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XRechnung: Die häufigsten Fehlermeldungen

Beim Übermitteln einer elektronischen Rechnung im XRechnung-Format an einen öffentlichen Auftraggeber kann es bei fehlenden Einträgen bzw. Informationen zur Ausgabe bestimmter Fehlercodes bzw. Fehlermeldungen kommen. Da sich diese Meldungen oftmals ähneln, soll dieses FAQ-Kapitel einmal auf die häufigsten Meldungen dieser Art mit den entsprechenden Lösungswegen bzw. korrekten Einträgen an den richtigen Stellen in der myfactory-Anwendung eingehen.

1. Fehlermeldungsblock - Adresse
2. Fehlermeldung - Bankdaten
3. Fehlermeldungen - Verkäufer-Identifikation

1. Fehlermeldungsblock - Adresse

Das Element „Seller city“ (BT-37) muss übermittelt werden.
Das Element „Seller post code“ (BT-38) muss übermittelt werden.

Das Element „Seller contact telephone number“ (BT-42) muss übermittelt werden.
BR-DE-7 Das Element „Seller contact email address“ (BT-43) muss übermittelt werden.

Lösung:


Diese 4 Fehlercodes mit den zugehörigen Meldungen sind zusammengehörig und besagen, dass Ihrerseits fehlende Adressinformationen nachgetragen werden müssen. Sollten Sie eine oder alle dieser 4 Meldungen im Verbund angezeigt bekommen, dann tragen Sie bitte die folgenden Daten im Register "Adresse" im Betriebsstättenstamm (unter "Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Betriebsstätten / Register Adresse") nach:
  • Ort (= Seller city)

  • PLZ (= Seller post code)

  • Telefon (= Seller contact telephone number)

  • Firmen-E-Mail (= Seller contact email address)

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Sofern Sie keine Betriebsstätten pflegen bzw. Ihre Adressdaten nicht über den Betriebsstättendialog pflegen, dann tragen Sie die fehlenden Daten alternativ bitte an den entsprechenden Stellen in den Grundlagenoptionen (unter "Administration / Grundlagen / Register Allgemein") ein.

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2. Fehlermeldung - Bankdaten

"Zurückgewiesen weil IBAN fehlt" bzw. "Zurückgewiesen weil Bankdaten fehlen"

Lösung:


Wenn Sie Meldungen wie die obigen erhalten, dann tragen Sie bitte mindestens die IBAN im Register "Kontoinformation" des Hausbankenstammes der myfactory ein (unter "Rechnungswesen / Zahlungsverkehr / Hausbanken" oder unter "Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Hausbanken"), damit die IBAN zusammen mit der XRechnung übertragen wird.

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Sollten Sie trotz eingetragener Bankdaten noch immer Fehlermeldungen bei der Übermittlung Ihrer XRechnung erhalten, dann prüfen Sie bitte, ob Sie bei der der XRechnung-Zahlungskondition zugrunde liegenden Inkassoart (unter "Stammdaten / Grundlagen / Zahlung / Inkassoarten") einen "XRechnung-Code für die Zahlungsart" in der Auswahlbox hinterlegt haben und ob die Checkbox "Bankkontodaten in ZUGFeRD/XRechnung übertragen" ebenfalls gesetzt ist.

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3. Fehlermeldungen - Verkäufer-Identifikation

Um dem Käufer eine automatische Identifizierung des Lieferanten bzw. Verkäufers zu ermöglichen, müssen in der myfactory die Kennung des Verkäufers (BT-29) und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers (BT-31) angegeben werden.

Lösung für korrekte Übermittlung des Elements BT-29:

1. Priorität: Kennung des Verkäufers anhand der Eigenen DUNS-Nummer unter "Administration / Grundlagen / Register Allgemein" eintragen und übermitteln:

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2. Priorität: Kennung des Verkäufers anhand der Referenznummer des Kunden in "Stammdaten / Kunden / Register Kundendaten" eintragen und übermitteln:

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Lösung für korrekte Übermittlung des Elements BT-31:

1. Priorität: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers anhand der UStID-Nummer unter "Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Betriebsstätten" eintragen und übermitteln:

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2. Priorität: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers anhand der Eigenen UStID-Nummer unter "Administration / Grundlagen / Register Allgemein" eintragen und übermitteln:

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