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Anzahlungs- und Schlussrechnung



Mit der myfactory haben Sie die Möglichkeit Anzahlungsrechnung sowie die dazugehörigen Schlussrechnungen erstellen zu können. Zu beachten gilt hierbei, die IST-Versteuerung bei Anzahlungsrechnungen, d. h. die Umsatzsteuer wird erst mit Zahlungseingang fällig. Arbeiten Sie auch mit der myfactory.FMS werden alle Buchungen automatisch im Hintergrund angelegt. Im folgenden beschreiben wir Ihnen die Einstellungen sowie den grundsätzlichen Ablauf.

Konfigurationen



Damit Sie die Anzahlungs- und Schlussrechnungen korrekt erstellen können und die Verbuchung vorgenommen werden kann sind zunächst einige Einstellungen vorzunehmen.

Im Bereich Verkauf - Grundlagen - Konfiguration - Konfiguration Anzahlungsrechnungen hinterlegen Sie den gewünschten Artikel, den Sie für Anzahlungen verwenden möchten sowie die Texte, die auf der Schlussrechnung erscheinen sollen.

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Bei dem Artikel sollte es sich um einen Artikel vom Artikeltyp "Artikel ohne Bestandsführung" handeln.

Der Textausweis bei Schlussrechnungen bestimmt, ob die darunter definierten Texte als Positions- oder als Fusstexte erscheinen sollen. Dabei können Sie zusätzlich entscheiden, wann die Texte eingetragen werden sollen.
"...beim Generieren" bedeutet sobald der Beleg erstellt wurden, werden die Texte erzeugt und in den Beleg eingetragen. Sie sehen also direkt die Texte mit den ersetzten Variablen. Nachteil hierbei ist jedoch, wenn Sie die Positionswerte abändern, verändert sich nicht der Text.
"...beim Drucken" erzeugt die Texte erst im Zuge der Druckausgabe, in der Belegerfassung sehen Sie diese also nicht. Wenn Sie jedoch in dem Fall den Positionsbetrag ändern, wird auch die Druckausgabe entsprechend angepasst.

In die Textfelder tragen Sie die gewünschten Texte mit Variablen ein, die auf Ihren Belegen erscheinen sollen.

Bitte beachten Sie:

Bei der Schlussrechnung gibt es genaue gesetzliche Vorgaben, welche Informationen enthalten sein müssen. Achten Sie bei der Erfassung also immer auf die korrekten Formulierungen und Bestandteile.


Weiterhin sind verschieden Sachkonten einzutragen.

Rufen Sie über Rechnungswesen - Finanzbuchhaltung - Grundalgen - Festkonten zunächst den folgenden Dialog auf:
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Hier ist in das Feld "Angeforderte Anzahlungen" das entsprechende Konto einzutragen (Im Falle des SKR03 ist dies üblicherweise das Konto 1710). Dieses Konten sollten Sie wie folgt anpassen:
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Auf dieses Konto wird die Anzahlungsposition bei der Übergabe verbucht.

Rufen Sie nun über Rechnungswesen - Finanzbuchhaltung - Grundalgen - Standardkonten den Dialog zur Zuordnung der Sachkonten auf:
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Hier tragen Sie in die Spalten "USt. NF" das Konto für die nicht fällige Umsatzsteuer ein. (Bei 19% und SKR03 ist dies üblicherweise 1766). In die Spalte "Erh. Anz." tragen Sie das Konto ein, auf das die Anzahlung beim Geldeingang umgebucht werden soll.

Mit diesen Einstellungen haben Sie die Vorkehrungen getroffen um korrekte Anzahlungs- und Schlussrechnungen erstellen zu können.

Üblicher Ablauf



Im Folgenden zeigen wir Ihnen den üblichen Ablauf an einem vereinfachten Beispiel:

Der Kunde kauft 10.000 Hämmer und soll eine Anzahlung über 10.000 Euro netto leisten.

Zunächst erstellen wir eine Auftragsbestätigung über die Hämmer:
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Nach dem Verarbeiten, führen wir die AB zu einer Anzahlungsrechnung fort:
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In den neu erstellen Beleg Anzahlungsrechnung wurde nun automatisch der in der Konfiguration hinterlegte Artikel für Anzahlungen eingetragen. Die Positionen der Auftragsbestätigungen wurden zur Information als Text-Positionen übernommen. Diese können Sie, falls gewünscht, herauslöschen. Allerdings sollten Sie Ihrem Kunden einen klaren Bezug mitteilen, damit er die Anzahlungsrechnung auch korrekt zuordnen kann.
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Wurde die Anzahlungsrechnung in die Finanzbuchhaltung übergeben ist ein Offener Posten vorhanden. Sie können wie gewohnt die Zahlung zu diesem Offenen Posten erfassen (Buchungserfassung, Kontoauszugsimport, Lastschrift, Zahlungseingangs-Dialog, etc.).
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Bitte beachten Sie:

Es ist nicht zwingend notwendig, dass der gesamte Betrag bezahlt wird. Wird nur ein Teil der Anzahlungsrechnung beglichen, erfolgt auch nur die Umsatzsteuermeldung für den gezahlten Anteil. Bei der Schlussrechnung werden nur die tatsächlich gezahlten Beträge berücksichtigt.


Rufen Sie nun die ursprüngliche Auftragsbestätigung auf und führen Sie diese zu einem Lieferschein fort. Aus diesem Lieferschein heraus erstellen Sie die Schlussrechnung:
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Die Schlussrechnung könnte wie folgt aussehen:
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Die Texte wurde als Fusstext beim Generieren eingetragen.

Beim Verarbeiten der Schlussrechnung wird die Anzahlungsrechnung "ausgebucht" und die korrekten Erlöskonten angesprochen.

In der Buchhaltung werden die folgenden Buchungssätze erzeugt:

Verbuchen der Anzahlungsrechnung:
Debitoran Angeforderte Anzahlungen (1710)
an Umsatzsteuer nicht fällig


Verbuchen der Zahlung:
Bankan Debitor
Angeforderte Anzahlungenan Erhaltene Anzahlungen
Umsatzsteuer nicht fälligan Umsatzsteuer


Verbuchen der Schlussrechnung:
Debitor
Geleistete Anzahlungen
an Erlöse
an Umsatzsteuer

Wurde die Anzahlungsrechnung nicht vollständig bezahlt erfolgt zusätzlich eine Ausbuchung des Differenzbetrages.

ACHTUNG!

Die korrekten Umsatzsteuerbuchungen sind nur im Zusammenhang mit der myfactory.FMS möglich. Bei externen Buchhaltungsprogrammen liegt die Verantwortung der korrekten Umsatzsteuerverbuchung bei diesem Programm.


Weitere Informationen zum Thema:

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