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Buchungsschablonen


Die Buchungsschablonen stellen ein wichtiges Werkzeug zur Vereinfachung der täglichen Arbeit dar, ebenso können die Buchungsschablonen der Vermeidung von Falscheingaben vorbeugen.

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Dabei funktionieren die Buchungsschablonen auf zwei unterschiedliche Arten:
  • Sie können eine Buchungsschablone auswählen und die entsprechenden Felder in der Buchungserfassung sind vorbelegt. Dieses Verfahren ist besonders für „Buchführungslaien“ empfehlenswert.
  • Durch die Eingabe des Soll- und Haben-Kontos ermittelt das myfactory.FMS die zu verwendende Buchungsschablone im Hintergrund.
Beachten Sie bitte:

Bei der Anlage der Buchungsschablonen (sofern notwendig) sollten Sie immer besonders große Sorgfalt walten lassen. So steuert die Buchungsschablone ob und wo eine Steuerbuchung erfolgen soll. Eine falsche Einstellung führt zu falschen Ergebnissen. Ebenso sollten Sie sich vergegenwärtigen, dass gleichartig definierte Buchungsschablonen dazu führen, dass Sie bei Eingabe eines Soll- und Haben-Kontos eine Auswahlliste der möglichen Buchungsschablonen angezeigt bekommen. Dieses Verhalten kann auch gewünscht sein, um sich z.B. die Eingabe besonders ausführlicher Buchungstexte zu vereinfachen. Allerdings bringt diese Anzeige ihren Eingabefluss aus dem Takt. Entscheiden Sie also sehr sorgfältig, wie Sie hier verfahren möchten und legen Sie ggf. zusätzliche Sachkontenarten an.


Verfeinerung der automatischen Ermittlung der Buchungsschablonen

Bislang war es so, dass die Buchungsschablone aus den vier Kriterien "Sachkonto", "Debitor", "Kreditor“ sowie "Sachkontenart" jeweils für Soll und Haben ermittelt wurde. Hatte man also z.B. mehrere Buchungsschablonen für "Finanzkonto an Debitor", um etwa unterschiedliche Banken abzufragen, führte dies zu einer Auswahlliste der Buchungsschablonen. Inzwischen werden jedoch auch die in den Buchungsschablonen hinterlegten Sachkonten geprüft. Sofern dort also ein Sachkonto vorgegeben wurde, wird Ihnen nun die Anzeige der Auswahlliste erspart und Ihr Eingabefluss somit nicht gestört.

Die Buchungsschablonen stehen Ihnen innerhalb der Buchungserfassung zur Verfügung und werden hier definiert. Die Felder im Einzelnen:

Bezeichnung

Tragen Sie hier eine sinnvolle Bezeichnung der Schablone ein, z. B. Miete für Bürogebäude. Diese Bezeichnung dient der Umschreibung des Geschäftsvorfalls, den diese Schablone wiederspiegeln soll.

Inaktiv

Möchten Sie, dass diese Buchungsschablone nicht mehr zur Auswahl steht und auch nicht mehr von dem myfactory.FMS ausgewählt wird, setzen Sie diese Option.

Buchungstext

Der Buchungstext wird in dem Buchungsjournal und den Konten ausgegeben – anders als die Bezeichnung, die nur zu Ihrer Information dient. Hier sollte ebenfalls ein möglichst kurzer, aber eindeutiger Text gewählt werden. Alternativ können Sie hier natürlich auch jene Platzhalter verwenden, die Sie im Grundlagen-Dialog "Buchungstexte" hinterlegen können.

Detaillierte Informationen zu den wählbaren Platzhaltern finden Sie im Hilfekapitel Buchungstexte.

Konto Soll / Konto Haben

Sie können hier die Möglichkeit der Kontenerfassung eingrenzen oder sogar vorgeben. Diese Einstellungen beinhalten drei Felder.

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Im ersten Feld stehen Ihnen die Auswahlmöglichkeiten Sachkonto, Debitor oder Kreditor zur Verfügung. Dies schränkt ein, welches Konto eingetragen werden darf. Wurde z. B. Debitor gewählt ist die Eingabe einer Sachkontonummer oder einer Kreditorennummer nicht möglich.

Im zweiten Feld geben Sie die verlangte Sachkontoart ein. Es stehen alle erfassten Sachkontenarten zur Verfügung. Diese Eintragung ist nur bei der vorherigen Auswahl „Sachkonto“ notwendig und sinnvoll.

Im dritten Feld schließlich haben Sie die Möglichkeit dir ein Sachkonto, Debitoren- oder Kreditorenkonto vorzugeben. So können Sie Schablonen anlegen, bei denen gewährleistet ist, dass alle Buchungen dieser Definition auf das gleiche Konto gebucht werden.

Steuerart

Geben Sie hier an, ob Umsatzsteuer oder Vorsteuer verbucht werden soll.

Steuerseite

Über dieses Feld wird die Steuer auf der Soll- oder Habenseite gebucht. Diese Vorgabe macht z. B. bei Gutschriften Sinn, dort wird die Vorsteuer nicht auf der Soll- sondern auf der Haben-Seite verbucht.

Offene Posten

Über dieses Auswahlfeld steuern Sie die Behandlung von Offenen Posten. Es stehen folgende Auswahlmöglichkeiten bereit:

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Leer: Dies hat keine Auswirkung auf Offene Posten, d. h. weder wird ein OP angelegt noch versucht das Programm eine Betrags-Zuordnung vorzunehmen. Diese Einstellung sollten Sie bei Buchungen zwischen verschiedenen Sachkonten verwenden.

Anlage: Dies führt dazu, dass bei der Buchungserfassung die Maske zur OP-Anlage aufgerufen wird. In dieser Maske ergänzen Sie ggf. weitere Angaben wie Zahlungskonditionen etc. Diese Einstellung sollte immer bei der Verbuchung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen verwendet werden – es sei denn, Sie möchten auf die OP-Verwaltung verzichten (z. B. Barzahlungskunden, „Diverse Kunden“). Die Beträge der offenen Posten die hierüber angelegt wurden, erscheinen innerhalb der OP-Auswertungen in der Spalte „Rechnung“.

Ausgleich: Bei der Buchungserfassung wird die OP-Verwaltung aufgerufen und der eingegebene Betrag optional den bestehenden Offenen Posten des Debitoren/Kreditoren zugeordnet. Diese Auswahl sollte immer bei Schablonen verwendet werden, die den Zahlungsvorgang einer Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung wiederspiegeln (z. B. Scheckzahlung Kundenrechnung, Überweisung Lieferantenrechnung, etc.). Hierüber können aber auch Vorauszahlungen oder á conto Zahlungen abgedeckt werden. Die Beträge der so erfassten Buchungen erscheinen bei den OP-Auswertungen in der Spalte „Zahlung“.

Anlage(Umkehr): Wie bei der „Anlage“ wird hier in der Buchungserfassung die OP-Anlage aufgerufen, jedoch wird hier der Offene Posten mit einem negativen Betrag angegeben. Dies ist der Fall, wenn Sie z. B. eine Gutschrift erfassen möchten.

Ausgleich(Umkehr): Das Gegenstück zum Ausgleich. Hier wird die Maske zum OP-Ausgleich aufgerufen, allerdings ist der Zahlungsbetrag als negativer Betrag zu erfassen, d. h. er wird dem Offenen Posten aufgeschlagen. Erstatten Sie z. B. Ihrem Kunden eine Überzahlung und überweisen Sie ihm einen Jahresbonus kann eine Buchungsschablone mit dieser Einstellung verwendet werden.

Kurzname

Damit die Erfassung schnell von der Hand geht, hinterlegen Sie hier eine Kurzbezeichnung für die Buchungsschablone z. B. RA für Rechnungsausgang. Diese Kurzbezeichnung kann in das Feld „Buchungsschablone“ der Buchungserfassung eingegeben werden. Die Felder werden dann gemäß der Buchungsschablone befüllt.

Saldovortragsbuchung

Handelt es sich bei der Buchungsschablone um Saldovortragsbuchungen, setzten Sie diesen Haken. Die Buchungen, die mit einer solche Schablone erstellt wurden, erscheinen be Ausdrucken, z. B. Kontoblatt, in der Spalte „Vortrag“.

Im Fuß der gewählten Buchungsschablone sehen Sie Informationen zur letzten Änderung an der Buchungsschablone. Zusätzlich können Sie auch ein Änderungsprotokoll aktivieren. Dann finden Sie im Register „Historie“ alle Änderungen der Schablone, optional auch mit den geänderten Werten.

Die Historie-Funktion können Sie unter „Administration > Änderungsprotokoll > Konfiguration“ aktivieren.

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