myfactory Online-Hilfe

Inhalt

Wie werden Zeitkontingente angelegt und aufgeladen?

1. Zeitkontingenttypen
2. Beleggesteuertes Erstellen/Aufladen von Kontingenten (Aufladen von Kontingenten über Artikelverkauf)
3. Intervallgesteuertes Erstellen/Aufladen von Kontingenten (Automatisches Aufladen von Kontingenten)

Es gibt verschiedene Szenarien, in welchen es sich anbietet, Zeitkontingente in der myfactory einzusetzen. Denkbar ist zum Beispiel, dass Sie Ihrem Kunden in regelmäßigen Abständen ein kostenpflichtiges Kontingent als Hauptgegenstand eines Vertrags zur Verfügung stellen (Supportvertrag mit Stundenkontingent).
Ebenso könnten Sie auch ein kostenloses Kontingent - entweder als zusätzliche Belegposition oder als separates Pauschalangebot mit einer begrenzten Gültigkeitsdauer - zusätzlich zu einem Miet- bzw. Abomodell in regelmäßigen Intervallen anbieten.

Sie können Kontingente zwar manuell erstellen und aufladen (siehe Hilfekapitel Zeitkontingente), werden für obengenannte Szenarien in der Regel jedoch auf das automatisierte Erstellen und Aufladen von Kontingenten zurückgreifen. Dies lässt sich zum einen über die Verwendung von Intervallen (kostenlose Kontingente) bewerkstelligen, zum anderen über den Artikelverkauf eines Kontingents in einem Rechnungsbeleg (kostenpflichtige Kontingente).

1. Kontingenttypen anlegen

Bevor Sie Zeitkontingente erzeugen und verbrauchen können, ist es notwendig, dass Sie Kontingenttypen anlegen. Sie bilden die Grundlage für die Stundenguthaben.
Die Zeitkontingenttypen definieren Sie im Bereich "Service / Grundlagen / Zeitkontingenttypen". Jeder Kontingenttyp erfordert einen eigens zu definierenden Artikel. Es können sowohl einmalige als auch wiederkehrende Kontingentpakete erzeugt werden. Ebenso kann hier festgelegt werden, welche myfactory-Zeiterfassungen auf einen Kontingenttyp zugreifen und ihn verbrauchen dürfen.

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Bezeichnung

Vergeben Sie hier bitte einen sinnvollen Namen für ein Zeitkontingent, damit Sie dieses für den Verkauf an den Kunden eindeutig zuordnen können. So lassen sich hier beispielsweise Informationen darüber festhalten, ob ein Kontingent verfällt oder nicht oder ob es aufladbar ist oder nicht. Ebenso lässt sich mit der Bezeichnung die Anzahl der zu verbrauchenden Stunden dokumentieren.

Artikel (Menge wird ignoriert)

Hier können Sie einen Artikel hinterlegen, der sich mit einem Zeitkontingenttypen verknüpfen lässt. Jeder Kontingenttyp erfordert einen eigens zugeordneten Artikel mit individueller Artikelnummer, d.h. jedem Kontingenttyp muss ein anderer Artikel zugeordnet werden. Als Artikeltyp hinterlegen Sie im Artikelstamm bitte wahlweise einen Dienstleistungsartikel oder einen Artikel ohne Bestandsführung. Damit vermeiden Sie das Auftreten von Lagerproblemen.

Wenn Sie den hier hinterlegten Artikel über eine Rechnung verkaufen, dann wird automatisch der mit diesem Artikel verknüpfte Kontingenttyp für den Kunden im Bereich "Zeitkontingente" angelegt oder aufgeladen (sofern schon vorhanden).

Im Verkaufsbeleg bitte immer Menge 1 für Kontingente angeben

Beachten Sie bitte, dass die Menge beim Verkauf derzeit nicht berücksichtigt werden kann. Das heißt, auch wenn Sie im Verkaufsbeleg die Menge 2 eingeben, so wird trotzdem immer genau 1 Kontingent verkauft. Folglich ist es auch nicht sinnvoll, z.B. 0,5 oder 1,1 Kontingente einzutragen. Vielmehr kann es sogar passieren, dass der Preis hierdurch negativ beeinflusst wird.

Menge (h)

In diesem Feld können Sie angeben, wie viele Stunden ein Zeitkontingent für den Kunden umfassen soll. Es können aktuell ausschließlich Stundenkontingente vergeben werden. Anders als bei der in der Verkaufsbelegerfassung zu hinterlegenden Menge ist es hier jedoch möglich, beispielsweise auch ein Kontingent über 7,5 Stunden zu vergeben.

Intervall

Anhand dieser Auswahlliste ist zunächst grundsätzlich zu unterscheiden, ob Sie ein einmaliges Kontingentpaket schnüren möchten (Kein) oder ob ein in bestimmten Intervallen wiederkehrendes Stundenguthaben definiert werden soll.

Wenn Sie kein Intervall festlegen, dann lässt sich das zugrunde liegende Kontingent beliebig lange nutzen und sukzessive aufbrauchen. Somit verfällt das Paket auch nicht (es sei denn, Sie geben im "Zeitkontingente"-Dialog ein maximales Gültigkeitsdatum an). Sie können ein Kontingent jedoch auch ohne zeitliches Intervall aufladen (entweder manuell über den Dialog "Zeitkontingente" oder über einen einmaligen Artikelverkauf; siehe Checkbox unten).

Entscheiden Sie sich hingegen für ein definiertes Zeitintervall, so können Sie mit dem jeweils gewählten Intervall ein Stundenkontingent automatisch (und ohne Verkaufsbeleg) aufladen. Ein Zeitkontingent mit monatlichem Intervall kann sich beispielsweise zu jedem Monatsbeginn (z.B. am 01.09., am 01.10. etc.) automatisch neu aufladen. Unabhängig von der gewählten Zeitspanne (diese reicht von täglich bis jährlich wiederkehrenden Intervallen) können intervallbezogene Kontingentpakete auch verfallen, sofern Sie dies konfiguriert haben. Eine intervallgesteuerte Aufladung von Stundenkontingenten kann z.B. dann genutzt werden, wenn Sie kostenlose Kontingente vergeben möchten bzw. entsprechende Pauschalen mit einem Kunden vereinbart haben.

Verfällt

Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, dann wird ein noch bestehendes Reststundenkontingent mit Beginn eines neuen (z.B. monatlichen) Intervalls nicht mit übernommen, sondern zum Intervallsende automatisch gelöscht bzw. abgezogen. Zum nächsten Intervallbeginn wird das betreffende Kontingent also wieder auf 0 gesetzt und ggf. neu aufgeladen.

Ist diese Checkbox nicht gesetzt, dann werden bestehende Reststunden automatisch in den neuen Intervallzeitraum übertragen und dem neu aufgeladenen Stundenkontingent zusätzlich gutgeschrieben.

Beispiel:

Sie vergeben ein Kontingent mit monatlichem Intervall und 20 Inklusivstunden. Aus dem alten Monatskontingent sind noch 4 nicht abgerufene Stunden übrig. Ohne gesetzte Checkbox werden diese 4 Reststunden in den neuen Monat übertragen, sodass dem Kunden insgesamt 24 Kontingentstunden zur Verfügung stehen.

Wenn Sie ein einmaliges Kontingent (also ohne Intervallbezug) vergeben möchten, dann ist diese Checkbox ausgegraut. Da es kein Intervall gibt, müssen Sie am Monatsende auch nicht festlegen, ob verbleibende Restkontingentstunden verfallen sollen oder nicht.

Wird durch Artikelverkauf aufgeladen

Ist diese Checkbox gesetzt, dann wird ein (intervallgesteuertes) Kontingent nicht automatisch zum Intervallbeginn aufgeladen, sondern benötigt den Verkauf eines definierten und beim Zeitkontingenttyp hinterlegten Artikels. Das Kontingent wird durch das Erstellen des zugehörigen Rechnungsbelegs nicht bei jedem Artikelverkauf neu angelegt, sondern ein einmal erzeugtes bestehendes Kontingent wird mit der Anzahl der im Kontingenttyp definierten Stunden durch den Artikelverkauf aufgeladen, d.h. besteht bereits ein (unverbrauchtes) Kontingent mit 20 Stunden und wird dieses Kontingent nochmals als Artikel in einem Rechnungsbeleg verkauft, dann werden 20 Stunden hinzuaddiert. Der Kunde verfügt dann über ein Zeitkontingent von 40 Stunden.

Aufladen durch Artikelverkauf ohne Intervall

Das Aufladen eines Kontingents durch einen Artikelverkauf ist auch ohne Zeitintervall (d.h. bei einem einmaligen Kontingentpaket) möglich. Allerdings ist die Aufladung dann nicht automatisierbar.

Ist die Checkbox nicht gesetzt, dann wird ein intervallabhängiges Kontingent automatisch zum jeweiligen Intervallbeginn aufgeladen, ohne dass ein Rechnungsbeleg generiert wird bzw. werden muss. In diesem Fall wird auch für ein bestehendes Kontingent jedes Mal ein neuer Eintrag im "Kunden Support-Zeitkontingente"-Dialog erzeugt. Für das obige Beispiel bedeutet dies, dass für dasselbe Kontingent (mit demselben zugrunde liegenden Kontingenttypen) jeweils zwei Einträge à 20 Stunden erzeugt werden.

Berücksichtigung bei Kundenzeiterfassung / Projektzeiterfassung / Supportzeiterfassung

Mit diesen drei Checkboxen bestimmen Sie jeweils, welche der in der myfactory zur Verfügung stehenden Zeiterfassungen auf das ausgewählte Kontingent zugreifen kann. Somit legen Sie also auch fest, welche Zeiterfassungsart das Kontingent aufbrauchen darf. Im Dialog "Zeitkontingente" können Sie unter "Ausstehend" einsehen, für welche Zeiterfassungsart wie viele Stunden aus dem Kontingent herangezogen (aber noch nicht abgerechnet) wurden. Dies ist beispielsweise dann praktisch, wenn Sie Ihre Stundenkontingente mit mehr als einer Zeiterfassungsart verknüpfen.

Anwendungsbeispiel: Wenn Sie mit Ihrem Kunden einen Support-Vertrag vereinbart haben, dann darf ausschließlich die Support-Zeiterfassung auf das ausgewählte Kontingent zugreifen. Dementsprechend dürfen auch nur Support-Zeiten über das betreffende Kontingent abgerechnet werden. In diesem Fall würden beispielsweise Projektzeiterfassungen über herkömmliche Rechnungen abgerechnet werden.

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2. Beleggesteuertes Erstellen/Aufladen von Kontingenten (Aufladen von Kontingenten über Artikelverkauf)

Eine praktische Methode zur automatisierten Nutzung von Zeitkontingenten ist das Erzeugen von Belegen über die Verkaufsbelegerfassung. Für dieses beleggesteuerte Erstellen bzw. Aufladen von Kontingenten ist es zunächst wichtig, dass Sie einen Kontingenttypen heranziehen, bei welchem die Funktion zum Aufladen durch Artikelverkauf aktiviert ist (siehe Kapitel 1: "Zeitkontingenttypen"). Mit dieser Funktion erzeugen Sie ein Zeitkontingent, das aufgrund der gewählten Kombination aus Kontingenttyp und Kunden stets einzigartig ist.

Damit wird gewährleistet, dass sich ein Kontingent nicht ungewollt automatisch auflädt, sondern ausschließlich über einen Rechnungsbeleg bzw. Artikelverkauf aufgeladen werden kann. Im nächsten Schritt können Sie den dem Kontingenttyp zugrunde liegenden Artikel in einen Verkaufsbeleg in der Belegerfassung einfügen und diesen verarbeiten.

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Wichtig: Alle Belegarten, die an die Finanzbuchhaltung übergeben werden können, erzeugen ein Zeitkontingent

Wenn Sie ein Zeitkontingent über den Artikelverkauf in einem Beleg erzeugen möchten, dann sollten Sie in der Verkaufsbelegerfassung stets eine Belegart verwenden, die an die Finanzbuchhaltung übergeben werden kann. Es sollte also immer eine Rechnungsbelegart sein (z.B. eine normale Rechnung oder eine Sofortrechnung). Alle Belegarten, die vorher in der Belegkette auftreten, erzeugen noch kein Kontingent. Es muss immer ein Verkauf stattgefunden haben.

Sofern Sie das erzeugte Kontingent erstmalig an den Kunden verkaufen, finden Sie es nach der Belegverarbeitung als neuen Eintrag im Dialog "Kunden Support-Zeitkontingente".

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Das Erzeugen eines Kontingents durch einen Artikelverkauf können Sie nutzen, um Ihrem Kunden in unregelmäßigen Abständen Stundenkontingente anzubieten, wenn er diese gerade benötigt. Der in den Belegdetails angegebene Liefertermin kann dabei als Gültigkeitsbeginn herangezogen werden. Dies erlaubt es Ihnen, Ihrem Kunden beispielsweise im August ein Kontingent anzubieten, welches jedoch erst im September aktiv wird.

Ein einmal per Rechnungsbeleg erzeugtes Kontingent lässt sich durch den Verkauf des zugrunde liegenden Kontingentartikels bei Bedarf immer wieder automatisch via Artikelverkauf aufladen. Ein bestehendes Restkontingent wird dann stets um die verkaufte Stundenmenge erhöht.

Möglicherweise möchten Sie Ihrem Kunden aber auch in regelmäßigen Abständen Kontingente verkaufen, welche anhand von Rechnungsbelegen turnusgemäß dokumentiert werden. In diesem Fall lässt sich der Kontingentverkauf mit der myfactory-Vertragsverwaltung verknüpfen und darüber steuern.

Hierzu benötigen Sie zuallererst einen geeigneten Kontingenttypen. Dieser sollte natürlich durch den Verkauf des ihm zugeordneten Artikels aufladbar sein. Weiterhin wird empfohlen, nicht die Intervallfunktion aus dem Zeitkontingente-Bereich zu verwenden, sondern die Intervallfunktion der Vertragsverwaltung heranzuziehen. Dementsprechend konfigurieren Sie hier bitte "Kein Intervall". Damit vermeiden Sie auch, dass ein Kontingent zum Ende eines Intervalls verfällt, was im Kontext eines vertraglichen Kontingentverkaufs ohnehin nicht gewünscht sein könnte. Stattdessen wird das Kontingent intervallgemäß über die Vertragsverwaltung aufgeladen.

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Im nächsten Schritt erstellen Sie bitte - wie aus der Vertragsverwaltung gewohnt (siehe auch Hilfekapitel Vertragsverwaltung) - einen Vorlagebeleg mit dem soeben konfigurierten Kontingenttypen bzw. dem damit verknüpften Artikel und verarbeiten diesen.

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Anschließend wechseln Sie in den Vertragsstamm und erstellen dort einen Vertrag mit den mit dem Kunden ausgehandelten Konditionen (alternativ funktioniert dies auch direkt im Vorlagebeleg unter der Schaltfläche [ Verträge ] ). Neben dem betreffenden Kunden selbst sollten Sie in den Vertragsgrundlagen insbesondere den zuvor angelegten Vorlagebeleg mit dem Kontingentartikel in das entsprechende Eingabefeld eintragen. Gemäß dem vereinbarten Vertragsturnus legen Sie bitte außerdem fest, auf welches Intervall sich die Belegpositionen im Vorlagebeleg beziehen sollen.

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Dieses Intervall hinterlegen Sie dementsprechend auch im Register "Belege". Auf diesem Reiter steuern Sie die eigentlichen Intervalleinstellungen, welche Sie normalerweise über den Service-Bereich "Zeitkontingente" vornehmen würden. Mit einem Klick auf die Detail-Schaltfläche [ … ] definieren Sie neben dem Intervall auch die dem Vorlagebeleg zugrunde liegende Belegart - in unserem Kontext ein Rechnungsbeleg.

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Ist soweit alles korrekt konfiguriert, können Sie einen ersten Generierungslauf zu Ihrem neuen Kontingent-Vertrag starten. Wenn Sie beispielsweise ein monatliches Intervall hinterlegt haben, dann können Sie jeden Monat einen vertragsgemäßen Rechnungsbeleg über den Generierungslauf erzeugen und dessen Erstellung im automatisch aufgehenden Generierungsprotokoll nachvollziehen.

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Wenn Sie dann im Anschluss den Dialog "Kunden Support-Zeitkontingente" aufrufen, so sollten Sie nach der Eingabe des zugehörigen Kunden dort einen neuen Kontingent-Eintrag vorfinden. In unserem Screenshot-Beispiel sind für das vertraglich verkaufte 20-Stunden-Kontingent bereits sechs Generierungsläufe durchgeführt worden. Da es nicht verfällt, hat das Kontingent durch die monatlich erzeugten Rechnungsbelege bzw. den monatlich stattgefundenen Artikelverkauf ein Gesamtguthaben von bisher 120 Stunden aufgeladen.

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Im Register "Bewegungen" sind die stattgefundenen Kontingentbuchungen nochmals einzeln aufgeschlüsselt und Sie können jeden Kontingentverkauf individuell nachvollziehen sowie bei Bedarf mit eigenen Informationen im Memo-Feld versehen.

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3. Intervallgesteuertes Erstellen/Aufladen von Kontingenten (Automatisches Aufladen von Kontingenten)

Eine weitere Möglichkeit, wie Sie automatisiert Kontingente erstellen bzw. aufladen können, ist über die Nutzung von Intervallen. Es wird empfohlen, automatische Aufladungen über Intervalle immer dann zu verwenden, wenn Sie Ihrem Kunden kostenlose Kontingente - z.B. als pauschales Angebot zu einem Abomodell - offerieren möchten.

Beispiel:

Ein Kunde mietet bei Ihnen einen Server und erhält zusätzlich zu diesem Abomodell ein monatliches Intervall von 5 Support-Stunden als kostenlose Dreingabe. Hierbei sollten Sie darauf achten, ein Gültigkeitsende für das kostenlose Kontingent zu definieren, beispielsweise zum Ende des Servermietvertrags. Andernfalls lädt sich das Kontingent auch nach Ende des Vertrags zum festgelegten Intervallbeginn immer wieder neu auf.

Für das Anlegen intervallgesteuerter Kontingente ist es zunächst wichtig, dass die Checkbox "Wird durch Artikelverkauf aufgeladen" in den Zeitkontingenttypen deaktiviert ist. Andernfalls funktioniert das automatische Aufladen zu Beginn eines neuen Intervalls nicht, das Kontingent "wartet" am Ende eines Intervalls sonst immer auf den Verkauf eines Artikels über einen Rechnungsbeleg.

Im ersten Schritt legen Sie ein neues Stundenkontingent an. Dies kann sowohl manuell im Dialog "Kunden Support-Zeitkontingente" geschehen als auch über den Kontingent-Artikelverkauf in einem Rechnungsbeleg (z.B. wenn Sie einem Kunden einen einmaligen Beleg über die Ausgabe eines kostenlosen Kontingents ausstellen möchten). Wichtig hierbei ist die Wahl eines geeigneten Kontingenttyps. Neben der Tatsache, dass ein solcher Kontingenttyp nicht durch einen Artikel aufladbar sein sollte, sollten Sie bei der gewählten Kontingentart natürlich auch ein entsprechendes Intervall hinterlegen (z.B. monatlich). Des Weiteren definieren Sie im "Zeitkontingente"-Dialog bitte einen Gültigkeitsbeginn, welcher auch in der Zukunft liegen kann. Das System löst die entsprechende Kontingent-Bewegung ("Intervall Beginn") aus, sobald Sie sich mit dem jeweiligen Gültigkeitsdatum (Server-Datum) in der myfactory anmelden. Erst dann wird dem Kontingent das zugewiesene Stundenguthaben gutgeschrieben.

Nachdem Sie das intervallgesteuerte Kontingent erzeugt haben, können Sie bei einem aktuellen oder in der Vergangenheit liegenden Gültigkeitsbeginn direkt alle Bewegungen des betreffenden Kontingents im entsprechenden Register des "Zeitkontingente"-Dialogs nachvollziehen. In dem Screenshot-Beispiel wurde ein verfallendes Kontingent zum 01.11. angelegt und nicht aufgebraucht. Daher wurde die volle Stundenmenge zum Intervallende abgezogen und mit Beginn des neuen Intervalls am 01.12. automatisch neu aufgefüllt.

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Automatisch aufladbare Kontingente erzeugen bei Artikelverkauf stets einen neuen Kontingent-Eintrag

Da automatisch aufladbare (intervallgesteuerte) Kontingente durch einen Artikelverkauf nicht aufgeladen werden können, wird bei jedem Artikelverkauf stattdessen ein neuer Kontingent-Eintrag im "Zeitkontingente"-Dialog erzeugt (auch wenn ein Kontingent-Eintrag bereits existiert).

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