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Die XRechnung: Korrekte Konfiguration in der myfactory

Gemäß der E-Rechnungsverordnung des Bundes dürfen seit 27. November 2020 nur noch normgerechte elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden der Bundesverwaltung) übermittelt werden. Dies soll in Form des XRechnung-Formates geschehen.

Ähnlich wie ZUGFeRD erlaubt es dieses maschinenlesbare XML-Format, elektronische Rechnungen auf Seiten des Rechnungsempfängers automatisch einzulesen und weiterzuverarbeiten. Anders als ZUGFeRD wird das erzeugte XML jedoch nicht in ein PDF-Dokument eingebettet, sondern als separate Datei an den Rechnungsempfänger gesendet (ggf. auch zusätzlich zur PDF-Rechnung). Dieses How-To-Kapitel erläutert Ihnen die XRechnung-Konfiguration an den verschiedenen Stellen in der myfactory im Zusammenhang.

1. Kundenindividuelle Konfiguration der XRechnung
2. Zahlungs- und Bankkontoinformationen konfigurieren
3. Übermittlung der XRechnung an Ihren öffentlichen Auftraggeber

1. Kundenindividuelle Konfiguration der XRechnung

Die Mehrzahl an Konfigurationsmöglichkeiten für die XRechnung lässt sich - direkt auf den Kunden zugeschnitten - im Kundenstamm festlegen. Im Register "Druckdaten" können Sie insbesondere bestimmen, ob und wie die XRechnung beim Beleg-Mailversand zum Tragen kommt und ob rechnungsbegleitende Dokumente in die XRechnung integriert werden sollen.

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Die für die Konfiguration der XRechnung relevanten Parameter sind dabei die folgenden:

Leitweg-ID

Wenn Sie einem öffentlichen Auftraggeber auf elektronischem Wege eine Rechnung im XML-Format zukommen lassen möchten, dann benötigt dieser öffentliche Rechnungsempfänger eine sogenannte Leitweg-ID. Dabei handelt es sich um eine zusammengesetzte Identifikationsnummer, die Ihnen die öffentliche Stelle vorab mitteilt. Für das automatische Einlesen der Rechnung auf Seiten des Rechnungsempfängers muss diese Leitweg-ID in der übermittelten XML-Datei (als Käufer-Referenz im verpflichtenden Feld "Buyer Reference") enthalten sein. Zu diesem Zweck kann die Leitweg-ID beim Kunden (und auch in den Belegdetails der Rechnung) eingetragen werden.

XRechnung

Mit dieser Dropdown-Liste können Sie bestimmen, ob und wie eine XRechnung als XML-Datei an eine Beleg-E-Mail angefügt wird. Hierbei stehen Ihnen zwei Optionen zur Auswahl:

(leer):
Es wird keine XRechnung für den Mailversand erzeugt und somit auch nicht an die Beleg-E-Mail angehängt.

XRechnung ersetzt PDF beim Mailversand:
Mit dieser Option legen Sie fest, dass anstelle des üblicherweise als Mailanhang verwendeten PDF-Dokuments eine XRechnung als XML-Datei an die Beleg-E-Mail des Kunden angehängt wird.

XRechnung zusätzlich beim Mailversand:
Möchten Sie sowohl eine PDF-Rechnung als auch eine XRechnung zusammen mit der Beleg-E-Mail versenden, so wählen Sie bitte diese Option aus.

Dokumente in X-Rechnung einbinden

Diese Option findet sich zum einen als Auswahlliste im Register "Druckdaten" des Kundenstamms und zum anderen als gleichnamige Checkbox unter "Administration / Grundlagen / Register Belegausgabe".

Mit der Einstellung "Einbinden" wird die gleichnamige globale Grundlagenoption kundenindividuell übersteuert. Wenn Sie das nicht möchten, dann treffen Sie bitte die Auswahl "(Wie Grundlagen)".

Haben Sie die Einstellung "Einbinden" gewählt (oder alternativ "(Wie Grundlagen)", sofern dort die Checkbox gesetzt ist), so wird bei der Verwendung einer XRechnung als elektronisches Rechnungsformat (z.B. manueller Download einer XRechnung im Belegdruck der VK-Belegerfassung) automatisch ein rechnungsbegleitendes bzw. begründendes Dokument in die XML-Datei der XRechnung mit eingebunden.

Beispiel: Der öffentliche Auftraggeber, an den eine XRechnung adressiert werden soll, verlangt ein rechnungsbegleitendes PDF-Dokument. Darin soll als Nachweis zur Rechnungsfreigabe beispielsweise die Unterschrift des Firmenchefs integriert sein.

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Derzeit werden für die Einbettung in die XRechnung die folgenden Dateitypen bzw. Dateiformate unterstützt:
  • PDF ("application/pdf")

  • PNG ("image/png")

  • JPEG ("image/jpeg")

  • XLSX ("application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (*.xlsx)")

  • CSV ("text/csv")
Möchten Sie nur die XRechnung ohne integriertes rechnungsbegleitendes Dokument an den Kunden versenden, so wählen Sie bitte die Option "Nicht einbinden" aus.

Neben den hier aufgeführten Möglichkeiten haben Sie im Dialog der Inkassoarten auch noch die Option, Ihre eigenen Bankkontodaten sowie ein Zahlungskennzeichen für die zu verwendende Zahlungsart in der elektronischen XRechnung mit zu übermitteln. Für weitere Informationen hierzu konsultieren Sie bitte das Hilfekapitel Inkassoarten.

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2. Zahlungs- und Bankkontoinformationen konfigurieren

Im nächsten Konfigurationsschritt können Sie Ihrer XML-Datei Zahlungs- und Bankverbindungsinformationen mitgeben. In dem Zusammenhang besonders wichtig ist die Checkbox "Bankkontodaten in ZUGFeRD/XRechnung übertragen" (siehe unten).

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ZUGFeRD/XRechnung Code für die Zahlungsart

Mit dieser Auswahlliste können Sie einer Inkassoart als Code ausgedrückte (z.B. 10 für "Bargeld") erwartete oder genutzte Zahlungsmittel mitgeben, die dann als Zusatzinformation bzw. Zahlungskennzeichen für die mit der Inkassoart verknüpften Zahlungskondition genutzt und in einem elektronischen ZUGFeRD- bzw. XRechnung-Dokument mit übertragen werden kann.

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Bankkontodaten in ZUGFeRD/XRechnung übertragen

Ist diese Checkbox gesetzt, dann werden Ihre eigenen Bankverbindungsdaten bei der Übermittlung der mit einer passenden Inkassoart verknüpften Zahlungskondition in einem elektronischen ZUGFeRD- oder XRechnung-Dokument automatisch mit übertragen. Das Aktivieren dieser Checkbox wird für eine korrekte Übertragung Ihrer XRechnung dringend empfohlen. Ohne das Einbetten Ihrer Zahlungsinformationen kann es zu entsprechenden Fehlermeldungen kommen.

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3. Übermittlung der XRechnung an Ihren öffentlichen Auftraggeber

Im letzten Schritt können Sie noch die Ausgabe bzw. Weiterleitung Ihrer XRechnung steuern. Hierbei gibt es in der Verkaufsbelegerfassung zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie die XML-Datei zunächst manuell auf Ihre Festplatte herunterladen, zum anderen lässt sich die XRechnung auch direkt mit oder anstelle des PDF-Rechnungsdokuments an den Kunden per E-Mail übermitteln.

Manueller XRechnung-Download

Über "Ausgabe umleiten" kann grundsätzlich definiert werden, ob die XRechnung für die spätere manuelle Übermittlung an Ihren Behördenkunden zunächst (zu Prüfzwecken) heruntergeladen werden soll.
Haken Sie dazu im Bereich der Ausgabeumleitung die Checkbox "XRechnung-Download" an, dann ändert sich die Schaltflächen-Bezeichnung entsprechend in "XRechnung":

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XRechnung mit oder anstelle der PDF-Rechnung versenden

Abhängig von der im Kundenstamm-Register "Druckdaten" getroffenen Konfiguration (sofern kein Leereintrag gewählt wurde; siehe oben) wird Ihr Rechnungsbeleg entweder als PDF-Ersatz oder zusätzlich zum gängigen PDF-Dokument an die Beleg-E-Mail angehängt. Im nachfolgenden Screenshot-Beispiel ist eine Konfiguration mit beiden Formaten bzw. Dateitypen abgebildet:

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ZUGFeRD 2.1.1 und XRechnung

Mit der neuesten Version 2.1.1 unterstützt ZUGFeRD auch die verwaltungsspezifischen Anforderungen und Vorgaben der XRechnung in Deutschland (XRECHNUNG-Profil). Wenn Sie für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern bevorzugt den ZUGFeRD-Standard verwenden, dann können Sie Ihre elektronischen ZUGFeRD-Rechnungen als XRechnung-konforme XML-Dateien an die entsprechenden Behörden übermitteln und haben gleichzeitig die Möglichkeit, über die maschinenlesbare Form des XML-Schemas hinaus menschenlesbare PDF-Dokumente mit an die öffentliche Verwaltung zu übergeben (siehe auch Hilfekapitel >> myfactory und ZUGFeRD: Automatisierter Austausch elektronischer Rechnungen).

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