myfactory Online-Hilfe

Inhalt

Verträge

Unter den Stammdaten für Verträge wird einem Kunden ein Vorlagebeleg zugeordnet, in dem die Positionen der periodisch wiederkehrenden Belege festgelegt werden. Außerdem müssen die zusätzlichen Vertragsinformationen wie Vertragskreis, Kündigungsfrist, Vertragsbeginn und Vertragsende erfasst werden.

Bevor ein Vertrag angelegt werden kann, muss zunächst ein Vorlagebeleg erstellt werden.

Vorlagebeleg erstellen
Register Grundlagen
Register Belege
Register Dokumente
Register Memotext
Register Beleghistorie
Register Kennzeichen
Register Ansprechpartner
Register Unterbrechungen
Register Historie

Vorlagebeleg anlegen

Um einen Vertrag anlegen zu können, muss zuerst ein Vorlagebeleg angelegt werden. In dem Vorlagebeleg werden die Positionen festgelegt, die die Grundlage für die zu generierenden Belege bilden.

Hierfür wählen Sie zunächst das Dialog "Verkaufsbelegerfassung" unter dem Menüpunkt "Verkauf“ an. Anschließend klicken Sie die Schaltfläche „Neu“ an und wählen dort die Belegart Vorlagebeleg.

Verträge 0

Über den Button [ Verträge ] haben Sie Möglichkeit, direkt einen neuen Vertrag für einen Kunden anzulegen oder aber einen bereits bestehenden Kundenvertrag (auf Basis dieses Vorlagebeleges) zu bearbeiten.

Zum Anfang

Register Grundlagen

Für einen Vertrag müssen die folgenden Daten festgelegt werden:

Verträge 1

Vertragsnummer

Tragen Sie hier die Vertragsnummer ein. Das Aussehen der Vertragsnummern kann individuell gestaltet werden. Eine automatische Vergabe der Vertragsnummer wird in diesem Fall nicht unterstützt.

Vertragskreis

Hier steht Ihnen eine Auswahlliste mit Vertragskreisen zur Verfügung, die Sie unter "Verkauf / Vertragsverwaltung / Grundlagen / Vertragskreise" angelegt haben.

Kundennummer

Hier hinterlegen den Kunden, mit dem Sie diesen Vertrag abgeschlossen haben. Zur Kontrolle wird Ihnen der Matchcode des entsprechenden Kunden neben dem Feld Kundennummer angezeigt.

Verknüpfter Vertrag

Hier kann zu Informationszwecken ein weiterer Vertrag hinterlegt werden, der einen Bezug zum aktuell gewählten Vertrag hat.

Vorlagebelegnummer

Hier geben Sie bitte die Nummer des Vorlagebeleges ein, den Sie unter "Verkauf / Verkaufsbelegerfassung“ erstellt haben.

Positionen beziehen sich auf

In diesem Feld geben Sie an, auf welchem Zeitraum sich die einzelnen Positionen des Vorlagebelegs beziehen. Dies ist grundsätzlich dann wichtig, wenn Sie in den einzelnen Belegen, die diesem Vertrag unter dem Register Belege zugeordnet sind, andere Zeiträume angegeben haben. In dem Generierungsprogramm müssen die einzelnen Beträge dann entsprechend umgerechnet werden. Als Zeiträume können Sie auswählen: Tag, Woche, Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr

Kündigungsfrist

Hier steht Ihnen eine Auswahlliste aller unter „Verkauf / Vertragsverwaltung / Grundlagen“ angelegten Kündigungsfristen zur Verfügung.

Vertrag aktiv

Sie können einen Vertrag als „nicht aktiv“ kennzeichnen, so dass keine Belege für ihn in den Generierungsläufen erstellt werden.

Vertragsbeginn / Vertragsende

Geben Sie hier das Datum des Vertragsbeginns sowie ggf. des Vertragsendes ein. Das Datum muss in der Form TT.MM.JJJJ eingegeben werden.

Beim Generierungslauf wird das Vertragsendedatum geprüft. Sofern das Enddatum eines Vertrages erreicht ist, wird dieses im Generierungslauf berücksichtigt und keine weiteren Belege mehr generiert. Wird kein Datum im Feld „Vertragsende“ eingetragen, so gilt der Vertag als unbefristet.

Vertragsunterlagen versendet / erhalten

Erfassen Sie hier, wann die Vertragsunterlagen an Ihre Kunden gesendet und wann diese wieder returniert wurden.

Kundendaten fixieren

Ist diese Option gesetzt, so werden Kunde, Adresse und Ansprechpartner beim Generierungslauf immer 1:1 aus dem Vorlagebeleg in den Vertragsbeleg übernommen. Andernfalls werden die Daten aus dem Kundenstamm herangezogen.

Zugriffskennzeichen

Das Zugriffskennzeichen kann genutzt werden, um Verträge mit Datensatzberechtigungen zu versehen.

Belegbetreff

Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Betreff für Ihren Vorlagebeleg zu formulieren. Über Platzhalter können Sie vertragliche Eckdaten, wie z.B. die Vertragsnummer, im Belegbetreff hinterlegen. Diese Platzhalter werden beim Generierungslauf dann entsprechend aufgelöst und im erzeugten Beleg ausgegeben. Damit ist es beispielsweise möglich, Vertragsbelege über die Vertragsnummer in Auswertungen zu finden bzw. diese darüber einzugrenzen.

Insgesamt stehen Ihnen 6 Platzhalter zur Verfügung:

$1 - Fälligkeitsdatum: Datum aus dem Generierungslauf
$2 - Von-Datum: Datum für den Beginn des Zeitraums, für den der Beleg erstellt wird.
$3 - Bis-Datum: Datum für das Ende des Zeitraums, für den der Beleg erstellt wird.
$4 - Vertragsnummer
$5 - Vertragsbeginn
$6 - Vertragsende Belegbetreff

Zusatz-Kopftext

Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Text anzugeben, der im Kopf der jeweiligen Belege ausgegeben wird. In diesem Text stehen Ihnen dieselben Platzhalter wie für den Belegbetreff zur Verfügung.

Beispiel:

Wartungsrechung für den Zeitraum $2 bis $3.


Zum Anfang

Register Belege

In diesem Register werden einzelne Belegarten zu einem Vertrag zugeordnet. Diese Belegarten werden entsprechend des jeweils hinterlegten Zeitintervalls durch die regelmäßig durchzuführenden Generierungsläufe unter „Verkauf / Vertragsverwaltung“ angelegt. Sie können dann z.B. als Stapel ausgedruckt werden.

Verträge 2


Folgende Belegarten können hinterlegt werden:
Rechnung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Sofortrechnung, Direktrechnung, Konsignationslieferung, Barverkauf und Sofortlieferschein.
Wollen Sie eine neue Belegart hinzufügen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [ Neu ]. Sie erhalten jetzt die Möglichkeit, eine neue Belegart hinzuzufügen. Hierfür sind folgende Angaben zu hinterlegen:

Verträge 3


Belegtyp

Als Belegtyp können Sie wählen zwischen: Rechnung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Sofortrechnung, Direktrechnung, Konsignationslieferung, Barverkauf und Sofortlieferschein.

Anzahl der Belegausdrucke

Hiermit legen Sie fest, wie oft der Beleg ausgedruckt werden soll.

Zeitintervall

An dieser Stelle steht Ihnen eine Auswahlliste aller unter „Verkauf / Vertragsverwaltung / Grundlagen“ angelegten Vertragsintervalle zur Verfügung.

Vorfälligkeit

Belege können wahlweise nach Ende eines Vertragszeitraums fällig werden, oder bereits zu Beginn. Haben Sie Vorfälligkeit gewählt, so wird ein Beleg für einen Zeitraum vom 01.01 bis 30.06. bereits am 01.01 fällig. Ohne Vorfälligkeit wäre das erst am 01.07. der Fall.

Stapeldruck

Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn dieser Beleg in einen Drucksstapel ausgedruckt werden soll.
Wollen Sie einen bereits angelegten Beleg bearbeiten oder löschen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [ … ] für Bearbeiten oder [ x ] zum Löschen.

Zum Anfang

Register Dokumente

In diesem Register werden Dokumente zu einem Vertrag zugeordnet. Wollen Sie ein neues Dokument zu einem Vertrag hinzufügen, so klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu". Sie erhalten einen Dateiauswahldialog. Ist das Dokument schon im Dokumentenstamm vorhanden, so können Sie dort das Dokument auch direkt einem Vertrag zuordnen oder über die [ … ]-Schaltfläche auswählen.

Verträge 4


Durch Anklicken des Dokumentennamens öffnet sich das Dokument in der Vorschau.

Zum Anfang

Register Memotext

Über die Funktion "Memotext“ können Sie einen beliebigen Memotext für den Vertrag hinterlegen.

Verträge 5


Durch Verlassen des Reiters wird der Text gespeichert.

Zum Anfang

Register Beleghistorie

Auf dem Reiter "Beleghistorie" erhalten Sie einen Überblick über alle bisher generierten Belege eines Vertrages und sehen somit direkt, wenn sich in einem Vertragsverhältnis etwas geändert hat. In der Auflistung können Sie z.B. die Preisentwicklung anhand der Belegbeträge in Brutto/Netto nachvollziehen.

Verträge 6


Über den Löschen-Button [ x ] haben Sie die Möglichkeit, bereits erstellte Beleg wieder zu löschen. Das Löschen eines Beleges bewirkt, dass beim nächsten Generierungslauf für diesen Zeitraum wieder ein neuer Beleg generiert wird.
Zuvor erscheint folgende Abfrage:

Verträge 7


Mit Beleg

Es wird sowohl die Information gelöscht, dass die Abrechnungsperiode nicht mehr als abgerechnet gilt. Weiterhin werden die Belege physikalisch gelöscht.

Nur Eintrag

Soll ein Beleg gelöscht werden, der schon an die Finanzbuchhaltung übergeben wurde, so ist dieses nicht möglich. Über die Schaltfläche „Nur Eintrag“ wird nur die Information gelöscht, dass eine Abrechnung erfolgt ist. Zu der nicht löschbaren Rechnung muss dann eine Stornorechnung geschrieben werden. Beim nächsten Abrechungslauf erfolgt dann eine neue Abrechnung für den entsprechenden Zeitraum.

Zum Anfang

Register Kennzeichen

In diesem Register werden die Kennzeichen angezeigt, die den Verträgen zugeordnet wurden.

Verträge 8


Register Ansprechpartner

Sofern es Ansprechpartner für einen Vertrag gibt, so können Sie diese hier zuordnen.

Zum Anfang

Verträge 9


Register Unterbrechungen

Wenn ein Vertrag eine gewisse Zeitlang ausgesetzt werden soll, dann können Sie dieses Unterbrechungsintervall hier eintragen. Für diesen Zeitraum werden beim Generierungslauf dann keine neuen Belege erzeugt.

Verträge 10


Zum Anfang

Register Historie

In diesem Register können Sie die bisher vorgenommenen Änderungen im Vertragsstamm nachvollziehen. Im linken Listview ist zu diesem Zweck jeweils Datum und Uhrzeit samt Benutzer vermerkt, während in der rechten Listenansicht die modifizierten Datenbankfelder einschließlich der geänderten Werte protokolliert sind. Damit in der Änderungshistorie Daten angezeigt werden, aktivieren Sie bitte das Änderungsprotokoll (Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfekapitel >> Konfiguration).

Verträge 11


Zum Anfang


© myfactory International GmbH 2016. Alle Rechte vorbehalten.

Über uns

myfactory ist die webbasierte Business Software für KMU in den Bereichen ERP, CRM, PPS, MIS, Portal, Shop, Groupware und Finanzbuchhaltung.

Kontakt

Agnes-Pockels-Bogen 1
D-80992 München

11.10.2019
08.10.2019
04.10.2019
01.10.2019
27.09.2019