mit Aufträgen, Rechnungen und Transaktionen kombiniert. Das CRM-Modul unterstützt das Unternehmen aktiv beim Marketing und speziellen Aktionen. „Das hat uns schon einige zusätzliche Umsätze gebracht“, berichtet der Geschäftsführer Edwin Heudorfer.
 
Hohe Nutzungstiefe nach ERP-Migration
Zu Beginn lernten die Mitarbeiter den Umgang mit den Stammdaten im ERP, die zum Projektstart importiert wurden. Anschließend folgten Schulungen, die die gesamte Auftragsabwicklung zeigten. „Bereits nach wenigen Wochen waren wir ‚prozesssicher‘, der Warenverkehr lief und am Ende konnten Rechnungen geschrieben werden“, rekapitulierte Edwin Heudorfer die erfolgreiche ERP-Migration und sagte weiter: „Es war erstaunlich, wie schnell die Mitarbeiter das System adaptiert haben und auch Ideen entwickelten, es zu nutzen“.
 
Fazit: Optimierte Prozesse schaffen Raum für gesteigerte Wertschöpfung
Die vor Projektstart definierten Ziele konnten vollständig durch die Einführung vom myfactory Cloud ERP erreicht werden. Dieselben Mitarbeiter bearbeiten nicht nur mehr Aufträge, sondern das Team profitiert von allen Vorteilen der Cloud wie Homeoffice oder eine mobile Datenverfügbarkeit. Dabei resümiert der Geschäftsführer Edwin Heudorfer: „Wir können die myfactory nur empfehlen – das Programm gibt genaue Vorgaben vor, wie Prozesse laufen müssen und ermöglicht dennoch durch Anpassungen die Eigenheiten, die jeder Betrieb hat, abzubilden“. Der Manager wünscht sich darüber hinaus, dass weitere, der über 800 Handelsverbandskollegen, auf die myfactory setzen, um Synergien zu nutzen. So erklärt Edwin Heudorfer: „Wir sind gerne bereit hier mitzuhelfen und die Wege zu bahnen“.
 
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