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Konfiguration autom. E-Mail Abwesenheitsnachrichten


In der Konfiguration von Posteingängen unter < Kommunikation / Meine Postfächer > oder < Kommunikation / Gemeinsame Postfächer > lässt sich für jedes Postfach eine Abwesenheitsnachricht konfigurieren.

Voraussetzung für das Versenden von Abwesenheitsnachrichten

Damit ein Benutzer für ein Postfach Abwesenheitsnachrichten versenden kann, muss ein Mitarbeiter-Stammdatensatz inkl. E-Mail-Adresse vorhanden sein, welcher dem Benutzer zugeordnet wurde.

Werden die Postfachdetails aufgerufen, steht für die Konfiguration der Abwesenheitsnachrichten eine Schaltfläche zur Verfügung.

E-Mail Abwesenheit 0

Über die Schaltfläche werden die einzutragenden Parameter für die Konfiguration der Abwesenheitsnachrichten aufgerufen.

E-Mail Abwesenheit 1

Automatische Antworten senden

Ist diese Option aktiviert, ist das Automatische Senden von Abwesenheitsnachrichten im angegebenen Zeitraum aktiv.

von ... bis

In den Datumsfeldern "von" und "bis" kann ein Zeitraum angegeben werden, in dem die Abwesenheitsnachrichten versendet werden sollen.

Vorlage neutral

In diesem Feld kann eine vorhandene E-Mail-Vorlage angegeben werden, welche versendet wird, sofern der Absender einer eingehenden E-Mail-Adresse in der myfactory nicht bekannt ist.

Vorlage persönlich

Ist die Absenderadresse einer eingehenden E-Mail in der myfactory bekannt, so wird die E-Mail-Vorlage aus dem Feld "Vorlage persönlich" versendet.

E-Mail-Vorlagen

In beiden zu hinterlegenden E-Mail-Vorlagen können die Platzhalter $FromDate$ und $ToDate$ verwendet werden, um bspw. im E-Mail-Text der Abwesenheitsnachricht den Zeitraum der Abwesenheit auszugeben. Hierbei werden die Datumsangaben von .. bis aus dem Konfigurationsdialog in die E-Mail eingefügt.

E-Mail Abwesenheit 2

Signatur

Sofern keine Signatur in den E-Mail-Vorlagen hinterlegt wurde, wird die in diesem Feld hinterlegte Signatur-Vorlage in der Abwesenheitsnachricht verwendet.

Sendehäufigkeit

In der Regel ist es ausreichend, eine Abwesenheitsnachricht nicht allzu häufig zu versenden, um den Absender über die Abwesenheit zu informieren. Über diese Option kann die Sendehäufigkeit einer Abwesenheitsnachricht für einen Absender konfiguriert werden.

Hat der Absender der E-Mail bereits eine Abwesenheitsnachricht erhalten, so erfolgt ein erneuter Versand der Abwesenheitsnachricht erst nach dem konfigurierten Intervall.

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