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Spezialisierte Textilveredelung trifft auf agiles Projektmanagement

Mit dem breitgefächerten Angebot, welches sowohl die Herstellung als auch die Verarbeitung und Veredlung durch Druck und Bestickung umfasst, bedient die benTextil GmbH den gesamten Textil-Bedarf ihrer  anspruchsvollen  Zielgruppe. Typische Kunden umfassen das gesamte Spektrum von Kinderfeuerwehren bis hin zu Berufs- und Werksfeuerwehren. Aber auch Unternehmenskunden aus der Industrie, aus dem Handwerk und Dienstleistungsbereich schätzen, dass der gesamte Beschaffungsprozess vollständig an benTextil abgegeben werden kann. Zudem haben die hohen Qualitätsstandards, die Spezialisierung sowie die Verbindung webbasierter Services mit persönlicher Beratung im Vertrieb dazu geführt, dass der Marke ein großes Vertrauen entgegengebracht wird.
 

Anpassbares Cloud-System als Must-have

Im Zuge der Beratung wurde klar, dass bei benTextil klare Vorstellungen davon existierten, welche Anforderungen an die ERP-Software gestellt werden. Dies liegt darin begründet, dass das Unternehmen erst kurz vorher ein anderes ERP einführte. Die Anforderungsanalyse war also bereits vorhanden.
 
Das Unternehmen suchte demnach nicht nach einem neuen System. Trotzdem fand der Betrieb mit myfactory eine effiziente Lösung, um eine Basis für die Digitalisierung und Automatisierung mit einfachen Mitteln zu realisieren. Diese umfasste vor allem Funktionen für ein effizienteres Arbeiten, eine browserbasierte Lösung sowie die Anpassung und Erweiterung des Systems ohne eigenes Fachpersonal. Dieser Punkt galt als essenziell, denn die Marschrichtung definierte Matthias Klimczak, geschäftsführender Gesellschafter der benTextil GmbH, wie folgt: „Wir nehmen kleine Anpassungen und Optimierungen im ERP gerne selbst vor, auch wenn wir als kleines Unternehmen keinen internen IT-Administrator haben.“
 
Für die myfactory und den implementierenden Partner escape Consult wurde das klare Ziel gesteckt, den gewünschten Funktionsumfang bereitzustellen und die gestellten Anforderungen bestenfalls sogar zu übertreffen. Zudem musste eine technische Realisierung mittels eines cloudbasierten Systems gewählt und gleichzeitig das Budget eingehalten werden. In der Zusammenarbeit waren insbesondere die folgenden Punkte relevant:
 
-         Kommunikation auf Augenhöhe
-         Bereitschaft, sich in eine spezialisierte Branche einzudenken
-         Erreichbarkeit sowie kompetente Unterstützung im Supportfall
 
In all den genannten Punkten und Aspekten konnte sich die myfactory und der implementierende Partner als geeignet herausstellen, um die Anforderungen der benTextil GmbH vollständig zu erfüllen.
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myfactory als maßgeschneiderte Lösung für Alltag und digitale Expansion

Als erster Schritt wurde myfactory als sichere Cloud-Lösung etabliert. Diese umfasst die täglich genutzten Module für Verkauf, Vertrieb, Einkauf und Warenwirtschaft sowie die Lagerhaltung. Unter Zuhilfenahme der integrierten myfactory-E- Commerce-Lösung wurde im Sommer 2020, von der benTextil GmbH weitgehend eigenständig, ein Online-Popup Store erstellt und seitdem erfolgreich betrieben.
Individuelle Anforderungen betreffen in erster Linie das Tagesgeschäft der benTextil GmbH. Zum einen wurde eine Abbildung mehrdimensionaler Varianten für Textilartikel ermöglicht, beispielsweise zur Festlegung der Farbe und Größe. Des Weiteren wurde die Anlage eigener branchenüblicher Datenfelder ermöglicht, die über Kennzeichnungsfunktionalität verfügen, um beispielsweise die Kundenstammdaten mit branchenrelevanten Informationen zu erweitern. Es war im Interesse des Kunden, dass beispielsweise zur Änderung eines Belegstatus der automatische Versand von E-Mails über die „Folgeaufgaben“ möglich ist.  Dies reduziert konkret das Support-Aufkommen hinsichtlich typischer Rückfragen zum Auftrags- bzw. Sendungsstatus.
 

Agile ERP-Einführung im laufenden Betrieb

Zu den Support-Maßnahmen gehörten einerseits die Durchführung von Workshops zur konkreten Bedarfsermittlung und andererseits das Veranstalten von Trainings zum korrekten Systembetrieb. Man entschied sich jedoch konkret gegen umfangreiche Schulungsmaßnahmen. Denn am initialen Tag der Einführung war eine umfassende Betreuung vor Ort gegeben.
 
Die Einführung des Systems geschah nach dem herrschenden Konzept der benTextil GmbH entsprechend den Grundsätzen des agilen Arbeitens. Nach einer grundsätzlichen Einrichtung mit Stammdatenimport und einer initialen Schulung der Nutzer wurde das ERP im laufenden Betrieb implementiert. Dadurch ergaben sich direkt jene Fragen, die im Kontext des Tagesgeschäftes oberste Relevanz besitzen. Die dabei mögliche direkte Anpassung und Problemlösung führte unmittelbar zu einer steilen Lernkurve bei allen Beteiligten. Auf dieser Basis konnte bereits innerhalb der ersten Stunden eine intensive Einarbeitung erfolgen und schon nach wenigen Tagen ein stabiles Arbeiten mit dem neuen System gewährleistet werden. Matthias Klimczak verwies in diesem Zusammenhang auf sein “tolles Team, das sehr offen gegenüber Neuerungen ist. Erfolgreiche Projekte wie die Einführung der myfactory und positive Erfahrungen tragen natürlich auch dazu bei, dass das so bleibt!“
 

Effiziente Prozesse für mehr Zufriedenheit

Nach der Einführung können nun der gesamte Workflow des Unternehmens sowie die wesentlichen Prozesse in der myfactory abgebildet werden. Die tägliche Arbeit gestaltet sich dadurch nicht nur einfacher, sondern wird auch effizienter erledigt. Dies zeigt sich beispielsweise in automatisierten Bestellvorschlägen, die die Warenbeschaffung bedeutend beschleunigen und so die Lieferzeiten verkürzen. Auch die Kundenkommunikation sowie die Marketingmaßnahmen konnten gezielter gestaltet werden, was zu geringeren Kosten und   zu   einer   höheren   Kundenzufriedenheit   führt. Im Ergebnis bedeutet dies mehr Wirkung und gleichbleibend attraktive Angebote bei geringerem finanziellem Aufwand.
 

Fazit: Future-ready mit myfactory

In ihrem stark spezialisierten Feld der Textilveredlung konnten durch eine myfactory-Cloud-Lösung mit Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens große Fortschritte in den Feldern Digitalisierung und Automatisierung erzielt werden. Durch die unmittelbare und lückenlose Betreuung bei der Einführung im laufenden Betrieb konnten zudem Probleme direkt gelöst und Mitarbeiter optimal und in Echtzeit geschult werden. Matthias Klimczak reflektiert abschließend: „Die große Stärke vom myfactory-ERP ist, dass es einen gewaltigen Funktionsumfang bietet und gleichzeitig auch für kleine Unternehmen beherrschbar ist.“

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