myfactory Online-Hilfe

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Geräte


Geräte zählen in der myfactory zu den Stammdaten und lassen sich ähnlich wie Kunden oder Adressen anlegen. Ein neues Gerät kann in der Geräteverwaltung bzw. dem Gerätestamm mit oder ohne Bezug zu einem Artikel erfasst werden. Hat das Gerät einen Bezug zu einem Artikel, muss dieser Artikel bereits vorhanden sein. Alternativ können Sie ihn direkt zum Zeitpunkt der Geräteerfassung in das System einpflegen oder das Gerät einfach ohne vorhandenen Artikel erzeugen (siehe Oberkapitel "Geräte").

Hinweis:

Möchten Sie mit der myfactory Geräte verwalten, müssen Sie in den Allgemeinen Stammdaten ("Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Nummernformatierung") zunächst die Formatierung für die Gerätenummer festlegen. Wie das funktioniert, lesen Sie im Kapitel Geräte: Formatierung der Gerätenummer nach.


Allgemeine Einstellungen


Um eine reibungslose Geräteverwaltung zu gewährleisten, legen Sie bitte zunächst fest, welche Optionen Sie für die Erstellung und Verwaltung der Geräte benötigen.
Geräte 0

Dies bewerkstelligen Sie zum einen mit den Geräte-Einstellungen (1), die Sie in der rechten oberen Ecke des Gerätestamms finden. Dort bestimmen Sie unter anderem, welche Register in der unteren Hälfte des Dialogs angezeigt werden sollen.

Geräte 1

Zum anderen können Sie mithilfe des ListView-Kontextmenüs (2) unter anderem die darzustellenden Spalten in der oberen Hälfte des Dialogs definieren.

Geräte 2

Register "Grundlagen"


Im Gerätestamm können Sie in diesem Register zunächst das Gerät selbst erfassen.

Geräte 3

Gerätenummer

Hier geben Sie bitte eine eindeutige und gemäß der Nummernformatierung definierte Gerätenummer ein (standardmäßig Präfix "GN" mit 6 nachfolgenden Stellen) (1). Alternativ generiert das System automatisch die nächstmögliche Gerätenummer, wenn Sie '*' in das Feld eingeben.

Ist ein mit einem Gerät verknüpfter Artikel seriennummernpflichtig, trägt die myfactory die jeweilige Seriennummer des Artikels automatisch als Gerätenummer (2) ein. Besitzt ein Artikel mehrere Seriennummern, so wird zu jeder bestehenden Seriennummer ein Gerät zu diesem Artikel eingetragen.

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Im selben Dialog können Sie die Daten von Kunden, Lieferanten oder Projekten mit dem Gerät verknüpfen. Neben der manuellen Variante ist die Erfassung dieser Datensätze auch automatisch möglich. Beispielsweise hinterlegt die Software eigenständig ein Gerät, sobald sie einen Wareneingang oder einen Lagerzugang registriert (siehe Hilfekapitel Geräte: Wie legt man automatisiert ein Gerät an).

inaktiv

Diese Checkbox setzt für das Gerät den entsprechenden Status, sollten Sie den Datensatz nicht länger als 'aktiv' führen. Anschließend können Sie das Gerät mit einem Filter auf alle inaktiven Datensätze finden.

Artikel

Ordnet dem Gerät einen Artikel zu.

Dimension

Eine Dimension kann für ein Gerät nur dann hinterlegt werden, wenn ihm ein Artikel zugeordnet ist. Daher verwenden Sie bitte auch nur jene Dimension, die tatsächlich für diesen Artikel vermerkt ist. Darüber hinaus muss die Dimension vom Typ "Geräte-Seriennummer" sein (siehe Kapitel Geräte: Anlegen der Dimension "Seriennummer").

Seriennummer zuweisen

Hierüber öffnet sich ein Dialogfenster mit einer Auswahlliste, aus der sich der Dimension vom Typ "Geräte-Seriennummer" eine konkrete Seriennummer zuordnen lässt. Bitte achten Sie darauf, dass Sie im Feld "Dimension" zuvor "Seriennummer" selektieren.

Seriennummer anlegen

Mit dieser Schaltfläche können Sie nach bestehenden Seriennummern suchen und neue Seriennummern erzeugen, falls für einen Artikel (z.B. wenn er neu angelegt wurde) noch keine hinterlegt sind. Die Anlage von Seriennummern über diese Funktion ist Voraussetzung dafür, dass Sie Seriennummern auswählen und zuweisen können. Weitere Einzelheiten zu dieser Schaltfläche entnehmen Sie bitte dem How-To-Kapitel Geräte: Wie legt man automatisiert ein Gerät an.

Kunde

Für den Fall, dass das manuell angelegte Gerät verkauft werden soll, können Sie hier den Kunden eintragen.

Lieferant

Soll das Gerät erst noch eingekauft werden, lässt sich hier ein Lieferant hinterlegen.

Projekt

Hierüber können Sie das Gerät einem laufenden Projekt zuordnen.

Bitte beachten Sie, dass die im Folgenden aufgeführten Felder reinen Informationscharakter besitzen. Es befindet sich keinerlei Business- oder Programmlogik dahinter, welche Auswirkungen auf andere Teile der Software haben könnte:

Artikel-Nummer Kunde, Artikel-Bezeichnung Kunde, Artikel-Seriennummer Kunde, Artikel-Bezeichnung Zusatz Kunde

Diese Felder können Sie befüllen, wenn ein Kunde in seinem ERP-System abweichende Daten zu einem ihm zugeordneten Gerät hinterlegt hat. Dies ist beispielsweise im Sinne einer möglichst effizienten Kommunikation mit dem Kunden zu empfehlen. Hat dieser intern z.B. eine abweichende Bezeichnung für einen Artikel vermerkt, können Sie damit sicherstellen, dass beide Parteien "nicht aneinander vorbeireden".

Status

Hierüber hinterlegen Sie Informationen zum Zustand eines Geräts. Als Status könnten Sie beispielsweise "Neu", "Gebraucht" oder "Refurbished" angeben. Die Parameter für die Auswahlliste definieren Sie über den Dialog "Gerätestatuswerte" (siehe Kapitel Gerätestatuswerte).

Kaufdatum

Dieses Feld kann aktuell nur durch eine manuelle Eingabe befüllt werden.

Wartungsvertrag, Vertrag, Serviceintervall in Tagen

Haben Sie die Checkbox "Wartungsvertrag" angehakt, können Sie im benachbarten Feld "Vertrag" noch den zugehörigen Kontrakt angeben, falls dieser für den Kunden unter "Verkauf / Vertragsverwaltung / Verträge" hinterlegt wurde. Mit "Serviceintervall in Tagen" fügen Sie noch turnusmäßige Wartungsintervalle hinzu.

Garantie, Garantiezeit in Monaten

Ebenso können Sie durch Anhaken der entsprechenden Checkbox angeben, ob ein Gerät noch Garantie hat. Mit dem benachbarten Feld "Garantiezeit in Monaten" ergänzen Sie diese Information um die jeweilige Garantiedauer. Optional können Sie über das Register "Dokumente" noch einen Kaufvertrag als Garantienachweis hochladen.







Register "Vorgänge"


Hierüber zeigt die myfactory sämtliche Vorgänge zu einem Geräte-Datensatz an, die die Anwendung für Seriennummern-Geräte automatisch protokolliert. Aufgeführt werden bestehende Supportfälle sowie Verkaufs- und Einkaufsaufträge. Im nachfolgenden Beispiel existiert zu einem Gerät mit Seriennummer ein Einkaufsauftrag in Form eines Rechnungseingangsbelegs.

Optional können Sie sich Verkaufs- und Einkaufsbelege sowie Supportfälle auch gesondert über die entsprechenden Register im Gerätestamm auflisten lassen. Das Register "Vorgänge" fasst die Informationen dieser drei Register zusammen.
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Register "Kennzeichen"


Hier können Sie über das Setzen von Kennzeichen weitere wichtige Informationen zu einem Gerät hinterlegen. Beispielsweise lassen sich Modell oder Geräte-Typ noch spezifizieren.

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Register "Dokumente"


Die bislang zu einem Gerät hinterlegten Informationen können Sie mit Dokumenten ergänzen, die Sie in diesem Register hochladen. Wie in folgendem Beispiel ist es etwa denkbar, dass Sie Garantieunterlagen sowie Kauf- und Wartungsverträge zu einem Gerät einstellen möchten. Ebenso lassen sich Produktbilder oder Produktbeschreibungen hinterlegen.

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