myfactory Online-Hilfe

Inhalt

So nutzen Sie die Exchange-Schnittstelle in der myfactory

Die Exchange-Schnittstelle ist im myfactory-Menübaum in zwei Bereiche unterteilt - einen Verwaltungsbereich, der sich primär an Administratoren richtet, sowie einen Konfigurationsbereich, der für normale Benutzer vorgesehen ist.

Die Exchange-Schnittstelle erlaubt Ihnen den Datenaustausch mit einem Microsoft Exchange Server. Kunden, die mit einem Exchange Server arbeiten, können über die Exchange Web Services (EWS) Exchange-Daten wie Adressen, Kalendereinträge und Aufgaben mit der myfactory synchronisieren. E-Mails werden in der myfactory weiterhin ganz normal über POP3 bzw. IMAP abgerufen.

Dieses How-To-Kapitel demonstriert Ihnen die Möglichkeiten der Exchange-Schnittstelle anhand eines beispielhaften Datenabgleichs zwischen der myfactory auf der einen sowie Outlook in Office 365 auf der anderen Seite. Zu diesem Zweck kommt testweise der Office 365-Webservice zum Einsatz.

Grundlagen
Benutzer-Schnellkonfiguration
Assistent Exchange-Verbindungen
Exchange Connector

Systemvoraussetzungen für die Nutzung des Exchange Connectors

Um eine reibungslose Einrichtung der Exchange-Schnittstelle sowie einen einwandfreien Verbindungsaufbau zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen, mindestens Microsoft Exchange Server 2013 einzusetzen. Ältere Versionen unterstützen ggf. bestimmte Funktionalitäten innerhalb des Exchange Web Services nicht, die jedoch von der myfactory benötigt und von dieser verwendet werden.

Für den Datenabgleich zwischen Exchange und der myfactory wird außerdem ein funktionsfähiger myfactory-Timerdienst benötigt.

Grundlagen

Anhand dieses Dialogs ("Administration / Datenzugriff / Exchange-Connector / Grundlagen“) können Sie (mit Administratorberechtigung) die für den Exchange-Server-Zugriff benötigte Exchange-Webdienst-Schnittstelle (EWS) lokalisieren. Die zugehörige EWS-URL muss entweder automatisch ermittelt oder manuell hinterlegt werden. Diese URL-Information wird nämlich immer dann von der myfactory herangezogen, wenn sich der Benutzer in den Exchange-Konfigurationsdialogen mit seinen Kontodaten anmeldet, um die Verbindung zur Exchange-Schnittstelle herzustellen.

Exchange-Schnittstelle 0

Mailadresse für Exchange-Server / Passwort

In diesen beiden Eingabefeldern hinterlegen Sie bitte die Zugangsdaten zu einem Exchange-Konto.

Schaltfläche [ URL abrufen ]

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, so lässt sich aus der obigen Kombination aus Mailadresse (bzw. Mailadressen-Domain) und Passwort automatisch die URL für den Zugang zur EWS-Schnittstelle - und somit zum Exchange-Server - ermitteln. Voraussetzung ist ein korrekt konfigurierter Exchange-Autoermittlungsdienst (Exchange Autodiscover Service). Um zu prüfen, ob die ermittelte EWS-URL korrekt ist, versucht der Autodiscover-Service, eine Verbindung zur EWS-Schnittstelle herzustellen. War der Versuch erfolgreich, sehen Sie anschließend eine Message-Box, die Ihnen die erfolgreiche Ermittlung der EWS-URL bestätigt.

Exchange-Schnittstelle 1


Exchange-Schnittstelle 2

URL zu Exchange EWS-Webservice

Im Anschluss an die erfolgreiche Ermittlung wird die EWS-URL hier automatisch hinterlegt. Hat dies nicht funktioniert, so haben Sie noch die Möglichkeit, sie gemäß dem Beispielschema https://remote.myserver.com/EWS/Exchange.asmx händisch in dieses Feld einzutragen.

Vorlageadresse bei Neuanlage im myfactory

Im myfactory-Adressstamm wird bei der Neuanlage einer aus Exchange übertragenen Adresse die Vorlageadresse herangezogen, um myfactory-spezifische Felder wie "Adressgruppe" automatisch mit den Daten der Vorlageadresse zu befüllen.

Über die Optionsschaltfläche [ ! ] können Sie eine Vorlageadresse erstellen, suchen oder bearbeiten. Außerdem haben Sie über das zugehörige Kontextmenü Zugriff auf Adressfunktionalitäten wie die Ansprechpartnerliste oder den Kontakt-Manager.

Bitte beachten Sie:

Der Exchange-Adressdatenabgleich ist aktuell nur für die Synchronisierungsrichtung "myfactory --> Exchange" vorgesehen.

Anrede bei Firmenadressen

Damit beim Adressaustausch die Datenfelder des Exchange-Servers korrekt angesprochen und befüllt werden können, muss bei Firmenadressen die passende Anrede festgelegt werden. Der Grund dafür ist, dass bei Exchange-Adressen z.B. zwischen privater und geschäftlicher Anschrift oder privater und geschäftlicher Telefonnummer unterschieden wird.

Zum Anfang

Benutzer-Schnellkonfiguration

Mit der Benutzer-Schnellkonfiguration ("Datenaustausch / Exchange-Connector / Benutzer-Schnellkonfiguration") können Sie die benutzerspezifischen Verbindungseinstellungen für den Datenabgleich mit dem Exchange-Server definieren. Standardmäßig können Adressen und Ansprechpartner aus der myfactory an den Exchange-Server übertragen werden. Kalenderdaten (Termine) und Aufgaben lassen sich in beide Richtungen abgleichen.
Pro Datenart (Adressen / Kalender / Aufgaben) lässt sich hierüber eine Standardverbindung anlegen. Diese werden dann im Dialog "Verbindungen" aufgeführt.

Die Synchronisierung dieser Exchange-Verbindungen wird normalerweise mit einem Intervall von einigen Minuten durchgeführt. Das genaue Intervall hängt dabei von der individuellen Konfiguration des Timer-Dienstes ab.

Exchange-Schnittstelle 3
Mailadresse zu Exchange-Server / Passwort

Hiermit melden Sie sich für den Datenabgleich an Ihrem Exchange-Konto an. Idealerweise ist das Feld "Mailadresse zu Exchange-Server" bereits mit der Exchange-Adresse vorbelegt. Dazu muss sie der Administrator zuvor als Benutzer-Mailadresse eingetragen haben (siehe unten). Sofern Sie kein Benutzer mit Administratorrechten sind, können Sie die hier hinterlegte Adresse auch nicht mehr ändern. Dies soll verhindern, dass ein Benutzer beispielsweise seine private Exchange-Adresse einträgt, um darüber Exchange-Daten der Firma abzugreifen.

Bitte beachten Sie:
Damit die Exchange-Adresse in diesem Dialog automatisch hinterlegt wird, weisen Sie diese als Administrator bitte jedem Benutzer individuell über das Feld "E-Mail-Adresse" in der Benutzerverwaltung zu. Dieser muss für die Verbindungskonfiguration dann nur noch sein zugehöriges Passwort eingeben.

Exchange-Schnittstelle 4

Bereich "Adressen und Ansprechpartner"

In der Standardversion der myfactory können die Adressen nur in eine Richtung übertragen werden - von der myfactory nach Exchange. Bei der Adressauswahl lassen sich entweder die mit dem Kennzeichen "Mein Favorit" markierten Adressen ("Meine Favoriten") oder alle generell als "Favorit" gekennzeichneten Adressen selektieren ("Favoriten + Meine Favoriten"). In letzterem Fall werden all jene Adressen herangezogen, die die Checkbox "Mein Favorit" und/oder "Favorit" im Adressstamm gesetzt haben.

Exchange-Schnittstelle 5

Grundsätzlich wird für den Datenabgleich die myfactory-Einstellung für die Datensatzberechtigung berücksichtigt. Die Adressen werden in Outlook jeweils mit dem persönlichen Adressbuch eines einzelnen Benutzers abgeglichen. Die Übertragung in ein gemeinsames Adressbuch ist nicht möglich.

Exchange-Schnittstelle 6

Bereich "Kalender"

Ist der Haken bei "Kalenderaustausch aktivieren" gesetzt, so wird der persönliche myfactory-Kalender mit dem Kalender von Outlook abgeglichen. Bei der Einstellung "Abgleich in beide Richtungen" finden sich nach Ende der Synchronisierung sowohl in der myfactory als auch in Outlook identische Kalendereinträge.

Bitte beachten Sie:

Damit der Exchange-Kalenderdatenabgleich mit der Benutzer-Schnellkonfiguration funktioniert, muss einer bestimmten Ressource zuvor ein Benutzer zugeordnet worden sein (unter "Ressourcen / Ressourcen / Register Grundlagen").
Exchange-Schnittstelle 7

Exchange-Schnittstelle 8

Exchange-Schnittstelle 9


Bereich "Aufgaben"

Ist der Haken bei "Aufgabenaustausch aktivieren" gesetzt, so werden die Aufgaben zwischen Outlook und der myfactory dementsprechend synchronisiert. Auch für diese Datenart gilt, dass die Aufgaben bei der Einstellung "Abgleich in beide Richtungen" nach Ende des Datenabgleichs in beiden Anwendungen identisch sind.

Exchange-Schnittstelle 10

Exchange-Schnittstelle 11


Zum Anfang

Assistent Exchange-Verbindungen

Dieser Assistent (zu finden unter "Datenaustausch / Exchange-Connector / Assistent Exchange-Verbindungen") bietet eine weitere Möglichkeit zum Aufbau einer Exchange-Server-Verbindung. Im Gegensatz zur Benutzer-Schnellkonfiguration stehen über den Exchange-Verbindungsassistenten mehr und individuellere Konfigurationsoptionen zur Verfügung. Dieser Dialog richtet sich daher primär an Exchange-Administratoren.

Modus


Im ersten Schritt legen Sie bitte den Verbindungsmodus fest. Welchen Modus Sie wählen, hängt davon ab, ob Sie Adressdaten samt Ansprechpartnern oder Aufgaben und Termine mit dem Exchange-Server abgleichen möchten.

Exchange-Schnittstelle 12

Verbindung


Unabhängig vom jeweils gewählten Modus müssen Sie für den Exchange-Zugriff wie bei der Benutzer-Schnellkonfiguration zunächst Ihre Exchange-Kontodaten eingeben, um darüber die Zugriffs-URL zur Exchange-Webservice-Schnittstelle zu ermitteln. Nach Eingabe Ihrer Zugangsdaten und der Bestätigung mit [ Weiter ] wird die Verbindungsprüfung zum Exchange-Server angestoßen.

Exchange-Schnittstelle 13

Modus "Adressen"


War die Verbindungsprüfung zur EWS-Schnittstelle erfolgreich, so gelangen Sie bei ausgewählter Adresssynchronisierung zum "Adressen"-Dialog.

Adressauswahl

Anders als bei der Benutzer-Schnellkonfiguration können Sie hier nicht nur die gemeinsamen und persönlichen Favoriten-Adressen abgleichen, sondern allgemein alle aktiven Adressen synchronisieren.

Beschreibung

Ein weiterer Unterschied zur Benutzer-Konfiguration ist, dass Sie hierüber die Möglichkeit haben, direkt eine individuelle Bezeichnung für Ihre Exchange-Verbindung zu vergeben. In der Schnellkonfiguration werden die Verbindungen dagegen stets nach dem Schema "Standardverbindung + Eigentümername" benannt. Ändern lässt sich die Bezeichnung dort erst nach Anlegen der Verbindung.

Eigentümer

Die Zuordnung eines myfactory-Benutzers zu einer Exchange-Server-Verbindung erlaubt das Einschränken des Datenzugriffs für diesen Benutzer über myfactory-Datensatzberechtigungen. Für jede Verbindung kann ein anderer Eigentümer mit einer anderen Datensatzberechtigung festgelegt werden.

Übertragungsrichtung

Aktuell können Sie Adressdaten ausschließlich in eine Richtung synchronisieren, d.h. es können Datensätze aus dem myfactory-Adressstamm in die Exchange- bzw. Outlook-Kontaktliste (Personen --> Kontakte) übertragen werden, aber nicht umgekehrt.

Exchange-Schnittstelle 14

Modus "Termine/Aufgaben"


Abhängig von der hier gewählten Kalender-Ressource, also dem jeweiligen myfactory-Benutzer, können Sie in diesem Verbindungsmodus eine Synchronisierung mit einem Exchange-Kalender durchführen. Wie im "Adressen"-Modus lässt sich jede Exchange-Verbindung individuell benennen und einem Eigentümer zuordnen, für den dann bestimmte myfactory-Datensatzberechtigungen greifen.

Exchange-Schnittstelle 15

Übertragungsrichtung

Anders als im "Adressen"-Modus können Aufgaben und Termine grundsätzlich in beide Richtungen übertragen werden. Bei Bedarf lässt sich aber auch eine bestimmte Synchronisierungsrichtung festlegen ("myfactory nach Exchange" / "Exchange nach myfactory").

Ressource für Kalender

Mit dieser Option bestimmen Sie eine (Benutzer-)Ressource, welche dem abzugleichenden myfactory-Kalender zugrunde liegt. Damit definieren Sie, welcher Kalender die aus Exchange übertragenen Termine und/oder Aufgaben aufnimmt. Umgekehrt legen Sie damit fest, welcher myfactory-Kalender als Datenquelle für nach Exchange geschriebene Termine dienen soll. Synchronisierte Aufgaben werden in Exchange bzw. Outlook in einem gesonderten Bereich abgelegt.

Exchange-Kalendername

Hierüber bestimmen Sie den persönlichen Exchange-Kalender für einen Benutzer. Nach der Synchronisierung kann er darin seine übertragenen myfactory-Termine einsehen.

Bitte beachten Sie:

Sobald Sie über diesen Assistenten eine Exchange-Verbindung aufgebaut haben, so wird in der Benutzer-Schnellkonfiguration abhängig vom gewählten Modus automatisch auch die jeweilige Checkbox zum Anstoßen des Datenaustauschs aktiviert. Wenn Sie umgekehrt diesen Haken dort wieder entfernen, so wird die jeweilige Exchange-Verbindung im "Verbindungen"-Dialog entsprechend gelöscht.

Zum Anfang

Exchange Connector

In diesem Dialog ("Administration / Datenzugriff / Exchange-Connector / Verbindungen") finden Sie eine kumulierte Übersicht aller angelegten Exchange-Verbindungen. Dabei werden sowohl die über die Benutzer-Schnellkonfiguration erstellten Standardverbindungen angezeigt als auch die anhand des Exchange-Assistenten erzeugten individuellen Verbindungen. Zu jeder hier bezeichneten Verbindung wird außerdem die Datenart der abzugleichenden Daten angegeben.

Oberhalb der Übersichtsliste gibt es noch die Möglichkeit, nach Verbindungen zu suchen und nach bestimmten Verbindungen zu filtern. Unterhalb der Listenansicht können Sie die einzelnen Verbindungsparameter jeder markierten Exchange-Verbindung einsehen.
Exchange-Schnittstelle 16

Bezeichnung

Für jede Verbindung kann eine individuelle Bezeichnung vergeben werden. Wenn Sie über den Exchange-Assistenten eine Verbindung aufgebaut haben, so konnten Sie dort bereits einen Namen für die jeweilige Verbindung festlegen. Bei Bedarf können Sie diese Bezeichnung hierüber noch ändern. Zudem ist es möglich, die hier aufgeführten Standardverbindungen ("Standardverbindung 'Eigentümername' ") bedarfsgerechter und individueller zu benennen.

Checkbox "Inaktiv"

Über eine als inaktiv gekennzeichnete Verbindung findet keine Synchronisierung mehr statt.

Datenart

Hier sehen Sie die einer Verbindung zugeordnete Datenart. Neben Kalenderdaten, also Terminen, können dies Aufgaben oder Adressen sein.

Eigentümer

Dieses Feld weist den einer Verbindung zugeordneten Benutzer aus, welcher zuvor über den Exchange-Assistenten festgelegt wurde. Einzelheiten dazu finden sich im entsprechenden Hilfekapitel.

Mailadresse zu Exchange-Server / Passwort

In diesen beiden Feldern werden nochmals die Exchange-Kontodaten aufgeführt. Die Exchange-Mailadresse ist nicht änderbar (siehe Hilfekapitel zur Benutzer-Schnellkonfiguration). Das Passwort-Feld sieht zwar unbefüllt aus, beinhaltet aber trotzdem noch das bei der Exchange-Einrichtung hinterlegte Passwort.

Übertragungsrichtung

Mit diesem Feld können Sie nachvollziehen, in welche Richtung(en) jeweils synchronisiert wurde.

Letzte Synchronisierung

Dieses Feld enthält einen Zeitstempel, der protokolliert, wann über diese Verbindung zuletzt ein Datenabgleich stattgefunden hat. Jedes Mal, wenn Sie diesen Dialog aktualisieren, erfolgt eine Synchronisierung der hier aufgeführten Verbindungen.

Ressource für Kalender

Dieses Feld ist nur dann belegt, wenn über eine Exchange-Verbindung Kalenderdaten abgeglichen werden. In diesem Fall finden Sie hier die für den zu synchronisierenden myfactory-Kalender hinterlegte (Benutzer-)Ressource.

Exchange-Kalendername

Auch dieses Feld hat nur dann Gültigkeit, wenn Sie über die markierte Verbindung Kalenderdaten synchronisieren möchten. Über den Exchange-Assistenten ist hier fest hinterlegt worden, in welchen Outlook-Kalender die myfactory-Kalenderdaten übertragen werden sollen.

Adressauswahl

Dies ist eine der wenigen Optionen, die in diesem Dialog geändert werden können. Das Feld ist nur für den Fall relevant, dass Sie bei einer Adresssynchronisierung die Art der zu übertragenden myfactory-Adressen ändern möchten, z.B., wenn sie über diese Verbindung nicht länger alle aktiven Adressen, sondern nur noch die aktiven Favoritenadressen synchronisieren möchten.

Checkbox "bisherige Termine/Aufgaben von Exchange übertragen"

Bei einem Datenabgleich in beide Richtungen können Sie mit dieser Option festlegen, dass beim initialen Datenabgleich nicht nur Termine und Aufgaben synchronisiert werden, die NACH dem Erstellen einer Exchange-Verbindung neu angelegt wurden, sondern auch jene, die bereits vorher in Outlook bzw. der myfactory eingetragen waren.

Checkbox "Protokollierung in Eventlog"

Mit dieser Option können Sie steuern, ob Ihre aktuell angewählte Exchange-Verbindung Fehlereinträge im Eventlog auf dem myfactory-Server generiert oder nicht. Für den Fall, dass ungewöhnlich viele Fehlereinträge produziert werden und das Eventlog "vollläuft", empfehlen wir Ihnen, die Protokollierung zu deaktivieren.

Zum Anfang

Weitere Informationen zum Thema:



© myfactory International GmbH 2016. Alle Rechte vorbehalten.

Über uns

myfactory ist die webbasierte Business Software für KMU in den Bereichen ERP, CRM, PPS, MIS, Portal, Shop, Groupware und Finanzbuchhaltung.

Kontakt

Agnes-Pockels-Bogen 1
D-80992 München

04.01.2019
21.12.2018
19.12.2018
18.12.2018
14.12.2018