myfactory im internationalen Einsatz bei der AKG-Firmengruppe

Seit über 35 Jahren steht die AKG‐Firmengruppe für innovative Planungssoftware im Bereich Hoch- und Tiefbau. Das Unternehmen beschäftigt über 80 Mitarbeitende an sechs Standorten und besteht aus fünf Gesellschaften. Die AKG Software Consulting GmbH ist spezialisiert auf Softwarelösungen für den Tiefbau‐Sektor, während die AKG Civil Solutions GmbH als Autodesk‐Vertragshändler ihren Fokus im Bereich Infrastrukturplanung von Hoch‐ und Tiefbauten hat. Wenn es um Dienstleistungen im Bereich Grunderwerb und Liegenschaftsverwaltung geht, ist die AKG Bauconsult GmbH ein ebenso zuverlässiger wie bewährter Partner. In Österreich ist die AKG Software Austria GmbH zuständig für den lokalen Vertrieb, für Schulungen und Kundensupport. Die gleichen Aufgaben übernimmt die AKG Software Schweiz GmbH im Nachbarland. Zur internationalen Kundschaft in unterschiedlichen Branchensegmenten zählen kleine und große Ingenieurbüros, öffentliche Institutionen sowie Bauunternehmen.
 

Nachholbedarf bei den internen Prozessen

Innovatives und zukunftsorientiertes Denken macht die AKG-Firmengruppe zu einem technologischen Impulsgeber der Branche. Dass dem auch die internen Prozesse in nichts nachstehen dürfen, versteht sich. Nachdem die AKG eine gruppenweite Ist-Analyse vorgenommen hatte, zeigte es sich, dass das damalige ERP-System einer Erneuerung bedurfte. Vor allem in den Bereichen Warenwirtschaft, Verkauf, Einkauf und Lager konnte Optimierungspotenzial identifiziert werden. Die Firmenleitung entschied sich daher, die bestehende Software durch eine neue, zukunftsorientierte Lösung zu ersetzen. Dabei suchte man bewusst eine Anwendung, welche von allen Gesellschaften sowohl an den verschiedenen Standorten in Deutschland als auch in Österreich und in der Schweiz gemeinsam genutzt werden konnte.
 

Zentrales ERP für die gesamte Gruppe

Bevorzugt wurde ein ERP-System, in dem alle Daten und Unterlagen zentral verwaltet werden können. Darüber hinaus war es der AKG auch wichtig, dass die Übergabe der offenen Posten an DATEV sowie die Rückübertragung der gebuchten Zahlungen an die neue Software problemlos verläuft. Weitere wichtige Kriterien waren die Anlage von Steuerschlüssel, Steuergebiete, Steuerzuordnungen sowie die Sachkontenzuordnung und die Kontenplanung. Die passende Lösung fand man mit dem ERP-System myfactory, welches vom Systemhaus AS Büropartner empfohlen wurde. Entscheidend für die Wahl von myfactory waren gleich zwei Gründe, erinnert sich Dipl.-Ing. Jens Günther, Geschäftsführer der AKG Software Consulting GmbH: „Einerseits hat uns die Software auf Anhieb gefallen, da sie unsere Anforderungen optimal erfüllt. Andererseits waren die Durchführung der Umstellung auf myfactory durch unseren bisherigen und gewohnten Händler vor Ort sowie die Betreuung und Beratung für uns ausschlaggebend.“
 
 

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Implementierung zur Datenbereinigung genutzt

Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist stets eine ideale Gelegenheit, um alte Datenbestände auf Vordermann zu bringen. Auch die AKG-Firmengruppe nutzte die Implementierung von myfactory für die Überarbeitung der erforderlichen Stammdaten, welche zusammen mit den Vertragsdaten aus der bisherigen in die neue Lösung migriert wurden. Dabei wurden gleichzeitig auch neue Artikelgruppenstrukturen geschaffen. Da nicht mehr alle Daten benötigt wurden, entschloss man sich, die History- bzw. Bewegungsdaten nicht zu übernehmen. Nach erfolgter Installation und Testmigration wurde den Anwendern eine «Spielwiese» zur Verfügung gestellt, welche sie für erste Gehversuche mit dem neuen System nutzen konnten. Inzwischen wird myfactory als ERP‐Warenwirtschaft an den Firmenstandorten Heitersheim, Berlin und Köln‐Frechen genutzt. Nebst Funktionen für Verkauf, Einkauf und Logistik umfasst das Lösungskonzept auch die Vertragsverwaltung, die TÜV-geprüfte Finanzbuchhaltung von myfactory sowie den österreichischen Kontenrahmen. Wie flexibel myfactory ist, zeigte sich auch bei der Einrichtung des Belegdrucks. Design, Druckersteuerung und Stapeldruck funktionierten auf Anhieb reibungslos.
 
 

Go-Live ohne Probleme bewältigt

Dank der kurzen Einführungsdauer und der ausgezeichneten Betreuung durch AS Büropartner konnten die Anwender bei AKG die neue Software rasch nutzen. „In allen Phasen erfolgte eine sehr gute Abstimmung mit der zuständigen Projektleiterin. Die Betreuung und Beratung durch AS Büropartner war hervorragend, so dass sich unsere Benutzer am «Go‐Live» Tag ohne Probleme mit dem neuen System zurechtgefunden haben“, lobt Dipl.-Ing. Jens Günther. Besonders hilfreich waren die umfassenden Dokumentationen und Handouts für spezielle Anwendungen. Angesprochen auf den Nutzen von myfactory, resümiert AKG postwendend: Deutlich einfachere und individuell anpassbare Oberfläche, informative Auswertungen, Optimierung der Prozesse, komfortable Erstellung von Belegen, intuitive Bedienung dank weniger Maus‐Klicks, kurzum eine schnellere Organisation des Tagesgeschäfts.

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