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Individuelle Branchenlösung mit flexibler ERP-Software aus der Cloud

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ERP-Modernisierung aufgrund mangelnder Flexibilität

Das Unternehmen hatte bereits ein ERP-System im Einsatz. Dieses erwies sich jedoch als unflexibel und konnte nicht auf alle individuellen Anforderungen angepasst werden. Ein zentraler Kritikpunkt an der alten Softwarelösung galt der fehlenden Flexibilität hinsichtlich Schnittstellen, sodass andere Systeme nur unzureichend integriert werden konnten. Zusätzliche Felder konnten nicht angelegt werden und eine Anpassbarkeit der Benutzeroberfläche war ebenfalls nicht gegeben. Aufgrund dieser Limitierung hinsichtlich der Flexibilität fiel der Entschluss, dass ein neues ERP eingeführt werden sollte. Mit diesem sollten die Unternehmensprozesse den typischen Vorgehensweisen in der Branche entsprechen, sodass nicht außerhalb der Software gearbeitet werden muss.
 

Mit myfactory individuelle Unternehmensprozesse gestalten

Bei diesem Projekt stand der Wunsch nach einer einfachen Abbildung der Branchenstandards im Vordergrund. Das ERP-System sollte darüber hinaus flexibel erweiterbar bei veränderten Anforderungen sein. Eine Anforderung sah vor, dass der Wartungsaufwand minimal gehalten werden sollte. Dafür sollte die Software über eine Web-Oberfläche verfügen und in der Cloud gehostet werden. Die Cloud-Lösung muss dabei DSGVO-konform betrieben werden. Zuletzt spielte auch der Preis eine relevante Rolle, als es um die Evaluation passender Lösungen ging. Das myfactory Cloud-ERP hat sich in diesem Sinne als passende Software für die ancora herausgestellt.
 
Im Rahmen der Bedarfsanalyse ergaben sich unterschiedliche weitere Aspekte, die aus Sicht des Unternehmens durch die Software abgedeckt werden mussten. Hierfür galt es beispielsweise, die im Verlagswesen üblichen Freiexemplare sowie spezifische Rabattstrukturen abzubilden. Mit der myfactory Cloud-Lösung und der Implementierung der ambicon lassen sich nun branchenübliche Preis- und Rabattstaffelungen abbilden. Freiexemplare, z.B. nach dem Prinzip „11 zum Preis von 10“, können durch individuell hinterlegte Konditionen ebenfalls genutzt werden.
 
 
In diesem Zuge sollte es mit der neuen ERP-Lösung möglich sein, neue Datenfelder zu Stammdaten hinzuzufügen. Mit diesen können beispielsweise die Autoren der Produkte hinterlegt werden. Durch die Erweiterung der integrierten Provisionsverwaltung lässt sich nun der gesamte Vertreter-Prozess, von der Pflege der Stammdaten bis hin zur Abrechnung mit den individuellen Provisionen, in der myfactory abbilden.
 
Grundsätzlich galt es auch, durch eine übersichtliche Darstellungsweise die generelle Fehleranfälligkeit zu reduzieren. Hier punktete die myfactory auf ganzer Linie mit dem modernen webbasierten Aufbau in der Cloud und klaren Ansichten. So wurde der Cloud-Standard auf die Unternehmensanforderungen konfiguriert und nicht die Prozesse anhand der unterstützten ERP- Funktionalitäten ausgerichtet.
 

Agile ERP-Einführung im Betrieb

Im Rahmen einer „agilen Einführung im laufenden Betrieb“, so Geschäftsführer Christoph Halbig, konnte die Einführung des myfactory ERP-Systems flexibel durchgeführt werden. Nach einer kurzen Umstellungsphase äußerten die Mitarbeiter Zufriedenheit gegenüber dem System – und das trotz bzw. gerade wegen der veränderten Prozesse. Durch die agile Implementierung war es der ancora möglich, eine reibungslose Fortsetzung der Geschäftstätigkeit zu gewährleisten.
 

Fazit: ERP flexibel und aus der Cloud

Zusammengefasst kann der ancora Verlagsservice auf eine positive myfactory-Einführung zurückblicken. Zusätzlich zum umfassenden Funktions-Standard in der Cloud zeigte sich die ERP-Software als flexibel genug, um auch anspruchsvolle Branchenstandards zu ermöglichen. Die Verbesserungen in den Unternehmensprozessen sind deutlich spürbar. Gerade im Bereich der Flexibilität und der Schnelligkeit von Anpassungen liegen die Stärken des myfactory ERP-Systems. Auch die „gute Erreichbarkeit und Problemlösungseffektivität ohne großen Verwaltungsoverhead“ des myfactory-Partners werden von Christoph Halbig gelobt. All dies sind Erfolgsfaktoren für das ERP-Projekt. In diesem Sinne schaut die ancora Verlagsservice GmbH & Co. KG zuversichtlich in eine positive Zukunft mit dem neuen und flexiblen myfactory ERP-System.

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