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myfactory.POS: So nutzen Sie die Kassenfunktionen in der Kassenanwendung

Im Hauptbereich der Kasse ("Kasse") sind alle Funktionen vorhanden, die für den herkömmlichen Kassiervorgang benötigt werden. Für weitere Funktionen, wie z.B. die erweiterte Artikelsuche, die Kundenanlage, den Kassenabschluss oder die Ein- und Auszahlungen, finden sich auf der linken Seite eigene Menüpunkte. Sie erreichen die Kassenanwendung, indem Sie im myfactory-Menübaum auf "Kasse" und anschließend auf den ersten Menüpunkt "Anwendung" klicken. Alternativ können Sie die Kassenanwendung auch direkt über eine Browser-URL wie z.B. http://localhost/myfactory60/pos erreichen.

Grundlegende Kassenfunktionen
Bezahlvorgang
Ein- und Auszahlungen
Gutscheine verkaufen und einlösen
Offene Posten bezahlen
Bonstorno
Kassenabschluss
Auswertungen
Kundenanlage

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Der Zugriff auf die Kasse funktioniert dann sowohl über einen entsprechend konfigurierten Windows-Rechner als auch über ein Tablet.

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Grundlegende Kassenfunktionen

Anmeldung

Damit Sie in der Kassenanwendung alle Funktionen zur Verfügung haben, melden Sie sich dort bitte mit einem in der myfactory-Standardanwendung gesetzten Kassenbenutzer an. Wenn Sie oben rechts auf das Tür-Icon (1) klicken, so klappt das Menü mit den Kassenbenutzern auf. Sobald Sie das Benutzerkennwort (2) - falls vorhanden - eingegeben haben, können Sie den gewünschten Benutzer auswählen. Haben Sie kein Kennwort vergeben, so lässt sich der favorisierte Kassenbenutzer einfach mit einem Klick selektieren (3). Das erfolgreiche Setzen eines Kassenbenutzers wird Ihnen über einen grünen Mitteilungsbalken mit Haken und entsprechender Meldung angezeigt.

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Abmeldung

In der Kassenanwendung wird oben rechts (1) der aktuell ausgewählte Kassenbenutzer angezeigt. Um sich abzumelden, klicken Sie bitte auf den Namen des Kassenbenutzers. Daraufhin klappt ein kleines Menü auf, in welchem Sie sich mit dem Menüeintrag "Kassenbenutzer abmelden" (2) entsprechend ausloggen können.

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Menü einklappen

Wenn Sie mehr Platz für die dargestellten Inhalte benötigen, können Sie das Kassenanwendungsmenü auf der linken Seite auch minimieren. Dazu klicken Sie bitte oben links auf die zwei horizontalen Linien (1). Im Anschluss wird die Menüdarstellung auf die jeweiligen Icons reduziert, die Bezeichnungen der einzelnen Menüpunkte fallen weg.

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Kunde

Im Hauptbereich der Kasse ("Kasse") sehen Sie direkt den von Ihnen in der Konfiguration definierten Standard-Kassenkunden (siehe oben: "(Globale) Konfiguration"). Dieser wird jedoch erst sichtbar, nachdem Sie einen Artikel zur Kasse hinzugefügt und damit im Hintergrund einen neuen Beleg bzw. Bon mit dem Kassenkunden erzeugt haben.
Das Eingabefeld "Kunde suchen..." erlaubt aber auch das Starten der Schnellsuche, über die der gewünschte Kunde dann mit einem Klick gesetzt werden kann.

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Alternativ können Sie auch zum Bereich "Kundenauswahl" wechseln, um den Kunden dort im myfactory-Kundenstamm zu suchen. Über das "Haken"-Icon in der Spalte "Kunde übernehmen" wird dieser dann für den aktuellen Kassiervorgang gesetzt. Anhand der Optionsschaltfläche [ ! ] lässt sich der Kundenstamm bei Bedarf in der myfactory-Standardanwendung aufrufen.

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Artikel

Im Hauptbereich der Kasse können Sie Artikel zum Kassenbon Ihres Kunden hinzufügen. Über das zentrale Eingabefeld "Artikel scannen oder suchen" können Artikel nach folgenden Mustern bzw. in den folgenden Notationen gesucht werden:

  1. Kurzbezeichnung
  2. Bezeichnung
  3. Bezeichnung (Zusatz)
  4. Artikelnummern
  5. EAN-Nummern
    • Normaler Artikel: {EAN-Nummer}
    • Varianten: {Artikelnummer}_{Varianten-EAN-Nummer} oder nur {Varianten-EAN-Nummer}
  6. Chargenartikel: {Artikelnummer}_{Chargennummer}
  7. Seriennummern-Artikel: {Artikelnummer}_{Seriennummer}
Suchbeispiele für Varianten-, Chargen- und Seriennummernartikel:

  1. Variantenartikel mit EAN-Nummer (Notebook):
    A001151_5 449000 09624-1 oder 5 449000 09624-1
  2. Chargenartikel (Acryllack):
    A000035_01
  3. Seriennummern-Artikel (Prozessor):
    A000029_gtj-06752
Neben dem manuellen Suchen und Einfügen der Artikel können Sie zu diesem Zweck auch problemlos einen Barcode-Scanner verwenden.

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Wenn Sie einen Artikel in den Kassen-Bon eingefügt haben, so ist es nachträglich noch möglich, bei Bedarf dessen Bezeichnung zu ändern.
Falls Sie die Änderung der Artikelbezeichnung für einen bestimmten Kassenbenutzer nicht zulassen möchten, können Sie diese Option im Register "Kassen-Einstellungen" des Mitarbeiterstamms explizit verbieten (siehe auch HowTo-Kapitel myfactory.POS: Die Kasse konfigurieren).

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Eine Artikelauswahl erhalten Sie im Bereich "Artikel". Dort werden alle Artikel entweder als Liste oder in einer Kachelansicht dargestellt.

Kachelansicht

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Über den "Herz"-Button können Sie den von Ihnen gewünschten Artikel als Favoriten markieren. Mit der Optionsschaltfläche [ ! ] wird der Artikelstamm in der myfactory-Standardanwendung gestartet.

Listenansicht

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Die aufgelisteten Artikel lassen sich anhand eines Suchfeldes und diverser Filter eingrenzen. Je nach Einstellung können Sie dabei sowohl nach Artikelgruppen als auch nach Artikelkatalogen filtern, wobei letzteres optional ist. Bitte beachten Sie, dass Sie hier anders als im Hauptbereich der Kasse nicht nach Varianten suchen können und diese auch nicht angezeigt werden. Dementsprechend ist die Suche begrenzt auf:

  1. Kurzbezeichnung
  2. Bezeichnung
  3. Bezeichnung (Zusatz)
  4. Artikelnummern
  5. EAN-Nummern bei Hauptartikeln
Variantenartikel

Wenn ein Artikel eine oder mehrere Dimensionen hat, dann öffnet sich nach Auswahl dieses Artikels das Eigenschaftenfenster.

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Bon parken & holen

Mit der Funktion "Bon parken" kann ein laufender Bon zwischengespeichert werden. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn ein Kunde z.B. einen Artikel vergessen hat und diesen erst noch zur Kasse bringen muss. In diesem Fall müssen Sie nicht erst auf den Kunden warten und können in der Zwischenzeit einen anderen Kunden bedienen.

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Wenn Sie auf den Button [ Bon parken ] klicken, wird der Bon zunächst aus der Hauptanwendung der Kasse entfernt. Aus der Schaltfläche [ Bon parken ] wird dann die Schaltfläche [ Bon holen ].

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Ein erneuter Klick auf diesen Button holt den "geparkten" Bon wieder aus dem Zwischenspeicher hervor. Bei Bedarf können Sie ihn jedoch jederzeit wieder "parken".

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Bezahlvorgang

Der Bezahlvorgang kann entweder direkt im Hauptbereich der Kasse oder im Bereich "Zahlungsart" abgewickelt werden. Dabei können Sie den jeweiligen Bereich nach Belieben wechseln, alle eingetragenen Zahlungsarten und Beträge bleiben weiterhin bestehen.

Für die Kasse stehen Ihnen all jene Zahlungsarten zur Verfügung, die Sie zuvor in der myfactory unter "Zahlungskonditionen" erfasst haben.

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Sobald Sie einen Artikel oder Kunden in den aktuellen Bon einfügen, sehen Sie ein Betragsfeld und ein leeres Dropdown-Listenfeld, in dem alle von Ihnen erfassten Zahlungsarten hinterlegt sind und aus dem Sie die (erste) benötigte Zahlungsart selektieren können.

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Bitte beachten Sie:

Wenn Sie die Zahlungsart "Rechnung" ausgewählt haben, werden alle hinterlegten Zahlungsarten durch diese Zahlungsart ersetzt. Ihnen wird dann ein entsprechender Mitteilungsbalken angezeigt. Hintergrund ist, dass Sie eine Zahlung auf Rechnung nicht mit anderen Zahlungsarten kombinieren können.

Zahlungsart wechseln

Die Zahlungsarten können Sie jederzeit über die gleichnamige Dropdown-Liste ändern.

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Bei der Zahlungsart, bei welcher der Zahlbetrag auf das Kassenkonto gebucht wird, - üblicherweise ist dies bei Barzahlung der Fall - wird zusätzlich noch ein "Gegeben"-Feld angezeigt. Dieses Feld dient Ihnen lediglich als Information und soll Sie bei der Berechnung des Wechselgelds unterstützen. Auf das Kassenkonto wird jedoch nur der im "Betrag"-Feld angegebene Wert gebucht.

Button [ Abschluss ] vs. Button [ Kartenzahlung ]

Wenn Sie für einen Kassenbon mit der Zahlungsart "Barzahlung" alle Daten korrekt eingegeben haben, so können Sie diesen mittels Klick auf den Button [ Abschluss ] verarbeiten. Die Zahlungsinformation bleibt dabei auch nach Bon-Abschluss stehen. Dies ermöglicht es Ihnen, bei geöffneter Kassenschublade den Überblick über den Zahlbetrag zu behalten und erleichtert Ihnen somit die Herausgabe von Wechselgeld. Die aktuelle Zahlungsinformation wird erst nach der Erstellung eines neuen Bons gelöscht.

Wenn ein Kunde eine Kartenzahlung wünscht, dann wählen Sie in der Kassenanwendung bitte die entsprechende Zahlungsart aus. Anschließend sollte sich die Bezeichnung der Schaltfläche [ Abschluss ] automatisch in [ Kartenzahlung ] ändern.

Nach einem Klick auf diese Schaltfläche wird der zuvor eingegebene Zahlbetrag an das POS-Terminal übermittelt.

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War die Zahlung des Kunden erfolgreich, so wird der betreffende Zahlungsvorgang mit einem grünen Checkbox-Haken gekennzeichnet. Nun sollten Sie auch erneut den [ Abschluss ]-Button sehen, dessen Betätigung den aktuellen Kassenbon verarbeitet.

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Falls noch weitere nicht abgeschlossene Kartenzahlungsvorgänge für diesen Bon existieren (z.B. wenn Zahlungen aufgrund eines bestehenden Kartenlimits auf mehrere Zahlungsvorgänge aufgeteilt werden müssen; siehe auch unten: Abschnitt "Split-Zahlung"), sollten diese zunächst ebenfalls bezahlt werden. Erst danach lässt sich der Kassenbon endgültig abschließen. Das heißt, Sie sehen den zugehörigen [ Abschluss ]-Button erst dann, wenn Sie alle Transaktionen mit dem Terminal erfolgreich durchgeführt haben.

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Bitte beachten Sie:

Wenn sich der Button [ Abschluss ] im aktuellen Bon trotz Umstellung auf die korrekte Zahlungsart nicht automatisch in die Schaltfläche [ Kartenzahlung ] ändert, dann haben Sie den Haken für die Checkbox "Kartenzahlung: Übermittlung an POS-Terminal" möglicherweise nicht gesetzt. Deren Aktivierung in den myfactory-Zahlungskonditionen wird für die Zahlungsart "Kartenzahlung" zwingend vorausgesetzt, damit die Zahlungsdaten auch an das Zahlungsterminal übermittelt werden können (siehe auch oben: Abschnitt - Karten-Zahlungssystem).


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Split-Zahlung

Wenn der Kunde nicht nur mit Bargeld, sondern z.B. zusätzlich noch mit EC-Karte zahlen möchte, dann können Sie mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche jederzeit eine weitere benötigte Zahlungsart hinzufügen. Die Anzahl der Schaltflächen richtet sich dabei nach den von Ihnen für die Kasse erfassten Zahlungskonditionen. Grundsätzlich können Sie für eine Split-Zahlung beliebig viele Zahlungsarten hinzufügen.
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Der Restbetrag, welcher im Zuge einer Split-Zahlung übrig bleibt, wird immer automatisch in der ersten Zahlungsart neu berechnet. Es ist daher empfehlenswert, die Zahlungsart für den Restbetrag (hier: EC-Kartenzahlung) stets an die erste Position zu setzen.
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Im Bereich "Zahlungsart" lässt sich bei Verwendung mehrerer Zahlungsarten zudem eine beliebige Zahlungsart als "Hauptzahlungsart" setzen.
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Ein- und Auszahlungen

Der Bereich "Ein- und Auszahlungen" dient in der Kassenanwendung sowohl der Bargeldeinlage als auch der Auszahlung bzw. Abschöpfung der Kasse. Die jeweilige Fibu-Buchung wird erst im Zuge des Tages- bzw. Kassenabschlusses durchgeführt. Der veränderte Ist-Bestand der Kasse wird jedoch sofort berücksichtigt.

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Art

Über die Schaltfläche [ Auszahlung ] wird Geld aus der Kasse abgebucht, während über den Button [ Einzahlung ] Geld in die Kasse eingebucht wird. Die Kontierung ("Konto Einzahlung" und "Konto Auszahlung") muss zuvor in den Kassengrundlagen ("Kasse / Grundlagen / Kassen / Register 'Währung / Abschluss' ") vorgenommen werden.

Typ-Auswahl

Hier selektieren Sie die vordefinierten Ein- bzw. Auszahlungstypen, die Sie unter "Kasse / Grundlagen / Ein-/Auszahlungen" erfasst haben.

Manuelle Typ-Eingabe

Falls Sie noch keinen Vorlage-Typ erfasst haben, können Sie hierüber manuell einen individuellen Typ vergeben, den Sie aktuell benötigen.

Währung

Setzen Sie hier bitte die jeweilige Währung, in der ein- oder ausgezahlt wird.

Betrag

Hinterlegen Sie hier bitte die Höhe des ein- oder ausgezahlten Betrags.

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Gutscheine verkaufen und einlösen

In der Kassenanwendung lassen sich zu ausgewählten Artikeln auch Kassengutscheine verkaufen und einlösen. Dazu werden in der Kasse die Webshop-Gutscheine der myfactory verwendet. Damit das Gutscheinsystem genutzt werden kann, wird mindestens das Abo "Global.ON!" benötigt.

Vorbereitung

Zunächst müssen die Gutscheine im "Gutscheine"-Dialog der myfactory-Standardanwendung ("Webportal / Webshop / Gutscheine / Gutscheine") generiert werden. Dazu sollten Sie einen entsprechenden Artikel erstellen und diesen dann Ihren Webshop-Gutscheinen zuordnen. Der Artikel könnte sinngemäß z.B. die Bezeichnung "Gutschein" tragen und sollte immer ohne Bestandsführung sein. Wenn es sich um einen Kaufgutschein handelt, so sollte der Artikel außerdem nicht umsatzwirksam sowie steuerfrei sein. Wenn es sich jedoch um einen Aktionsgutschein handelt, so kann sich dieser sehr wohl auf den Umsatz auswirken und dementsprechend auch der Umsatzsteuer unterliegen.

Darüber hinaus sollte für jeden Webshop-Gutschein eine bestimmte Nummernformatierung festgelegt werden, welche später den Gutscheincode definiert. Wie die Gutschein-Generierung im Detail funktioniert, entnehmen Sie bitte der Anleitung "Tutorial: Webshop-Gutschein" oder dem entsprechenden Hilfekapitel Gutscheine.

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Gutscheine verkaufen

Wenn die Kassengutscheine eingerichtet worden sind, können Sie deren Verkauf über den "Gutscheine"-Bereich in der Kassenanwendung initiieren. Bitte beachten Sie in dem Zusammenhang auch, dass Sie für den Gutschein zuvor einen Verkaufspreis hinterlegt haben müssen (in der Regel ist das der Wert des Gutscheins). Diesen tragen Sie bitte als Standard-Preis in die Preisliste des Gutscheinartikels ein.

Um einen Gutschein zu verkaufen, klicken Sie im "Gutscheine"-Bereich bitte auf einen der erstellten und vom Kunden gewünschten Gutscheine. Dadurch wird dieser in den Warenkorb gelegt und im Hauptbereich der Kasse verfügbar gemacht. Alternativ können Sie dazu auch auf die Schaltfläche mit dem den Warenkorb symbolisierenden Einkaufswagen klicken.

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Sobald Sie dies getan haben, wird gemäß der Nummernformatierung ein einmaliger Gutscheincode generiert, der im Hauptbereich der Kasse zu jedem zu verkaufenden Gutschein angezeigt wird und unmittelbar gültig ist.

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Gutscheine einlösen

Über die Kasse verkaufte Gutscheine lassen sich direkt über ihren Gutscheincode einlösen. Wenn Sie den Artikel, für den der Gutschein gelten soll, als Bon-Position ausgewählt haben, so können Sie den Gutscheincode in das entsprechende Feld unterhalb der Kundensuche eingeben und auf die [ Einlösen ]-Schaltfläche klicken.

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Wenn der Gutscheincode gültig ist und der Gutschein gefunden werden konnte, wird er als weitere Bon-Position automatisch zu dem betreffenden Artikel hinzugefügt, sodass Sie den Kassenbon mit einem Klick auf die [ Abschluss ]-Schaltfläche verarbeiten können.

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Wenn der Gutscheincode nicht gefunden werden konnte bzw. nicht mehr gültig ist, so erhalten Sie die folgende Fehlermeldung:

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Es kann dann kein Gutschein als weitere Bon-Position eingefügt werden.

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Offene Posten bezahlen

Über die Kassenanwendung können auch offene Rechnungen bzw. offene Posten bezahlt werden. Im "Offene Posten"-Bereich der Kasse werden alle unbeglichenen OPs aufgelistet.

Mithilfe der Suche lässt sich die Liste nach OP-Nr., Fälligkeit, Kunden-Nr. oder Kunden-Kurzbezeichnung filtern. Wenn Sie den gewünschten OP gefunden haben, können Sie diesen begleichen, indem Sie die Schaltfläche mit dem "Haken"-Symbol anklicken.

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Sie gelangen dann in den Dialog "Offene Posten bezahlen", welcher prinzipiell dieselbe Funktion erfüllt wie der reguläre Kassenverkauf, jedoch etwas anders aufgebaut ist.

Wenn bei einem Kunden in der myfactory (z.B. in den OP-Details) eine Zahlungskondition mit Skontoinformationen hinterlegt ist und sich der Kunde noch innerhalb der Skontofrist befindet, so wird das jeweils angegebene Skonto berücksichtigt und der entsprechende Skontobetrag vom Zahlbetrag abgezogen. Der tatsächliche Zahlbetrag (OP abzüglich möglichem Skonto) ist dann in der Spalte "Zahlbar" vermerkt.

Über die "Zahlungsart"-Buttons können Sie dann wie gewohnt eine oder mehrere Zahlungsarten hinzufügen, welche dann oberhalb dieser Schaltflächen als Dropdown-Listen angezeigt werden.
Wenn Sie nach Eingabe der Zahlungsarten und Zahlbeträge auf die Schaltfläche [ Zahlung buchen ] klicken, wird die Zahlung ausgeführt und direkt in die Buchhaltung geschrieben.

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Anschließend werden Sie zu einem Bestätigungsdialog weitergeleitet, in dem Ihnen der beglichene OP angezeigt und die erfolgreiche Durchführung der OP-Zahlung mitgeteilt wird.

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Sobald ein OP über die Kasse bezahlt wird, wird im Hintergrund eine Buchungssitzung mit dem Namen "Debitorenzahlungen [ Datum ]" in der myfactory angelegt. Dabei übernimmt die Kassenanwendung die für die Offenen Posten im Dialog "Rechnungswesen / Offene Posten / Konfiguration" hinterlegte Standardkonfiguration.

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Bonstorno

Um einen Bon zu stornieren, ist dieser über den Bereich "Kassenbons" zunächst zu suchen und anschließend über die Schaltfläche mit dem "Einkaufswagen"-Symbol in die Kassenanwendung zu laden.

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Nachdem der Kassenbon geladen wurde, kann er über den Button [ Storno ] rückgängig gemacht werden.

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Nach Bestätigung der Sicherheitsfrage ("Soll der Kassenbon/Beleg storniert werden?") wird der Stornobeleg schließlich erzeugt.

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Nun können Sie bei Bedarf noch die Zahlungsarten ändern. Falls Sie die Rückzahlung in bar tätigen möchten, sollten Sie die Zahlungsart auf "Bar" umstellen. Damit ist gewährleistet, dass der Kassensaldo auch korrekt ist.

Die Stornierung des Kassenbons wird wirksam, nachdem Sie den Stornobeleg mit Klick auf den Button [ Abschluss ] gespeichert haben.

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Kassenabschluss

Üblicherweise schließt man am Ende jedes Verkaufstages die Kasse ab. Bei einem solchen Kassenabschluss werden all jene Buchungen erzeugt, die keine Kassenverkäufe sind und somit nicht automatisch (über die Beleglogik) an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Dazu zählen sowohl Einzahlungen in die Kasse als auch Auszahlungen und Abschöpfungen aus der Kasse. Ebenso fallen die bei einem abweichenden Zählbestand auftretenden Kassenabschlussdifferenzen darunter. Solche Buchungen werden bei erfolgreichem Kassenabschluss an die Fibu übergeben und in einer eigenen entsprechenden Buchungssitzung zusammengefasst.

Ist-Bestand

An erster Stelle ist beim Kassenabschluss der Kassensaldo bzw. der Ist-Bestand ersichtlich. Diese Tabelle zeigt den aktuell vom System berechneten Geldbestand pro Währung in der Kasse an. Da es sich um eine rein informative Tabelle handelt, ist ihr Inhalt nicht editierbar.
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Ist-Eingabe

Unterhalb des Ist-Bestands findet sich die Ist-Eingabe. Anhand dieser Tabelle können Sie den rechnerischen Kassensaldo mit dem tatsächlichen Kassensaldo abgleichen. Den nachgezählten Kassenbestand können Sie pro Währung und Zahlungsart in das Eingabefeld "Zählbestand" eintragen. Sofern der gezählte Bestand nicht mit dem rechnerischen Bestand übereinstimmt, werden solche Abweichungen in der Spalte "Differenz" in roter Schrift angezeigt.

Wenn Sie beim Tagesabschluss nicht nur den gesamten Bargeldbetrag, sondern auch die Zusammensetzung des gezählten Gesamtbetrags in der Kasse dokumentieren möchten (Bargeld-Stückelung -> Aus welchen einzelnen Geldbeträgen setzt sich der gezählte Gesamtbetrag zusammen?), dann können Sie über die Schaltfläche mit dem Taschenrechner-Icon auch einzelne Geldbeträge erfassen (also 1 Cent, 2 Cent, 1 Euro, 2 Euro, usw.).
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Diese "Zählhilfe" öffnet sich nach Klick auf besagten Button in einem neuen Dialogfenster. Sofern Sie Ihre eingenommen Münzen und Scheine zuvor gezählt haben, können Sie die Anzahl eines einzelnen Geldbetrags direkt in das Eingabefeld in der Spalte "Anzahl Münzen/Scheine" eintragen. Die gezählte Menge wird dann mit dem Einzelbetrag zu einer Gesamtsumme addiert, welche in der Spalte "Summe" ausgewiesen wird.

Alternativ können Sie die Anzahl der Einzelbeträge auch schrittweise um 1 erhöhen oder verringern. Klicken Sie hierzu bitte entweder auf das Bild mit der jeweiligen Münze bzw. dem jeweiligen Schein oder nutzen Sie die [ +/- ]-Buttons, die Sie jeweils links und rechts neben dem benötigten Eingabefeld finden.

Am Ende des Dialogfensters finden Sie nach Eintrag aller Zählbeträge schließlich die Gesamtsumme, welche nach einem Klick auf den [ OK ]-Button als Zählbestand in die Ist-Eingabe eingetragen wird. Die Erfassung der einzelnen Zählbeträge ist dabei nicht nur in Euro (EUR), sondern auch in US-Dollar (USD) sowie in Schweizer Franken (CHF) möglich.

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Bei Verwendung eines integrierten Zahlungsterminals können Sie anhand der Schaltfläche [ Terminal abschliessen ] zusätzlich einen separaten Tagesabschluss für dieses Terminal durchführen.

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Nach dem Abschluss wird der vom Terminal zurückgelieferte Abschlussbetrag über den Bondrucker ausgedruckt und kann als "Zählbestand" für die Zahlungsart "EC-Kartenzahlung" in die Tabelle "Ist-Eingabe" eingetragen werden.

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Abschöpfung

Der letzte Schritt im Kassenabschluss ist die Abschöpfung. Hier wird nach dem Abgleich des Kassensaldos mit dem Zählbestand jener Betrag eingegeben, welchen Sie bei Bedarf aus der Kasse entnehmen. Der daraus resultierende neue Ist-Bestand wird direkt ausgerechnet und in die Spalte "Neuer Betrag in Kasse" eingetragen.

Eine manuelle Abschöpfung können Sie grundsätzlich nur für Barzahlungen vornehmen. Daher ist für andere Zahlungsarten auch kein Eingabefeld vorgesehen, es kann lediglich lesend darauf zugegriffen werden.

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Fertigstellen

Am Ende des Dialogs "Kassenabschluss" stehen drei Schaltflächen zur Auswahl:

1. Ansicht ausdrucken
  • Lädt die Druckansicht des Kassenabschlusses
2. Verbrauchs-/Umsatzliste drucken
  • Die Funktionalität dieses Buttons hängt von der in den Kassengrundlagen gewählten Option ab (siehe Kapitel "Kassen"). Grundsätzlich wird über diese Schaltfläche ein Bon ausgedruckt, der alle seit dem letzten Kassenabschluss verkauften Artikel aufführt. Abhängig von der jeweiligen Grundlageneinstellung wird jeder Artikel um Informationen zu der bisher verbrauchten Menge und/oder dem bisher damit erzielten Umsatz angereichert. Alternativ lässt sich der Button aber auch deaktivieren.
3. Kassenabschluss fertigstellen
  • Die Kasse wird abgeschlossen.

Wenn alle Kassenabschlussdaten fehlerfrei sind, so wird die folgende Mitteilung eingeblendet:

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Die Abschlussbuchungen werden dann in einer Buchungssitzung namens "Kassenabschluss (Kassenname) Datum" erfasst. Darin werden alle Ein-und Auszahlungen sowie Abschöpfungen und Differenzen seit dem letzten Kassenabschluss verbucht.
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Beispiele für Verbrauchs-/Umsatzlisten

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Auswertungen

Kassenbons

Im Bereich "Kassenbons" findet sich eine Auflistung aller Kassenverkäufe und Stornos. Angefangene und nicht gelöschte Kassenbons werden mit "RB*neu*" aufgeführt. Diese Bons können Sie über den "Einkaufswagen"-Button in der Spalte "Bon laden" zur Weiterbearbeitung aufrufen. Alternativ lassen sie sich bei Bedarf auch löschen.

Erfolgreich abgeschlossene Bons erkennen Sie an der ihnen zugeordneten Belegnummer. Diese Bons können Sie im Hauptbereich der Kasse stornieren oder erneut ausdrucken. Wenn Sie die entsprechende Option aktiviert haben (siehe "Kassen / Register Grundlagen"), können Sie den "Druck nach Vorgaben" über den Serverdruck - manuell oder automatisch (nach Bon-Abschluss) - ausführen.
Mit dem [ ! ]-Button lassen sich die Bons außerdem in der Verkaufsbelegerfassung der myfactory öffnen.

Bitte beachten Sie:

In der Kasse erstellte Belege können in der ERP-Verkaufsbelegerfassung nicht mehr geändert werden.

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Datensatzberechtigungen bei Kassenbons

Wenn Sie in der myfactory Datensatzberechtigungen für den Zugriff auf Verkaufsbelege vergeben haben (z.B. nach Betriebsstätte), so greifen diese auch für Kassenbons in der Kassenanwendung. Dementsprechend werden Belege bzw. Bons, welche nur für eine bestimmte Betriebsstätte vorgesehen sind, im Dialog "Kassenbons" nicht angezeigt (analog zur Verkaufsbelegauskunft in der myfactory-Hauptanwendung).

myfactory-interne Kassenauswertungen

Im Menüpunkt "Kasse / Auswertungen" finden Sie weitere Auswertungsmöglichkeiten. Einerseits können Sie sich hier einen Überblick über Ihre getätigten Ein- und Auszahlungen verschaffen, andererseits lassen sich auch Ihre vergangenen Kassenabschlüsse über diese internen Auswertungen abrufen.

Ein-/Auszahlungen

In diesem Auswertungsdialog bieten sich Ihnen einige Filtermöglichkeiten. Unter anderem können Sie hier nach der für die Ein- bzw. Auszahlung genutzten Kasse oder dem dafür verantwortlichen Mitarbeiter filtern. Außerdem können Sie die Schaltflächen [ VJ ], [ VJg ] und [ FJ ] verwenden, um direkt die Ein- und -Auszahlungsauswertungen der Vor- oder Folgejahre einzusehen.
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Kassenabschluss

Dieser Dialog erlaubt es Ihnen, die Daten Ihrer zuletzt durchgeführten Kassenabschlüsse abzurufen. An erster Stelle in der Auswertungstabelle sehen Sie den geprüften Kassenbestand des vorhergehenden Kassenabschlusses. Darunter findet sich ein Vergleich zwischen Ist-Bestand und Ist-Eingabe sowie eine
Aufstellung potenziell aufgetretener Kassendifferenzen.
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Kundenanlage

Im Bereich "Kundenanlage" können Sie neue Kunden schnell erstellen. Die Kundengruppe und das Herkunftsland sind in diesem Dialog bereits vorbelegt, die entsprechenden Informationen bezieht das System aus dem in den Kassengrundlagen gesetzten Vorlagekunden ("Vorlagekunde für Kundenerfassung").

Um einen neuen Kunden zu erfassen, tragen Sie bitte mindestens Name, Straße, Land, PLZ und Ort ein. Auch die Kundengruppe muss gesetzt sein. Über die Schaltfläche "Kunde erstellen" wird der Kunde schließlich angelegt.

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Interne Adresssuche / Adresse ändern

Wenn Sie einen bestehenden Kunden ändern möchten oder sich nicht mehr sicher sind, ob Sie einen Kunden bereits erfasst haben, so lässt sich dieser anhand des Suchbegriffs (z.B. der Name oder die Straße) (1) und anhand des Buttons [ Interne Adresssuche ] (2) in der myfactory ausfindig machen.

Sofern Sie den fraglichen Kunden mithilfe der Adresssuche gefunden haben, können Sie diesen auch als aktuellen Kassenkunden setzen. Dazu klicken Sie in der Spalte "Kunde übernehmen" bitte auf die "Haken"-Schaltfläche. Anschließend öffnet sich automatisch der Hauptbereich der Kasse mitsamt dem neu gesetzten Kassenkunden.
Mit einem Klick auf den [ ! ]-Button ist es außerdem möglich, die Kundenstammdaten des betreffenden Kunden in der myfactory zu öffnen. Dort können Sie bei Bedarf dann Änderungen vornehmen.

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Weitere Informationen zum Thema:

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