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Konfiguration E-Mail-Rechnungen


In diesem Dialog lassen sich grundlegende Einstellungen für die Bearbeitung buchungsrelevanter Rechnungs-E-Mails vornehmen.

Register Grundlagen


Standard-Buchungsschablone Rechnungen

Hiermit haben Sie die Möglichkeit, eine standardmäßige Buchungsschablone für Ihre Buchungsfälle bzw. Rechnungseingänge global zu definieren.

Standard-Buchungsschablone Stornorechnungen

Einen Sonderfall stellen eingehende Stornorechnungen dar, da hierbei die Soll- und Habenbuchungen in umgekehrter Reihenfolge eingetragen werden müssen. Damit der ZUGFeRD-Import auch für Stornorechnungen fehlerfrei funktioniert, können Sie für eingehende Belege dieser Art eine separate Standard-Buchungsschablone anlegen.

Dokumente zuordnen

Anhand der Option "Dokumente zuordnen" können Sie bestimmen, dass neben eingehenden ZUGFeRD-Dokumenten auch herkömmliche, als E-Mail-Anhang eingehende PDF-Rechnungsdokumente mit den zugehörigen Buchungssätzen in der Buchungserfassung verknüpft werden. Selbiges ist jedoch auch mit allen anderen Rechnungsdokumenten möglich (also solche, die in anderen Dateiformaten vorliegen).

Wenn Sie nicht möchten, dass Dokumente einer Buchung angehängt werden, dann können Sie dies mit dieser Option gleichermaßen festlegen.

Berechtigungen für Anhänge

In diesem Bereich können Sie für die mit den Rechnungs-E-Mails eingehenden Anhänge Berechtigungsgruppen vergeben. Dies kann etwa eine Berechtigungsgruppe "Alle Benutzer" sein oder eine spezialisierte Berechtigungsgruppe wie z.B. "Buchhaltung". In dem Fall hat dann nur die Berechtigungsgruppe "Buchhaltung" Zugriff auf die im E-Mail-Anhang befindlichen Rechnungsdokumente.

Anhänge als Standarddokumente

Wenn Sie diese Checkbox setzen, dann werden per E-Mail-Anhang im E-Buchungseingang empfangene (Rechnungs-)Dokumente automatisch in ein Standarddokument umgewandelt. Dies hat den Zweck, dass sich auch solche Rechnungen im Dokumentenstamm aufrufen und bearbeiten lassen, welche dort normalerweise als internes Dokument bzw. Systemdokument abgelegt werden.

Ist diese Checkbox nicht gesetzt, so behält das per E-Mail-Anhang in den E-Buchungseingang eingehende Dokument seinen Status als Systemdokument. Das heißt, es wird dann nicht in der myfactory-Dokumentendatenbank abgelegt und ist dort auch nicht einsehbar. Es wird dann wie ein gewöhnlicher E-Mail-Anhang behandelt.

Buchungserfassung anzeigen

Mit dieser Checkbox können Sie global festlegen, dass die Buchungserfassung im E-(Mail)-Buchungseingangsdialog direkt bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails angezeigt wird.

Max. Dateigröße für Dokumente im Vorschaubereich

Außerdem können Sie hierüber eine maximale Dateigröße für deren Anzeige im Vorschaubereich festlegen. Die zu konfigurierende Dateigröße variiert dabei zwischen 10 KB und 10 MB. Mit der Dokumentenvorschau haben Sie eine einfache Möglichkeit zur Hand, die angezeigten Rechnungsdaten mit den im Buchungseingang eingetragenen Informationen zu vergleichen bzw. diese direkt aus dem Rechnungsdokument in den Erfassungsbereich des E-Buchungseingangs zu übertragen.

Konfiguration 0

Register Postfächer


Mithilfe des Registers "Postfächer" können Sie festlegen, welches Postfach bzw. welche Postfächer im Rahmen der Bearbeitung Ihrer eingegangenen Rechnungs-E-Mail überwacht werden sollen.

Konfiguration 1

Wenn Sie die Detail-Schaltfläche [ … ] eines Postfachs anklicken, haben Sie hierüber die Möglichkeit, die globalen Einstellungen des "Grundlagen"-Registers ("Standard-Buchungsschablone") postfachspezifisch vorzunehmen.

Eine solche postfachspezifische Konfiguration greift dabei nicht nur für die Standard-Buchungsschablonen (Rechnungseingang und Stornorechnung), sondern auch für die Option "Dokumente zuordnen". Für jedes überwachte Postfach bzw. E-Mail-Konto lassen sich somit andere Einstellungen für mit einer Buchung verknüpfte Dokumente festlegen. Beispielsweise könnten Sie für ein Postfach definieren, dass dort nur PDF-Rechnungsdokumente einer zugehörigen Buchung angehängt werden, während in einem anderen Postfach alle Arten von eingehenden Dokumenten mit einer Buchung verknüpft werden dürfen.

Darüber hinaus können Sie hier pro Mail-Ordner bzw. Postfach eine Betriebsstätte definieren, in der die Buchungen automatisiert eingetragen werden sollen.

Konfiguration 2

Weitere Informationen zu diesem Thema:

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