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Register Datenschutz


Dieses Register deckt die datenschutzrechtlichen Aspekte einer hier erfassten Adresse ab. Das heißt, Sie können in diesem Bereich alle relevanten Gründe für die Erhebung bzw. Aufbewahrung eines Adressdatensatzes nachvollziehen oder eintragen. Hierüber hinterlegen Sie also Löschausnahmen für personenbezogene Daten.

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Unabhängig vom jeweiligen Aufbewahrungsgrund lässt sich an oberster Stelle im Register zunächst einmal der "Grund der Datenerhebung" definieren, also warum Sie die fraglichen Daten überhaupt im System erfasst haben (z.B. "Adresse unseres Steuerberaters" oder "Erfassung einer Bewerbung").

Darunter können Sie einen manuellen Aufbewahrungsgrund, welchen Sie zuvor im Dialog "Administration / Datenschutz-Grundverordnung / Aufbewahrungsgründe" definiert haben, hinterlegen. Ein Ablaufdatum für das Ende der Aufbewahrungsfrist kann im Feld "Gültig bis" eingetragen werden. Rechts von diesem Feld wird automatisch das aktuelle Datum samt Uhrzeit als Zeitstempel angegeben.

Ist einem Datensatz, beispielsweise aufgrund eines Verkaufs oder Einkaufs, ein systembedingter Aufbewahrungsgrund (zu erstellen im Dialog "Administration / Datenschutz-Grundverordnung / System-Aufbewahrungsgründe") zugewiesen, so finden Sie diesen unter der Überschrift "System" im unteren Drittel des Registers. Neben dem zugehörigen Vertrags- bzw. Belegdokument (z.B. Verkaufsbeleg RGxxxxxxx) ist auch die Gültigkeitsdauer des systembedingten Aufbewahrungsgrundes, also die noch verbleibende Aufbewahrungsfrist, einsehbar.

Wenn Sie einen bestimmten Adressdatensatz anonymisieren möchten bzw. müssen, so können Sie dies über die zugehörige Schaltfläche in der linken unteren Ecke des Dialogs tun, nachdem Sie die drei Sicherheitsnachfragen in den folgenden Dialogfenstern entsprechend bestätigt haben.

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Nach Durchlaufen dieses Prozesses werden die Daten aller Eingabefelder überschrieben und jeweils durch Platzhalter-Punkte ersetzt. Außerdem wird der anonymisierte Datensatz automatisch auf den Status "Inaktiv" gesetzt. Ebenso werden die im "Historie"-Register protokollierten Änderungen durch die Anonymisierung gelöscht. Damit gibt es keinerlei Möglichkeit mehr, die Klartext-Adresse noch in irgendeiner Form zurückzuverfolgen.

Ähnliches gilt für das "Verlauf"-Register. Sämtliche Verlaufseinträge, die sich auf personenbezogene Stammdatenänderungen beziehen, werden nach dem Anonymisieren aus dem Register entfernt. Die mit einer Adresse verknüpften Belege, z.B. Rechnungen, werden im "Verlauf"-Register ebenfalls gelöscht und durch Belege mit anonymisierten Adressdaten ersetzt. Somit gibt es keinerlei Möglichkeit mehr, die Klartext-Adresse noch in irgendeiner Form zurückzuverfolgen.

Nach der Anonymisierung eines Datensatzes können Sie in der letzten Zeile des Erfassungsbereichs einsehen, wann und von welchem Benutzer eine Adresse anonymisiert wurde.

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Datensatz-Auskunft /Export

Wenn ein Kunde Informationen über die über ihn erhobenen Daten erhalten möchte, so können Sie für das Abrufen und Exportieren dieser Informationen die Funktion [ Auskunft / Export ] über die gleichnamige Schaltfläche im "Datenschutz"-Register des Adressstamms nutzen.

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Für den Export eines Datensatzes können Sie dort zunächst eine Druckvariante festlegen, welche unter "Druck / Smart Reports / Berichte" zu definieren ist. Die darauf basierende Druckansicht erhalten Sie über einen Klick auf den gleichnamigen Button. Hier sehen Sie schließlich eine Übersicht über die einzelnen Bestandteile des Adressdatensatzes. Letzteren können Sie dann entweder ausdrucken, als Excel- respektive PDF-Datei exportieren oder ihn per E-Mail versenden.

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