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Salden und Offene Posten Debitoren


Über diesen Dialog können Sie noch nicht im System existierende Offene Posten Ihrer Kunden in die myfactory importieren.

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Grundlage des Imports ist eine CSV-Datei (Semikolon getrennt). Am Besten erstellen Sie sich in Excel eine Datei mit den folgenden Spalten:
  • Kundennummer
  • Betrag (Guthaben des Kunden sind negativ einzutragen)
  • OP-Nummer (Belegnummer)
  • Zahlungskondition (Diese Zahlungskondition muss innerhalb der myfactory angelegt sein, die Bezeichnung muss identisch sein)
  • Datum (des Beleges)
  • Skonto-Prozent 1
  • Skonto-Prozent 2
  • Skonto Tage 1
  • Skonto Tage 2
  • Tage Nettofälligkeit
  • Steuerschlüssel (der Steuerschlüssel muss in der myfactory angelegt sein)
Für das korrekte Einlesen der Import-Datei ist die Erkennung der Zahlungskondition (ZKD) von besonderer Wichtigkeit. Wie bereits oben erwähnt, muss die Zahlungskondition in den Stammdaten (Zahlungskonditionen) hinterlegt sein. Zudem muss die ZKD-Bezeichnung innerhalb der Excel-Datei mit jener im System übereinstimmen.

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Die gewählte Zahlungskondition kann jedoch nicht nur über die Bezeichnung erkannt werden. Eine Erkennung ist ebenso über den Übergabeschlüssel oder den Kurznamen der jeweiligen Zahlungskondition möglich. Im Dialog "Zahlungskonditionen" können Sie sowohl den Übergabeschlüssel als auch den Kurznamen individuell vergeben. Wichtig ist nur, dass die im System hinterlegten Daten mit jenen in der CSV-Datei übereinstimmen.

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Die interne myfactory-Logik überprüft dabei zunächst das Eingabefeld "Übergabeschlüssel". Ist dort nichts eingetragen, kontrolliert das System das Feld "Kurzname". Ist auch hier nichts hinterlegt, so wird standardmäßig das Feld "Bezeichnung" eingelesen.

Es wird keine steuerrelevante Buchung angelegt, der Steuerschlüssel wird lediglich beim Offenen Posten vermerkt. Wenn Sie auf diesen OP später eine Zahlung mit Skonto verbuchen ist es so möglich, die entsprechenden Korrekturbuchungen durchzuführen.

Wenn Sie Ihre Daten aufbereitet haben, entfernen Sie die Überschriften-Zeile und speichern die Datei als "CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)" ab.

Über die Schaltfläche [ Datei einlesen ] wählen Sie die so erstellte Datei aus und die Einträge werden in die Liste eingelesen.

Ergänzen Sie die Angaben im Fußbereich:

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Buchungssitzung: Tragen Sie hier die Buchungssitzung ein, in der Sie die Eröffnungsbuchungen speichern möchten. Diese Buchungssitzung sollten Sie zuvor über die Buchungserfassung anlegen.

Buchungsdatum: Das Datum der Eröffnungsbuchungen.

Belegnummer: Diese Eintragung wird noch um die Kundennummer ergänzt.

Buchungsschablone: Die zu verwendende Buchungsschablone. Achten Sie hier auf die korrekte Auswahl, wenn Sie eine Buchungsschablone ohne OP-Anlage wählen, werden auch keine OPs erzeugt.

Gegenkonto: Tragen Sie hier das gewünschte Saldenvortragskonto ein.

Zum Abschluss klicken Sie auf [ Importieren ], alle Buchungen werden anschließend in der angegebenen Buchungssitzung verarbeitet. Diese Buchungen können natürlich noch nachbearbeitet oder gelöscht werden.

Neue Zahlungskonditionen anlegen

Im unteren aufklappbaren Teil des Fußbereichs können Sie hinterlegen, was passieren soll, wenn eine in der Import-Datei eingetragene Zahlungskondition nicht im System gefunden werden konnte bzw. wenn dort in einer Zeile keine Zahlungskondition angegeben wurde. Geben Sie hier nichts an, so wird im oberen Listenbereich eine Fehlermeldung ausgegeben (z.B. in der Form "Zahlungskondition konnte nicht gefunden werden!")

Zahlungskondition (wenn nicht angegeben / gefunden) / Inkassoart

In diesen Eingabefeldern lässt sich eine bestehende Zahlungskondition samt der ihr zugeordneten Inkassoart angeben, falls eine einem Offenen Posten zugewiesene Zahlungskondition unbekannt ist oder dort schlicht nicht hinterlegt wurde. Diese Option können Sie also beispielsweise dann nutzen, wenn Sie nicht so viele Zahlungskonditionen in Ihrem System vorhalten bzw. pflegen möchten. In dem Fall wird die hier angegebene bereits bestehende Zahlungskondition (mit der zugeordneten Inkassoart) dem Offenen Posten zugeordnet. Eine unbekannte Zahlungskondition aus der Import-Datei wird dann nicht in das System übernommen.

Neue Zahlungskondition anlegen falls Zahlungskondition nicht gefunden oder abweichende Angaben

Diese Checkbox können Sie setzen, wenn sich in der Import-Datei Zahlungskonditionen befinden, die Sie (noch) nicht im System vorhalten oder die zwar dieselbe Bezeichnung wie die Zahlungskondition im System haben, jedoch andere Parameter aufweisen (z.B. 60 Nettotage statt 30 in der entsprechenden Spalte). In diesem Fall werden automatisch die Zahlungskonditionen bzw. abweichenden Parameter aus der Import-Datei übernommen.



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