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myfactory Online-Hilfe

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Meine Postfächer

Über diesen Dialog werden die eigenen Postfächer administriert. Im Standardumfang der myfactory können Sie sowohl POP3- als auch IMAP-Konten erstellen und verwalten. Wir empfehlen Ihnen den Einsatz des IMAP-Protokolls. Darüber hinaus wird hier auch die Möglichkeit der Office365/Outlook 365-Postfachkonfiguration über das EWS-Abrufprotokoll beschrieben und die Einrichtung eines Shared-Mailbox-Exchange-Zugangs via IMAP demonstriert.

Wenn Sie weiterführende Informationen zur Detailkonfiguration eines Posteingangs bzw. eines Postausgangs benötigen, dann empfehlen wir Ihnen hierfür das How-To-Hilfekapitel E-Mail-Postfach anlegen.

Überblick über die Persönlichen Postfächer
Exchange: EWS-Mailpostfach einrichten
Shared-Mailbox-Zugang (Exchange) über IMAP einrichten

Vorteile von IMAP gegenüber POP3


Das IMAP-Protokoll hat gegenüber dem als veraltet geltenden POP3-Protokoll folgende Vorteile:

  • Die originalen E-Mails verbleiben nach ihrem Abruf stets auf dem Server und werden für gewöhnlich nicht lokal auf dem Rechner gespeichert.
  • Es werden nur E-Mail-Kopien heruntergeladen; über einen Index erkennt das Protokoll, welche E-Mails bereits heruntergeladen wurden und welche nicht.
  • E-Mails können über IMAP mit mehreren Endgeräten gleichzeitig abgerufen werden; somit verfügen Sie überall über denselben Datenbestand.
  • Mit IMAP lassen sich Ordnerstrukturen im Postfach auf dem Server anlegen.
  • Auch das Erstellen eines Postausgangs bzw. eines "Gesendet"-Ordners auf dem Server ist möglich; im myfactory-Client gesendete Nachrichten sind somit etwa auch auf Ihrem Smartphone sichtbar.
  • Daten können in beide Richtungen synchronisiert werden; der Client kann nicht nur Informationen vom Mailserver "abholen", sondern umgekehrt auch Daten zum Server "senden". Beispielsweise wird das Verschieben von E-Mails in einen anderen Ordner der Ordnerstruktur stets mit dem Server abgeglichen.
  • Der Lesestatus ("E-Mail gelesen / ungelesen") lässt sich ebenfalls synchronisieren.

Überblick über die Persönlichen Postfächer

Der Dialog unterteilt sich in zwei Bereiche: Oben finden Sie allgemeine Informationen zum Benutzer (1). Diese werden nur angezeigt und können nicht bearbeitet werden. Im unteren Bereich finden Sie in drei Register getrennt die Verwaltung der Postfächer, die Konfiguration zur Kontaktanlage sowie den Dialog zur Vergabe von Berechtigungen(2).

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Im ersten Register ("Allgemein") sehen Sie alle Posteingangs- und Postausgangsfächer, die dem Benutzer zugeordnet sind. Über die Schaltfläche [ Neu ] lassen sich weitere Postfächer erstellen. Gegebenenfalls können Sie hier auch Postfächer für gelöschte E-Mails bzw. Entwürfe anlegen. In der Regel werden diese jedoch vom System erzeugt.

Meine Postfächer 1

Nachdem Sie zunächst aufgefordert werden, einen Namen für Ihr neues Postfach zu vergeben, gelangen Sie schließlich zu den Postfacheigenschaften. Hier lässt sich dessen Konfiguration vornehmen. Unter anderem ist es hierbei wichtig, eine sichere Authentifizierungsmethode auszuwählen. Wenn Sie ein POP3-Postfach konfigurieren möchten, ist es z.B. empfehlenswert, das APOP-Verfahren (Authenticated Post Office Protocol) zu selektieren. Da POP3 in der Passworthandhabung als eher unsicher gilt, vermeiden Sie mit APOP, dass Passwörter im Klartext übertragen werden.

Haben Sie die zu Ihrem E-Mail-Konto gehörenden Daten eingegeben, können Sie über die [ Prüfen ]-Schaltfläche kontrollieren, ob Ihr IMAP-/ EWS- oder POP3-Postfach richtig konfiguriert ist. Dazu öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Überprüfung mit einem Klick auf die [ Starten ]-Schaltfläche initiieren. Alternativ finden Sie die [ Prüfen ]-Schaltfläche auch im Hauptdialog - und zwar neben den Buttons zum Anlegen neuer Posteingangsfächer.

Meine Postfächer 2

Eine erfolgreiche Prüfung sieht wie folgt aus:

Meine Postfächer 3

Wurde beispielsweise ein fehlerhaftes Kennwort angegeben und die Konfigurationsprüfung war dementsprechend nicht erfolgreich, so erhalten Sie die folgende Meldung:

Meine Postfächer 4

Sofern Sie sich nicht gerade im Konfigurationsdialog befinden, können Sie entsprechende Änderungen und Korrekturen an den Postfachdaten jederzeit vornehmen, indem Sie bei dem betreffenden Postfach auf die Detail-Schaltfläche [ ... ] klicken. Im sich daraufhin öffnenden "Bearbeiten"-Dialogfenster lassen sich dann die Postfachdetails anwählen, die Sie zu den Konfigurationsoptionen führen.

Meine Postfächer 5

Neben dem "Allgemein"-Register findet sich das Register "Kontaktanlage". Hier legen Sie je Postfach fest, ob beim Speichern von Nachrichten automatisch Kontakte (im Sinne von Kommunikation, also z.B. eine per E-Mail verschickte Einladung) angelegt werden oder nicht.

Meine Postfächer 6

Im nachfolgenden Register lassen sich für jedes Postfach Berechtigungen vergeben. Hier können Sie definieren, welche Rechte für welchen Benutzer bzw. für welche Benutzergruppe standardmäßig gelten sollen.

Meine Postfächer 7

Diese Berechtigungen beziehen sich dann auf jene E-Mails, die als Berechtigungseinstellung "Standard" haben. In dem Fall liest die myfactory also die in diesem Register hinterlegten Informationen aus und wendet sie entsprechend an.

Meine Postfächer 8

Schaltfläche [ Ordnerstruktur ]

Über diese Schaltfläche definieren Sie die Ordnerstruktur innerhalb Ihrer Postfächer.

Schaltfläche [ Neuer Ordner ]

Legen Sie hier neue Ordner zur Strukturierung Ihrer E-Mails / Postfächer an.

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Exchange: EWS-Mailpostfach einrichten

Wenn Sie Microsoft Outlook 365-Postfächer verwenden und somit Exchange Server in Ihrem System betreiben, dann haben Sie neben den herkömmlichen E-Mail-Abrufprotokollen IMAP und POP3 in der myfactory noch die Möglichkeit, E-Mails über Exchange Webservices (EWS) abzurufen. Wie Sie das EWS-Abrufprotokoll konfigurieren und welche Stellschrauben Sie sonst noch justieren müssen, erfahren Sie in diesem How-To-Kapitel.

Posteingangspostfach konfigurieren und Authentifizierungsinformationen generieren
Grundlegende Postfachdaten eintragen
Erweiterte Exchange-Authentifizierung
Der myfactory die API-Berechtigung für EWS erteilen
Outlook 365-Postausgangspostfach anlegen

Vorabbemerkung:

Die in der Online-Hilfe beschriebene OAuth 2.0-Authentifizierung funktioniert aktuell nur in Verbindung mit den Office 365-Mailservern. Es ist nach jetzigem Stand (07.06.2021) nicht bekannt, dass diese Authentifizierungsmethode (d.h. mit Eingabe von Mandanten-ID, Client-ID und Clientschlüssel) auch mit anderen Mailservern funktioniert.

Posteingangspostfach konfigurieren und Authentifizierungsinformationen generieren

Ein EWS-Posteingangspostfach richten Sie grundsätzlich mit derselben Vorgehensweise ein, wie Sie auch POP3- und IMAP-Postfächer konfigurieren würden. Das heißt, Sie beginnen Ihre Exchange-Postfachkonfiguration, indem Sie im "Meine Postfächer"-Dialog die Schaltfläche [ Neu EWS ] anklicken und Ihrem Outlook 365-Posteingangspostfach zunächst einen sinnvollen Namen geben.

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Grundlegende Postfachdaten eintragen

Anschließend öffnet sich das von IMAP und POP3 bekannte Dialogfenster der Postfacheigenschaften. Hinterlegen Sie hier nun unter "Kennung" bzw. "Kennwort" die Outlook 365-Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort), welche Sie bei der Office 365- bzw. Microsoft 365-Registrierung erhalten haben. Den Exchange Server sprechen Sie bitte über die folgende Adresse an: outlook.office365.com (Die Exchange-Serverdaten finden Sie natürlich auch direkt bei Microsoft). Mit dem anschließend einzutragenden HTTPS-Port 443 stellen Sie sicher, dass der Transportweg der E-Mail-Daten zum Server verschlüsselt wird. Dementsprechend selektieren Sie aus der Auswahlliste für die Verbindungssicherheit auch das gängige Verschlüsselungsprotokoll "SSL/TLS".

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Erweiterte Exchange-Authentifizierung

Im Zuge der Umstellung auf eine erweiterte Authentifizierung (OAuth2) plant Microsoft, die bisherige Basis-Authentifizierung für Exchange in der zweiten Jahreshälfte 2021 zu deaktivieren. Elementar ist daher, dass Sie als "Authentifizierung" noch "OAuth20" auswählen.

Dabei handelt es sich um ein offenes Protokoll, mit welchem es Drittanbietern (wie der myfactory) im Rahmen einer Token-basierten Autorisierung ermöglicht wird, die EWS-Anmeldeinformationen des Benutzers mit einem verbesserten Passwort-Schutz zu übertragen.
Für die OAuth2-Authentifizierung werden zum einen die im Folgenden zu hinterlegenden IDs (Verzeichnis- und Anwendungs-ID) benötigt und zum anderen ein geheimer Clientschlüssel.

Wie Sie diese IDs und den Key erzeugen können, ist im Hilfekapitel Grundlagen beschrieben. In jedem Fall übernehmen Sie in die Felder "Verzeichnis-ID (Mandant)", "Anwendungs-ID (Client)" und "Clientschlüssel" bitte jeweils dieselben Zeichenketten, die Sie auch in der Grundlagenkonfiguration des Exchange-Connectors hinterlegt haben (unter "Administration / Datenzugriff / Exchange-Connector / Grundlagen").

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Der myfactory die API-Berechtigung für EWS erteilen

Bevor Sie mit Ihrem Outlook 365-Postfach erfolgreich E-Mails abrufen können, ist es zudem notwendig, dass Sie die myfactory für den vollen Zugriff auf Office 365 Exchange Online über Exchange Webservices (EWS-API) berechtigen.

Um diese API-Berechtigung erteilen zu können, greifen Sie bitte - wie schon beim Erzeugen der Informationen für die erweiterte Exchange-Authentifizierung (OAuth2) - auf Microsofts cloudbasierten Dienst Azure Active Directory (AAD) zurück, mit welchem sich Identitäten und Zugriffsrechte verwalten lassen. Das Admin Center des Cloud-Dienstes erreichen Sie unter aad.portal.azure.com. Wenn Sie sich mit Ihren Microsoft-Accountdaten im AAD angemeldet und die Registrierung der myfactory für die erweiterte Authentifizierung bereits abgeschlossen haben, dann rufen Sie die myfactory-Anwendung unter der von Ihnen gewählten Bezeichnung bitte auf. Dazu navigieren Sie auf der linken Seite zu dem Menüpunkt "App-Registrierungen" innerhalb der Menükategorie "Verwalten".

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Nach dem Aufruf der registrierten myfactory-Anwendung sehen Sie im oberen Bereich eine Zusammenfassung der anwendungsspezifischen Authentifizierungsinformationen. Unter anderem erhalten Sie hierüber auch Zugang zu den für die EWS-Postfachkonfiguration benötigten Authentifizierungs-IDs (Verzeichnis- und Anwendungs-ID).

Auf der linken Seite findet sich in der Menüleiste unter "Verwalten" nun weiterhin der Menüpunkt "API-Berechtigungen". Klicken Sie diesen bitte an.

Meine Postfächer 12

Beginnen Sie mit der API-Autorisierung der myfactory-Anwendung, indem Sie im Anschluss auf "Berechtigung hinzufügen" klicken.

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Diese Aktion öffnet den Dialog "API-Berechtigungen anfordern". Darin können Sie nun die API auswählen, auf welche Sie mit der myfactory uneingeschränkt zugreifen möchten. Für Ihre Zwecke ist der Bereich "Von meiner Organisation verwendete APIs" von Belang. Dort wählen Sie die für Sie relevante EWS-API unter der Bezeichnung "Office 365 Exchange Online" aus.

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Anschließend gelangen Sie in den Detail-Bereich der EWS-API, wo Sie zunächst die Berechtigungsart bestimmen können. Hier wählen Sie "Anwendungsberechtigungen" aus und aktivieren nun den privilegierten EWS-Postfachzugriff, indem Sie unter "Andere Berechtigungen" einen Haken bei "full_access_as_app" setzen und im unteren Bereich auf die Schaltfläche [ Berechtigungen hinzufügen ] klicken.

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Im darauffolgenden Dialog müssen Sie nun nur noch die sogenannte Administratorzustimmung für die myfactory erteilen. Solange das nicht erfolgt ist, wird dies in Form eines orangefarbenen Dreieck-Icons mit Ausrufezeichen in der "Status"-Spalte kenntlich gemacht und die volle API-Berechtigung kann für die myfactory noch nicht gewährt werden.

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Dies ist erst dann der Fall, wenn in der "Status"-Spalte ein entsprechender grüner Punkt mit Haken erkennbar ist.

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Wechseln Sie nun bitte in die myfactory-Oberfläche zurück, um zu testen, ob die EWS-Postfachkonfiguration korrekt ist und das Erteilen der API-Berechtigung funktioniert hat. Sind die wichtigsten oder alle Prüfungsschritte mit einem grünen Punkt versehen, so hat die Einrichtung des EWS-Postfaches einschließlich der API-Autorisierung der myfactory einwandfrei funktioniert.

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Das Outlook365-Posteingangspostfach wird nach dem Schließen des Postfachkonfigurationsdialogs angelegt, was entsprechend an dem Eintrag "EWS" in der "Protokoll"-Spalte ersichtlich ist.

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Outlook 365-Postausgangspostfach anlegen

Anders als das Outlook 365-Posteingangspostfach lässt sich das zugehörige Postausgangspostfach schnell anlegen und einrichten, da hierfür - ebenso wie bei IMAP - das gängige SMTP-Protokoll herangezogen wird.

In das Eingabefeld "SMTP Server" tragen Sie dementsprechend die Adresse smtp.office365.com ein. Als Port wählen Sie bitte den SMTP-Port 587, da dieser TLS-Unterstützung bietet. Alle anderen Eingabefelder befüllen Sie bitte sinngemäß.

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Shared-Mailbox-Zugang (Exchange) über IMAP einrichten

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Outlook-Konto in Office 365 nutzen und Ihren Mitarbeitern per IMAP Zugang zu einem darauf eingerichteten freigegebenen Postfach (Shared Mailbox) erteilen möchten, so ist dies beispielsweise mit der nachfolgenden Shared-Mailbox-Konfiguration möglich:
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In diesem Beispiel soll der Mitarbeiter „Anton Schneider“ Zugriff auf ein gemeinsames Support-Postfach erhalten. Dazu geben Sie im Feld „Kennung“ eine Zeichenkette nach dem Muster „Benutzername\Shared-Mailbox-Adresse“ ein. Bitte beachten Sie, dass der Benutzername in diesem Fall die E-Mail-Adresse des jeweiligen Mitarbeiters sein muss. Als Kennwort verwenden Sie das zum Benutzernamen gehörende Passwort.

Die Nutzung des Ports 993 signalisiert dem Exchange-Server, dass die Software mit ihm eine per SSL respektive TLS verschlüsselte Verbindung aufbauen möchte. Als Authentifizierungsmethode akzeptiert Office 365 zwar „Cleartext“, die Auswahl „Auto“ führt jedoch nicht zum Erfolg. Im Feld für die Postfachprüfung geben Sie erneut die E-Mail-Adresse der Shared Mailbox an.

Ist alles korrekt konfiguriert, kann der Benutzer „Anton Schneider“ mit seinen persönlichen Zugangsdaten künftig nicht nur auf die an seine eigene E-Mail-Adresse aschneider@myfactory.exp gesendeten Nachrichten zugreifen, sondern auch auf die an support@myfactory.com geschickten E-Mails.

Tipp

Je nachdem, welchen Aliasnamentyp (Konfiguration) Sie verwenden, können Sie alternativ zur vollständigen E-Mail-Adresse auch den zur jeweiligen Adresse hinterlegten Namen oder die Kurzbezeichnung als „Shared-Mailbox“-Adresse im Feld „Kennung“ angeben. In diesem Fall wären das also beispielsweise aschneider@myfactory.exp\support (bei Aliasnamentyp: Name) oder aschneider@myfactory.exp\sup, (bei Aliasnamentyp: Kurzbezeichnung).
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