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Wie werden Zeitkontingente verbraucht?


Die Ihren Kunden überlassenen Zeitkontingente sind in der myfactory eng verknüpft mit den hier verfügbaren Zeiterfassungsarten sowie den damit einhergehenden Zeitabrechnungen. Die einem Kunden zugeordneten Stundenguthaben lassen sich also immer dann heranziehen, wenn Arbeitszeiten auf eine für den Kunden vorgesehene Dienstleistung in der myfactory erfasst werden. Für die Verwendung von Zeitkontingenten lässt sich zum einen die Support-Zeiterfassung ("Service / Supportfälle / Register Zeiterfassung") heranziehen, zum anderen können die Projekt- bzw. Kundenzeiterfassungen ("Projekte / Zeiterfassung / Kundenzeiterfassung bzw. Projektzeiterfassung") berücksichtigt werden.

Elementar dabei ist, dass Sie im Bereich der Zeitkontingenttypen angeben, welche der zur Verfügung stehenden Zeiterfassungen mit einem bestimmten Zeitkontingenttyp verknüpft werden sollen.

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Welche Zeiterfassungsart Sie für welchen Kontingenttyp berücksichtigt haben, können Sie im Dialog "Kunden Support-Zeitkontingente" im Register "Kontingente" in einer der drei entsprechenden Spalten (Kunden-ZE / Projekt-ZE / Support-ZE) noch einmal im Detail nachvollziehen.

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Weitere Informationen zu der jeweils genutzten Zeiterfassung erhalten Sie, wenn Sie mit Ihrem Mauscursor im "Zeitkontingente"-Dialog auf die Zeile "Erfasste, noch nicht abgerechnete Stunden" zeigen. Im daraufhin dargestellten Mouseover-Tooltip erkennen Sie direkt, mit welcher der berücksichtigten Zeiterfassungen Sie noch abzurechnende Stunden bereits protokolliert haben.

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Kontingentverbrauch anhand der Support-Zeiterfassung


Im Folgenden soll der Einsatz eines 20-Stunden-Kontingents anhand eines Beispiels aus der Support-Zeiterfassung exemplarisch gezeigt werden.

Verfallende Kontingente werden vor nicht-verfallenden Kontingenten aufgebraucht

Für die Zeitabrechnung werden zunächst verfallende Stundenkontingente herangezogen. Erst wenn diese aufgebraucht sind, berücksichtigt die myfactory für den Verbrauch jene Kontingente, die zum Ende eines eingestellten Intervalls nicht verfallen.

Zunächst erfassen Sie zu einem Supportfall bitte die zugehörigen Arbeitszeiten für einen Kunden. Hierbei gilt es zu beachten, dass sowohl bei dem hinterlegten Zeittyp als auch bei der ausgewählten Aktivität die "Berechnen"-Checkbox gesetzt ist (in diesem Fall unter "Service / Grundlagen / Zeiterfassungstypen"). Damit gewährleisten Sie, dass die auf den Supportfall erfassten Zeiten später auch in der Zeitabrechnung auftauchen.

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Wenn Sie die Support-Zeiterfassung beendet haben, können Sie in den Dialog "Kunden Support-Zeitkontingente" wechseln. Dort erkennen Sie anhand der Zeile "Erfasste, noch nicht abgerechnete Stunden" direkt, dass die erfassten Zeiten bereits für die Abrechnung und Kontingentbuchung vorgemerkt sind.

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Anschließend können Sie den Zeitabrechnungsassistenten (unter "Service / Zeitabrechnung") starten.

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In dem Bereich "Offene Abrechnungen" sollten Sie nun den noch mit dem Stundenkontingent zu verrechnenden Supportfall sehen.

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Wenn Sie dann auf [ Weiter ] klicken, haben Sie die Möglichkeit, den dort angezeigten Lieferschein mit den erfassten Supportfallzeiten abzurechnen.

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Wechseln Sie nach der Beendigung des Assistenten zurück zum Dialog "Kunden Support-Zeitkontingente". Wurde die Zeitabrechnung korrekt durchgeführt, dann sollte sich die Summe des verfügbaren Kontingent-Guthabens entsprechend verringert haben. Die zweite der oberen beiden Zeilen sollte in unserem Beispiel keine vorgemerkten Stunden mehr ausweisen. Außerdem sollte sich das in der Spalte "Restkontingent" abzulesende Guthaben nun auf 10 statt 20 Stunden belaufen.

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Das passiert, wenn Sie ein Kontingent überziehen

Wenn die Anzahl der in der Zeiterfassung erfassten Arbeitsstunden größer ist als das zur Verfügung stehende Restkontingent, dann werden in der nachfolgenden Zeitabrechnung immer zwei Belegpositionen angelegt: Eine Position weist das noch verbleibende kostenlose Stundenguthaben aus, in der zweiten Position wird die verbleibende erfasste Restzeit auf Basis des hinterlegten Stundensatzes auf herkömmliche Weise berechnet und entsprechend ausgewiesen.

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