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Register Druckdaten

In diesem Register legen Sie alle für den Belegdruck bzw. den Belegversand per E-Mail relevanten Konfigurationsparameter eines Kunden fest. Eine tragende Rolle kommt dabei den Einstellungen zur Übermittlung elektronischer Rechnungsbelege zu.

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Beleg-Druckvariante

In diesem Auswahlfeld können Sie eine unter "Administration / Druckvarianten / Formulare“ erstellte Formularvariante auswählen, die bei der Gestaltung von Ausdrucken für diesen Kunden benutzt werden soll. Wird hier eine Formularvariante hinterlegt, so übersteuert diese Einstellung jene Formularvarianten, welche global für die dem jeweiligen Belegtyp zugeordneten Druckvorgaben im Administrationsmenü festgelegt wurden.

Druckgruppe

Mit der hier zugewiesenen Druckgruppe können Sie für einen Belegtyp des Kunden einschränken, welcher Druckvorgang und welche Formularvariante zum Belegdruck herangezogen wird. Dafür muss die gewünschte Druckgruppe zunächst unter "Administration / Druckvarianten / Druckgruppen" erstellt werden. Anschließend ist sie außer im Kundenstamm auch innerhalb des betreffenden Belegtyps für eine beliebige Kombination aus Druckvorgang und Formularvariante zu hinterlegen.

Beispiel:

Sie möchten, dass ein der Druckgruppe "E-Mail" zugeordneter Kunde Direktrechnungen ausschließlich als PDF-Anhang per E-Mail erhält. Dementsprechend wählen Sie bei den Druckvorgaben innerhalb des Belegtyps "Direktrechnung" die Druckgruppe "E-Mail" für den Druckvorgang "E-Mail als PDF" sowie die hinterlegte Formularvariante aus, welche Sie auch im Kundenstamm hinterlegt haben (z.B. Standard-Vorlage).

Zugferd-Daten in Belegen

Mit dieser Auswahlliste können Sie - analog zu den entsprechenden Einstellungen in den Grundlagenoptionen - für die PDF-Ausgabe elektronischer Rechnungsbelege (Download bzw. Umleitung der Ausgabe sowie Mail) angeben, dass im Hintergrund automatisch eine XML-Datei in die PDF-Rechnung eines Kunden integriert wird.

Je nachdem, welche Option Sie hier selektieren, ist dies entweder eine ZUGFeRD-XML-Datei (in den Versionen 1.0, 2.0 oder 2.1) oder eine entsprechende Datei im internationalen (Schweizer/französischen) factur-x-Format (Version 1.0).

Die in solchen XML-Dateien enthaltenen strukturierten Rechnungsinformationen lassen sich dann automatisiert in das System des Rechnungsempfängers einlesen. Weiterhin gilt dabei zu beachten, dass mit den oben genannten Einstellungen die Grundlagenoptionen (Register "Belegausgabe") kundenspezifisch übersteuert werden. Wenn Sie dies für einen Kundendatensatz nicht möchten, dann wählen Sie aus der Dropdown-Liste bitte die Option "(Wie Grundlagen)" aus. In diesem Fall wird die global in den Grundlagenoptionen getroffene Einstellung herangezogen.

Möchten Sie einem bestimmten Kunden stets eine herkömmliche PDF-Rechnung ohne jegliche XML-Datei übermitteln, dann können Sie für diesen speziellen Kunden auch die Option "Nicht einbetten" verwenden.

Für weitere Informationen zum Prozess der automatisierten Übermittlung elektronischer Rechnungen konsultieren Sie bitte das Hilfekpitel >> myfactory und ZUGFeRD: Automatisierter Austausch elektronischer Rechnungen).

Leitweg-ID

Wenn Sie einem öffentlichen Auftraggeber auf elektronischem Wege, z.B. in Form des XRechnung-Formats (siehe unten), eine Rechnung zukommen lassen möchten, dann benötigt dieser öffentliche Rechnungsempfänger eine sogenannte Leitweg-ID. Dabei handelt es sich um eine zusammengesetzte Identifikationsnummer, die die öffentliche Stelle Ihnen vorab mitteilt. Für das automatische Einlesen der Rechnung auf Seiten des Rechnungsempfängers muss diese Leitweg-ID in der übermittelten XML-Datei (als Käufer-Referenz) enthalten sein. Zu diesem Zweck kann die Leitweg-ID beim Kunden (und auch in den Belegdetails der Rechnung) eingetragen werden.

XRechnung

Gemäß der E-Rechnungsverordnung des Bundes dürfen seit dem 27. November 2020 nur noch normgerechte elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (z.B. Bundesbehörden) übermittelt werden. Dies soll in Form des XRechnung-Formates geschehen. Ähnlich wie ZUGFeRD erlaubt es dieses XML-Format, elektronische Rechnungen auf Seiten des Rechnungsempfängers automatisch einzulesen und weiterzuverarbeiten.

Mit dieser Dropdown-Liste können Sie bestimmen, ob und wie eine XRechnung als XML-Datei an eine Beleg-E-Mail angefügt wird. Hierbei stehen Ihnen zwei Optionen zur Auswahl:

(leer):
Es wird keine XRechnung für den Mailversand erzeugt und somit auch nicht an die Beleg-E-Mail angehängt.

XRechnung ersetzt PDF beim Mailversand:
Mit dieser Option legen Sie fest, dass anstelle des üblicherweise als Mailanhang verwendeten PDF-Dokuments eine XRechnung als XML-Datei an die Beleg-E-Mail des Kunden angehängt wird.

XRechnung zusätzlich beim Mailversand:
Möchten Sie sowohl eine PDF-Rechnung als auch eine XRechnung zusammen mit der Beleg-E-Mail versenden, so wählen Sie bitte diese Option aus.

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Dokumente in X-Rechnung einbinden

*Bitte beachten Sie, dass die Auswahl "Einbinden" die gleichnamige globale Grundlagenoption (unter "Administration / Grundlagen / Register "Belegausgabe") kundenindividuell übersteuert (es sei denn, Sie wählen die Option "(Wie Grundlagen)" aus).

Haben Sie die Einstellung "Einbinden" (oder alternativ "(Wie Grundlagen") ausgewählt, so wird bei der Verwendung einer XRechnung als elektronisches Rechnungsformat (z.B. manueller Download einer XRechnung im Belegdruck der VK-Belegerfassung) automatisch ein rechnungsbegleitendes bzw. begründendes Dokument in die XML-Datei der XRechnung mit eingebunden.

Beispiel: Der öffentliche Auftraggeber, an den eine XRechnung adressiert werden soll, verlangt ein rechnungsbegleitendes PDF-Dokument. Darin soll als Nachweis zur Rechnungsfreigabe beispielsweise die Unterschrift des Firmenchefs integriert sein.

Register Druckdaten 2

Derzeit werden für die Einbettung in die XRechnung die folgenden Dateitypen bzw. Dateiformate unterstützt:
  • PDF ("application/pdf")

  • PNG ("image/png")

  • JPEG ("image/jpeg")

  • XLSX ("application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (*.xlsx)")

  • CSV ("text/csv")
Möchten Sie nur die XRechnung ohne integriertes rechnungsbegleitendes Dokument an den Kunden versenden, so wählen Sie bitte die Option "Nicht einbinden" aus.

Neben den hier aufgeführten Möglichkeiten haben Sie im Dialog der Inkassoarten auch noch die Option, Ihre eigenen Bankkontodaten sowie ein Zahlungskennzeichen für die zu verwendende Zahlungsart in der elektronischen XRechnung mit zu übermitteln. Für weitere Informationen hierzu konsultieren Sie bitte das Hilfekapitel Inkassoarten.

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