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(DPD-)Versandschnittstelle

Mit der Versandschnittstelle gelingt es Ihnen, Ihre Versandaufträge schnell und einfach an Ihren Versanddienstleister zu schicken. Aktuell unterstützt die myfactory den Webservice des Dienstleisters DPD.

Konfiguration der Versandschnittstelle

Paketscheine Erstellen

Konfiguration der Versandschnittstelle

Zuordnung der myfactory-Versandarten zu der Versandschnittstelle

Um die myfactory mit der Versandschnittstelle zu verknüpfen, legen Sie bitte zunächst eine oder mehrere DPD-spezifische Versandarten im myfactory-Versandartenstamm ("Stammdaten / Grundlagen / Lieferung / Versandarten") an. Alternativ können Sie natürlich auch die bestehenden Versandarten verwenden. Wichtig ist lediglich, dass Sie den von der myfactory bereits standardmäßig mitgelieferten Versanddienstleister bei der gewünschten Versandart im entsprechenden Eingabefeld hinterlegen. Durch diese Zuordnung stellen Sie eine Verbindung zwischen den myfactory-Versandarten und der Versandschnittstelle her.

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Register "DPD Einstellungen"

Anschließend wechseln Sie bitte zu den Versanddienstleister-Grundlagen ("Verkauf / Kommissionierung / Versandschnittstelle / Versanddienstleister"). Nun befinden Sie sich zunächst in dem Register "DPD Einstellungen". Die Einstellungen, die für eine Grundfunktionalität der Versandschnittstelle mindestens zu treffen sind, sind die Eingabe der Login-Daten sowie das Hinterlegen eines nächstgelegenen DPD-Depots.

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Bereich "DPD Login"

In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, für den gewünschten Versanddienstleister noch eine abweichende Bezeichnung zu vergeben und sich bei der Schnittstelle mit Benutzername und Passwort anzumelden. Sie können dazu entweder auf Sandbox-Zugangsdaten (bei DPD zu erhalten über eine Registrierung bei DPD eSolutions; dort haben Sie dann auch Zugriff auf die API-Dokumentation) oder die Zugangskennung des Live-Systems zurückgreifen. Entscheiden Sie sich für Letzteres, so setzen Sie bitte noch die zugehörige Checkbox "Live System".

Ob Ihre eingegebenen und gespeicherten Zugangsdaten korrekt sind, können Sie anhand der Schaltfläche [ Prüfen ] kontrollieren. Mit dieser stellen Sie eine testweise Verbindung zur Versandschnittstelle her. Informationen zu einem erfolgreichen Verbindungsaufbau, bei dem anhand der Zugangskennung ein begrenzt gültiges Token generiert wird, werden hinter der [ Prüfen ]-Schaltfläche ausgewiesen ("Verbindung vorhanden. Gültig bis: 17.01.2020 03:00:00"). Umgekehrt wird bei falsch eingegebenen Zugangsdaten an dieser Stelle eine entsprechende Fehlermeldung generiert.

Hinweis für Nutzer des DPD-Live-Systems:

Wenn Sie mit dem Live-System der DPD-Versandschnittstelle arbeiten, dann können Sie die entsprechenden Zugangsdaten mithilfe Ihrer DPD-Kundennummer beantragen. Die Freischaltung des Webservices wird über den DPD-Vertrieb gesteuert. Für weitere Fragen wenden Sie sich daher bitte an den zuständigen Ansprechpartner des DPD-Vertriebs.

Bereich "DPD Allgemeine Einstellungen"

Der wichtigste Punkt in diesem Bereich ist die Eintragung eines DPD-Depots. Dabei handelt es sich um das nächstgelegene Paketzentrum an Ihrem Standort, das durch eine vierstellige Ziffer gekennzeichnet ist. Diese wird nach Eingabe Ihres Landes und Ihrer Postleitzahl im Depotfinder auf der DPD-Webseite ermittelt und kann anschließend im entsprechenden Eingabefeld in den DPD-Einstellungen hinterlegt werden.

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Darüber hinaus können Sie in diesem Bereich die zu verwendende Schnittstellensprache sowie Ober- und Untergrenzen für das Gewicht Ihrer zu versendenden Pakete festlegen. Außerdem lässt sich die gesamte Schnittstellenverbindung hier bei Bedarf inaktiv setzen. Damit sind auch sämtliche in der Schnittstelle gespeicherten Versandaufträge nicht länger sichtbar.

Bereich "DPD PDF Einstellungen"

Hier lassen sich Einstellungen zur Gestaltung des im PDF-Format ausgegebenen Paketscheins vornehmen. Neben der Größe (A4 oder A6) können Sie die Position und damit die Anordnung des Paketscheins innerhalb des PDF-Dokuments festlegen, indem Sie bestimmen, wo der PDF-Druck beginnen soll (z.B. oben links).

Bereich "DPD Predict / Benachrichtigung"

In diesem Bereich lässt sich festlegen, ob und in welcher Form Ihre Kunden Zustellbenachrichtigungen zu ihren Paketen erhalten können. Bei DPD heißt dieser Zusatzservice "Predict" und ist als kostenpflichtige Zusatzleistung (mit unter anderem Live-Tracking) für die Kunden verfügbar. Allerdings gilt es hier zu beachten, dass dieser Dienst nicht zu allen DPD-Produkten kompatibel ist. Einsetzbar ist Predict aber z.B. mit dem Produkt "DPD Classic".

Die Versandbenachrichtigungen können grundsätzlich entweder per E-Mail oder SMS an die Kunden versendet werden (sofern DPD Predict aktiviert wurde). Hierbei ist zwischen zwei Alternativen zu unterscheiden: Bei den ersten beiden Auswahlmöglichkeiten ("E-Mail" / "SMS") ist es notwendig, dass Sie eine bestimmte E-Mail-Adresse oder SMS manuell in das Eingabefeld "Predict E-Mail/SMS" eintragen. Das kann etwa Ihre interne E-Mail-Adresse sein (z.B. versand@myfactory.exp), von der aus die Zustellbenachrichtigungen dann an die E-Mail-Adressen der einzelnen Kunden weitergeleitet werden.

Anders sieht es hingegen bei den letzten beiden Auswahlmöglichkeiten aus: Mit diesen Einstellungen werden E-Mail-Adressen bzw. Telefonnummern der Kunden dynamisch ermittelt und je nach gewählter Option aus verschiedenen Adress- bzw. Ansprechpartner-Datenfeldern herangezogen.
Mit der Option "E-Mail aus Empfängeradresse" prüft die myfactory zunächst, ob in den Belegdetails des Versandbelegs ein Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse eingetragen ist. Ist dies nicht der Fall, dann fragt das System den im Beleg hinterlegten Adressdatensatz auf eine eingetragene E-Mail-Adresse ab usw.

Ähnlich verhält es sich mit der Auswahlmöglichkeit "SMS an Telefonnummer des jeweiligen Beleg Kontakts / Adresse". Auch hier fragt die myfactory zunächst den in den Belegdetails hinterlegten Ansprechpartner auf eine dort vermerkte Telefonnummer ab. Kann dort nichts gefunden werden, so wird der im Beleg hinterlegte Adressdatensatz auf eine eingetragene Telefonnummer überprüft.

Bereich "DPD Adressen Einstellungen"

In diesem Abschnitt können Sie für den Paketschein bestimmen, dass dort ein abweichender Absender aufgedruckt werden soll. Dazu wählen Sie bitte die gewünschte alternative Adresse mit der Optionsschaltfläche [ ! ] unter "Anderer Absender" aus und hinterlegen diese in dem entsprechenden Eingabefeld. Da bei der Empfängeranschrift maximal 35 Zeichen auf einem DPD-Paketschein angedruckt werden können, haben Sie außerdem die Möglichkeit, in diesem Bereich die Checkbox "Strassen mit einer Länge über 35 Zeichen in Kontaktname Feld aufteilen" zu setzen. Damit umgehen Sie diese Begrenzung auf maximal 35 Zeichen, die z.B. bei spanischen Adressen durchaus vorkommen kann. Ist diese Option gesetzt, dann werden noch Teile des für den Ansprechpartnernamen vorgesehenen Eingabefeldes für den überlangen Straßennamen herangezogen.

Bereich "DPD Gefahrgut Einstellungen"

Die in diesem Bereich vorhandene Checkbox prüft, wenn sie gesetzt wird, ob in den Belegdetails des Versandbelegs die Option "Begrenzte Menge (LQ)" aktiviert wurde. Ist dies der Fall, so wird DPD über die Schnittstelle darüber informiert, dass es sich um eine LQ-Lieferung (also einen Gefahrgutversand mit begrenzter Menge) handelt. Eine weitere Bedingung für den Versand eines solchen Pakets ist, dass darauf noch zusätzlich ein LQ-Aufkleber angebracht sein muss.

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Register "DPD Produkte"

Auf diesem Reiter nehmen Sie die Zuordnung der myfactory-Versandarten zu den einzelnen DPD-Produkten vor. Dabei sollte jedem verwendeten DPD-Produkt eine eigene myfactory-Versandart zugeordnet sein und keine Versandart zweimal vergeben werden. Darüber hinaus ist es essentiell wichtig, dass bei jeder hier eingetragenen myfactory-Versandart zuvor DPD als Versanddienstleister hinterlegt wurde (siehe obiges Kapitel zu den Versandarten).

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Paketscheine Erstellen

Die DPD-Versandschnittstelle bietet Ihnen zwei Möglichkeiten zum Erzeugen eines DPD-Paketscheins. Zum einen lässt sich ein Paketschein in der Verkaufsbelegerfassung bzw. Verkaufsschnellerfassung über den Versandbeleg erstellen und anschließend über die Versandschnittstelle an DPD übertragen. Zum anderen können Sie die Paketscheine auch direkt über die Versandschnittstelle erzeugen und an DPD übermitteln. Im Folgenden sollen beide Wege detailliert aufgezeigt werden.

Szenario 1: Paketscheine über die Verkaufsbelegerfassung bzw. Verkaufsschnellerfassung Erstellen

Für das Erfassen und Verarbeiten eines Versandbelegs können nur bestimmte myfactory-Belegarten herangezogen werden. Die häufigste (und natürlich auch sinnigste) Belegart dürfte dabei der Lieferschein sein. Möglich sind jedoch auch Rücklieferscheine, Sofortlieferscheine sowie Reparaturlieferungen. Ebenso als Versandbeleg einsetzbar sind Sofort- oder Direktrechnungen sowie Barverkaufsbelege.

Voraussetzung für das Erstellen eines Paketscheins ist das Eintragen einer DPD-konformen Versandart in den Belegdetails - also einer myfactory-Versandart, der DPD als Versanddienstleister zugeordnet wurde (siehe oben). Alternativ lässt sich eine solche Versandart für bestimmte Kunden oder Kundengruppen in den Stammdaten auch fest vorgeben.

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Ist diese Grundvoraussetzung erfüllt, können Sie im nächsten Schritt einen Paketschein erstellen. Diese Funktion erreichen Sie, indem Sie das Kontextmenü über die [ Beleg ]-Schaltfläche öffnen und zum Menüpunkt "Paketschein erstellen" navigieren.

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Nach einem Klick darauf werden Sie zunächst gefragt, ob Sie einen neuen Paketschein erstellen möchten. Bejahen Sie dies, wird der Paketschein im PDF-Format anhand der vorgegebenen Grundeinstellungen erzeugt und dem Beleg als Belegdokument angehängt. Wie in folgendem Screenshot zu sehen ist, können zu einem Versandbeleg bei Bedarf auch mehrere Paketscheine erzeugt werden.

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Für jeden Paketschein wird eine Tracking-Nummer bzw. Paketverfolgungsnummer generiert und in die Belegdetails eingetragen. Für den Fall, dass Sie zu einem Beleg mehr als einen Paketschein erstellen, wird bei jeder neuen Paketscheingenerierung auch eine neue Tracking-Nummer erzeugt, und die bestehende Tracking-Nummer überschrieben.

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Den fertigen Paketschein können Sie mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag in den Belegdokumenten aufrufen bzw. herunterladen (je nach Browser-Einstellung) und ihn bei Bedarf auch ausdrucken. Die jeweilige Belegnummer ist als Referenz auf dem Paketschein vermerkt.

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Verkaufsschnellerfassung

Die hier gezeigte Vorgehensweise gilt auch für die Verkaufsschnellerfassung. Diese wird daher nicht noch einmal gesondert dargelegt.

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Szenario 2: Paketscheine direkt über die Versandschnittstelle Erstellen

Der Menüpunkt "Datenübertragung" ist das Herzstück der DPD-Versandschnittstelle. Hiermit können Sie Ihre Versandauftragsdaten direkt an DPD übermitteln. Im oberen Bereich stehen Ihnen hierzu verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. So lassen sich die Versanddatensätze - gefiltert nach Lieferdatum und Versanddienstleister (aktuell DPD) - in der unteren Listview-Ansicht darstellen. Außerdem können Sie im oberen Bereich bestimmen, ob nur die übergebenen (sinnvoll für die Paketnachverfolgung) oder nur die nicht übergebenen Datensätze (sinnvoll für einen Überblick über die noch zu übermittelnden Versandaufträge) dargestellt werden sollen. Alternativ können natürlich auch alle Datensätze angezeigt werden.

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Damit Ihre Versandauftragsdaten nun in der Schnittstellenoberfläche angezeigt werden, erfassen Sie zunächst wieder ganz normal einen Versandbeleg in der Verkaufsbeleg- oder -schnellerfassung und achten bitte darauf, dass in den Belegdetails eine DPD-kompatible Versandart hinterlegt ist (mit DPD als eingetragener Versandschnittstelle). Anders als bei Szenario 1 erstellen Sie in der Belegerfassung nun jedoch keinen DPD-Paketschein, sondern wechseln in den Dialog "Datenübertragung". Dort können Sie der Schnittstelle per "Übergeben"-Checkbox mitteilen, welche der hier angezeigten Versandaufträge an DPD übermittelt werden sollen. Alternativ lässt sich über die Schaltflächen im linken unteren Bereich des Dialogs eine Massenauswahl an Datensätzen vornehmen. Neben der Möglichkeit, bereits angehakte Datensätze per [ Keine ]-Button kollektiv zu deselektieren, können Sie auch direkt sämtliche Versandaufträge per [ Alle ]-Button auswählen. Eine selektivere Möglichkeit ist die Schaltfläche [ Alle ohne Tracking ], mit der Sie explizit die noch nicht übergebenen Versandaufträge auswählen können. Haben Sie einen oder mehrere Datensätze für die Datenübertragung vorgemerkt, können Sie den Übermittlungsprozess per [ Übertragen ]-Schaltfläche anstoßen.

Nachdem Sie die darauffolgende Hinweismeldung bejaht haben, werden die Versanddaten zu jedem selektierten Datensatz über die Schnittstelle übertragen und können nun von DPD erfasst werden.

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Sofern es sich um einen neuen zu übertragenden Versandauftrag handelt, wird durch die Datenübermittlung in den Belegdetails des Versandbelegs eine neue Tracking-Nummer hinterlegt. Wurde zu einem Versandbeleg bereits zuvor ein Paketschein erstellt, so wird eine bereits vorhandene Paketverfolgungsnummer - wie in der Hinweismeldung beschrieben - durch eine neue Nummer ersetzt. Gleichzeitig wird aus der Schnittstelle heraus der Paketschein erzeugt und dem Versandbeleg als Belegdokument angehängt.

Ist der Datenübermittlungsprozess beendet, wird automatisch der Dialog des Versandprotokolls aufgerufen, der manuell unter "Verkauf / Kommissionierung / Versandschnittstelle / Versandprotokoll" zu erreichen ist.

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In dieser Auswertung können Sie sich nochmals einen detaillierten Überblick über Ihre übermittelten Versandaufträge verschaffen und sehen etwa anhand der "Message"-Spalte, welche Art von Änderung jeweils vorgenommen wurde (z.B. "Belegupdate abgeschlossen" - durch Erzeugung eines angehängten Paketscheins und Eintragung einer Tracking-Nummer) und ob diese Änderung erfolgreich war oder ob bei der Übermittlung eines Datensatzes ein Fehler generiert wurde. Passend dazu können Sie im oberen Filterbereich einschränkend nur jene Datensätze anzeigen lassen, die mit bzw. ohne Fehler übermittelt worden sind.

Der Lieferstatus der seitens DPD bereits erfassten Versandaufträge kann nach ihrer Übermittlung anhand der von DPD eingescannten Tracking-Nummer ebenfalls über die Schnittstelle (Menüpunkt "Datenübertragung") nachverfolgt werden. Dazu haken Sie bitte erneut die "Übergeben"-Checkbox per Einzel- oder Massenauswahl an. Wenn Sie anschließend auf die [ Trackingstatus ]-Schaltfläche klicken, so wird eine Anfrage zum Zustellstatus eines Auftrags über die Schnittstelle an DPD übermittelt. Unter der Voraussetzung, dass DPD die zugehörige Tracking-Nummer schon erfasst hat, wird der Tracking-Status für jeden Datensatz aktualisiert und in der entsprechenden Spalte dargestellt (z.B. "im Paketzustellungszentrum").
Detaillierte Informationen zum Zustellstatus einer Lieferung erhalten Sie, wenn Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Datensatz ausführen und den daraufhin eingeblendeten Kontextmenüeintrag "Tracking Detailinfos" aufrufen.

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Dort erhalten Sie anhand eines Zustellverlaufs ausführliche Informationen darüber, wo sich das zu liefernde Paket zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet. Der neueste Status wird anhand eines entsprechenden Hakens im "Zustellstatus"-Fenster ausgewiesen.

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