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Konfiguration E-Mail-Rechnungen


In diesem Dialog lassen sich grundlegende Einstellungen für die Bearbeitung buchungsrelevanter Rechnungs-E-Mails vornehmen.

Register Grundlagen


Über das Register "Grundlagen" können Sie global festlegen, dass die Buchungserfassung im E-(Mail)-Buchungseingangs-Dialog direkt bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails angezeigt wird. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eine standardmäßige Buchungsschablone für Ihre Buchungsfälle global zu definieren.

Anhand der Option "Dokumente zuordnen" können Sie bestimmen, dass neben eingehenden ZUGFeRD-Dokumenten auch herkömmliche, als E-Mail-Anhang eingehende PDF-Rechnungsdokumente mit den zugehörigen Buchungssätzen in der Buchungserfassung verknüpft werden. Selbiges ist jedoch auch mit allen anderen Rechnungsdokumenten möglich (also solche, die in anderen Dateiformaten vorliegen). Wenn Sie nicht möchten, dass Dokumente einer Buchung angehängt werden, dann können Sie dies mit dieser Option gleichermaßen festlegen.

Außerdem können Sie hierüber eine Dokumentenvorschau für eingehende Rechnungen aktivieren und eine maximale Dateigröße für deren Anzeige im Vorschaubereich festlegen. Die zu konfigurierende Dateigröße variiert dabei zwischen 10 KB und 10 MB. Mit der Dokumentenvorschau haben Sie eine einfache Möglichkeit zur Hand, die angezeigten Rechnungsdaten mit den im Buchungseingang eingetragenen Informationen zu vergleichen bzw. diese direkt aus dem Rechnungsdokument in den Erfassungsbereich des E-Buchungseingangs zu übertragen.

Konfiguration 0

Register Postfächer


Mithilfe des Registers "Postfächer" können Sie festlegen, welches Postfach bzw. welche Postfächer im Rahmen der Bearbeitung Ihrer eingegangenen Rechnungs-E-Mail überwacht werden sollen.

Konfiguration 1

Wenn Sie die Detail-Schaltfläche [ … ] eines Postfachs anklicken, haben Sie hierüber die Möglichkeit, die globalen Einstellungen des "Grundlagen"-Registers ("Standard-Buchungsschablone") postfachspezifisch vorzunehmen.

Eine solche postfachspezifische Konfiguration greift dabei nicht nur für die Standard-Buchungsschablone, sondern auch für die Option "Dokumente zuordnen". Für jedes überwachte Postfach bzw. E-Mail-Konto lassen sich somit andere Einstellungen für mit einer Buchung verknüpfte Dokumente festlegen. Beispielsweise könnten Sie für ein Postfach definieren, dass dort nur PDF-Rechnungsdokumente einer zugehörigen Buchung angehängt werden, während in einem anderen Postfach alle Arten von eingehenden Dokumenten mit einer Buchung verknüpft werden dürfen.

Darüber hinaus können Sie hier pro Mail-Ordner bzw. Postfach eine Betriebsstätte definieren, in der die Buchungen automatisiert eingetragen werden sollen.

Konfiguration 2

Weitere Informationen zu diesem Thema:

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