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Konfiguration DATEV


Konfiguration DATEV 0

Finanzbuchhaltungsanwendung

Wählen Sie als Finanzbuchhaltungsanwendung "Datev Übergabe" aus.

DFV-Kennzeichen

Das DFV-Kennzeichen ist ein 2-stelliges Kürzel. Hier tragen Sie z.B. Ihre Initialen ein, wenn Ihnen Ihr Steuerberater nicht anderes mitgeteilt hat.

PN-Seite

Die PrimaNota-Seite wird mit 1 vorbelegt.

Beraternummer

Die Beraternummer ist max. 5-stellig und wird Ihnen von Ihrem Steuerberater mitgeteilt.

Mandantennummer

Die Mandantennummer ist max. 7-stellig und wird von der DATEV vergeben.

Konto Zahlungsein-/-ausgänge

Hinterlegen Sie außerdem Standardkonten für Zahlungsein- und -ausgänge.

Kennwort

Das Kennwort hat max. 4 Stellen. Sollte Ihr Steuerberater mit einem Passwort bei DATEV arbeiten, müssen Sie dieses auch eingeben.

Format

Die Schnittstelle der myfactory unterstützt sowohl das KNE-Format (32/ 64-bit Server-Systeme) sowie ASCII-CSV. Mit dem KNE-/ CSV-Format besteht die Möglichkeit auch Debitoren- bzw. Kreditorenkonten mit mehr als 5 Stellen zu vergeben.

Wenn Sie ASCII CSV selektieren, dann wird rechts von der Formatauswahl eine Combobox eingeblendet. Dort haben Sie die Möglichkeit, zwischen zwei Schnittstellenversionen zu wählen. Die neuere Version (700) bringt unter anderem mehr und anders angeordnete Felder in der CSV-Übergabedatei mit sich.

Länge der Personenkonten

Entscheiden Sie sich für das KNE-/ CSV-Format, so können Sie die gewünschte Personenkontenlänge in der Auswahlliste wählen.

Personenkontentransformation

Wenn Sie die Personenkonten schon DATEV-konform angelegt haben, dann wählen Sie als Personenkontentransformation #.

[Direktübergabe]:
Ist ein Präfix hinterlegt, so wird dieses ggfs. entfernt.

[Präfix voranstellen]:
Bewirkt, dass für Kunden eine [1] und für Lieferanten eine [7] vor die eigentliche Nummer gestellt wird, Präfixe aus der myfactory entfernt werden und die Nummer ggf. auf die gewählte Kontenlänge gekürzt wird.

Beispiel: aus D00001 wird 1D00001 (1 als Kennzeichen für Kunden)
daraus wird 100001 (Präfixe aus der myfactory werden entfernt)
und schließlich 10001 (Kürzung auf 5 Stellen)

[Kontonummer anpassen]:
Führt lediglich den letzten Schritt durch.

Schaltfläche [Prüfen]

Über die Schaltfläche [Prüfen] wird geprüft, ob die geänderten Personenkonten gemäß der Transformationsregel weiterhin eindeutig bleiben.

Kostenträgerübergabe

Diese Checkbox aktiviert die die Übergabe von Kostenträgern bei Bewegungsdaten.

Belegdatum statt Buchungsdatum

Möchten Sie anstelle des standardmäßigen Buchungsdatums lieber das jeweilige Belegdatum an die DATEV übergeben, dann setzen Sie bitte diese Checkbox.

Nur geänderte Stammdaten übergeben

Ist diese Option gesetzt, so werden nur die Stammdaten übergeben, die seit dem letzten Übergabelauf geändert wurden.

Bei fehlender EU-UStID das Land nicht übergeben

Wurde im Stammdatensatz keine EU-UStID eingetragen, wird auch nicht das Land an DATEV übergeben andernfalls kann es beim Import in die DATEV zu einer Fehlermeldung kommen.

Postfachadressen bevorzugt übergeben

Ist die Option aktiviert, so werden an ein Postfach gerichtete Adressen priorisiert an die DATEV übergeben.

Belegdatum statt Fälligkeitsdatum

Es wird nicht das Fälligkeitsdatum, sondern das Belegdatum als Valutadatum übergeben.

Rechnungsaufteilung durch Raffung

Wird ein Beleg mit mehreren Kostenstellen/ Erlöskonten/ oder ähnlich übergeben, erfolgt eine Aufteilung in einzelne Buchungen (gegen ein Verrechnungskonto). Setzt man aber diesen Haken werden in die Übergabedatei zwar einzelne Sätze geschrieben, die DATEV erkennt aber (je nach eingesetzter Version), dass es sich hierbei um eine Splitbuchung handelt. Ohne Haken werden also in der DATEV Einzelbuchungen erzeugt, mit Haken eine Splittbuchung.

Einkauf mit fixer Belegnummer

Wird diese Option gesetzt, wird immer die interne Belegnummer übergeben. Ohne diese Option wird "Ihre Belegnummer" verwendet, sofern eingetragen.

Einkauf ohne Fälligkeit

Ist diese Option gesetzt, wird kein Fälligkeitsdatum an die DATEV übergeben.

Individueller Buchungstext Verkauf/ Einkauf

Hierüber können Sie den Buchungstext anpassen. Es stehen die folgenden Platzhalter zur Verfügung:
$1 - Belegart (z. B. Rechnungsausgang)
$2 - Belegnummer (die interne Belegnummer, also RG... oder RE...)
$3 - Kundennummer
$4 - Beleg-Kurzbezeichnung
$5 - Betreff
$6 - Ihr Beleg
$7 - Referenz
$8 - Kurzbezeichnung
$9 - Zusatz

Bitte beachten Sie:

Der DATEV-Buchungstext ist auf 30 Zeichen begrenzt.

Kurzbezeichnung statt Name1 übergeben (nur bei Stammdatenübergabe)

Mit dieser Option wird bei der Übergabe der Stammdaten an die DATEV die Kurzbezeichnung anstelle der regulären Bezeichnung der Adresse übergeben.

Negative Beträge mit Generalumkehrschlüssel

Wenn Sie den Generalumkehrschlüssel verwenden und somit diese Checkbox setzen, dann können Sie bei der Übergabe an die DATEV auf das Minuszeichen vor einem zu übergebenden Betrag verzichten. Anhand des Generalumkehrschlüssels weiß die DATEV auch ohne Minuszeichen, dass es sich um einen negativen Betrag handelt.

Standardkonto bei leeren Erlös-/Eingangscodes

Ist diese Checkbox gesetzt und sind in den Stammdaten (Artikel- oder Kundenstamm) die Comboboxen für die Erlös- oder Eingangscodes nicht gefüllt, so wird das in der Kontenzuordnung (VK oder EK) eingetragene fixe Konto zu einem Steuerschlüssel herangezogen und für die DATEV-Übergabe verwendet.

Wenn diese Checkbox nicht gesetzt ist, dann wird stattdessen ein in dem Eingabefeld "Var. Konto" hinterlegtes Konto herangezogen und mit an die DATEV übergeben.

Offene Posten auch ohne FMS-Übergabe erstellen

Mit dieser Option werden beim Speichern von Rechnungen direkt Offene Posten erzeugt.

Achtung: Bitte setzen Sie diese Option nur dann ein, wenn keine Belegübergabe an das FMS gewünscht ist. Andernfalls können sonst ggf. doppelte OP-Einträge entstehen.

Fremdwährungsbuchungen ohne Umrechnung übergeben

Bei an die DATEV zu übergebenden Buchungen, welche in Fremdwährung lauten, werden diese nicht in die Systemwährung umgerechnet, sondern 1:1 so übergeben, wie sie in der Buchung ausgewiesen wurden.

Ohne Festschreibungskennzeichen

Ist diese Checkbox gesetzt, so wird eine übergebene Buchung nicht journalisiert und kann dementsprechend in der DATEV noch geändert werden.

Leistungsdatum nicht übergeben

Wenn Sie nicht möchten, dass das Leistungsdatum für Ihre Buchungen an die DATEV übergeben wird, dann setzen Sie bitte diese Checkbox.

Nach Leistungsdatum der Positionen splitten

Wenn diese Option gesetzt ist, dann werden Positionen mit jeweils unterschiedlichem Leistungsdatum getrennt voneinander an die DATEV übergeben. Ist das Leistungsdatum einer Belegposition z.B. der 06.09. und das der anderen Position bspw. der 08.09., so werden diese beiden Positionen nicht zusammen übergeben, sondern gesplittet.

Zahlungsaufteilungsbuchungen erzeugen (Einkauf und Verkauf)

Diese Option bietet sich im Zusammenhang mit der ERP-DATEV-Übergabe z.B. dann an, wenn Ihr Kunde mehrere Ratenzahlungen wünscht und dementsprechend viele verschiedene Zahlungskonditionen (ZKD) in seinen Belegen auftauchen. Dies hat zur Folge, dass standardmäßig mehrere Offene Posten (OPs) von der myfactory erzeugt werden. Diese einzelnen OPs können über die DATEV-Schnittstelle jedoch nur dann an den Steuerberater übergeben werden, wenn diese Checkbox aktiviert ist. Andernfalls lässt sich nur 1 einziger OP an den Steuerberater übergeben.

Die myfactory geht dabei in den folgenden Schritten vor:

1. Erzeugen einer normalen Buchung mit einem Gesamtbetrag von 500 Euro:
a) Debitor an Erlöskonto: z.B. für 1 Artikel über 100 Euro
b) Debitor an Erlöskonto: z.B. für 1 Artikel über 400 Euro
=> 1 OP über 500 Euro wird erzeugt.

2. Gegenbuchung "Verrechnungskonto an Debitor" mit vollem Brutto-Betrag.
=> OP über 500 Euro wird dadurch ausgeglichen.

3. Buchung "Debitor an Verrechnungskonto": Betrag laut ZKD 1 (z.B. 200 Euro fällig bis 10.12.)
4. Buchung "Debitor an Verrechnungskonto": Betrag laut ZKD 2 (z.B. 300 Euro fällig bis 31.12.)
=> Somit werden 2 OPs erzeugt, die über die DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater übergeben werden können.

Verrechnungskonto für Zahlungsaufteilung

In diesem Eingabefeld geben Sie bitte das für die Erzeugung der Zahlungsaufteilungsbuchung benötigte Verrechnungskonto ein (z.B. "Geldtransit").

Schaltfläche [ Datenträger-/Abrechnungsnummern ]

Über die Schaltfläche [Datenträger-/Abrechnungsnummern] können Sie die die letzte Datenträger- sowie die letzte Abrechnungsnummer setzen, falls Sie unterjährig zur myfactory DATEV-Schnittstelle wechseln.


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