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POS-Troubleshooting: Die häufigsten Kassen-Fallstricke

Was ist, wenn die Werte meines Kassenbestandes nicht stimmen oder verschiedene Zahlungsarten plötzlich identische Beträge hervorbringen? Diesen häufig von Ihnen gestellten Kassen-Fragen werden wir in diesem FAQ-/Troubleshooting-Hilfekapitel auf den Grund gehen.

Frage 1: Warum werden mir beim Kassenabschluss identische Summen für unterschiedliche Zahlungsarten angezeigt?
Frage 2: Warum wird bei Barverkäufen in der Kassenanwendung das "Gegeben"-Feld nicht angezeigt?
Frage 3: Warum stimmt mein Kassenbestand nicht bzw. warum ändert sich dieser nicht?

Frage 1: Warum werden mir beim Kassenabschluss identische Summen für unterschiedliche Zahlungsarten angezeigt?

Antwort:
Wenn Sie in Ihrer Kasse verschiedene Zahlungsarten anbieten - z.B. Barzahlung und EC-Kartenzahlung - und bei Auswertung Ihres Kassenabschlusses feststellen, dass beim Tagesabschluss sowohl für die Barzahlung als auch die EC-Kartenzahlung identische Beträge ausgegeben werden, dann prüfen Sie bitte einmal, welche Sachkonten Sie im Register "Kasse" der Zahlungskonditionen ("Stammdaten / Grundlagen / Zahlung / Zahlungskonditionen") hinterlegt haben. Wenn es sich pro Zahlungskondition und Währung um identische Sachkonten handelt, dann tragen Sie für jede Zahlungskondition bitte jeweils ein anderes Sachkonto/Fibu-Konto ein (z.B. 1000 als Bargeldkonto und 1097 als EC-Kartenkonto). Nun sollten Ihnen beim Kassenabschluss pro Zahlungsart künftig korrekte Summen angezeigt werden.

Frage 2: Warum wird bei Barverkäufen in der Kassenanwendung das "Gegeben"-Feld nicht angezeigt?

Antwort:
Mithilfe eines Abgleichs zwischen dem bei der Bar-Zahlungskondition ("Stammdaten / Grundlagen / Zahlung / Zahlungskonditionen") im Register "Kasse" und dem in den Kassengrundlagen im Register "Währung / Abschluss" hinterlegten Kassenkonto ("Kasse / Grundlagen / Kassen") wird geprüft, ob bei Barzahlungen in der Kassenanwendung das "Gegeben"-Feld angezeigt werden muss oder nicht. Wenn sich die Angaben in den beiden Feldern unterscheiden, wird das "Gegeben"-Feld nicht angezeigt. In diesem Fall ist für die myfactory nämlich nicht klar, auf welches der angegebenen Konten der Zahlbetrag aus dem Barverkauf gebucht werden soll. Folglich wird auch kein Barverkauf abgeschlossen.
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Hinterlegen Sie sowohl in den Zahlungskonditionen bei "Barzahlung" als auch in den Kassengrundlagen z.B. das gängige Kassenkonto 1000, so wird das "Gegeben"-Feld auch entsprechend eingeblendet.

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Frage 3: Warum stimmt mein Kassenbestand nicht bzw. warum ändert sich dieser nicht?

Antwort:
Eine Abweichung Ihres Kassen- bzw. Bargeldbestandes kann vielfältige Ursachen haben. Hier eine Auswahl an möglichen Fehlerquellen:

a) Verschiedene Kassenkonten in der Konfiguration hinterlegt

Einer der häufigsten Gründe für einen inkorrekten Kassenbestand ist ein falsch hinterlegtes Kassenkonto. Dieses kann generell sowohl über das Register "Kasse" in den Zahlungskonditionen als auch über das Register "Währung / Abschluss" in den Kassengrundlagen der myfactory hinterlegt werden. Letzteres ist ausschlaggebend für die korrekte Anzeige des Kassensaldos beim Bargeldbestand.

Bei Barzahlung (und Nutzung einer einzigen Kasse) ist es daher empfehlenswert, das gleiche Kassenkonto sowohl bei der Bar-Zahlungsart in den Zahlungskonditionen als auch in den Kassengrundlagen zu hinterlegen (bspw. in beiden Bereichen das Kassenkonto 1000). Damit ist gewährleistet, dass der Kassensaldo für den Bargeldbestand immer aktuell ist. Dieser wird dann nicht nur bei automatisch gebuchten Barverkäufen (über das Kassenkonto bei der Zahlungskondition "Barverkauf"), sondern z.B. auch bei Ein- und Auszahlungen oder Abschöpfungen (über das Kassenkonto in den Kassengrundlagen) aktualisiert. Außerdem registriert die myfactory mit dieser Konfiguration auch nachträglich manuell getätigte Buchungen und passt den Kassensaldo entsprechend an.

b) Das gleiche Kassenkonto für alle Kassentransaktionen bzw. Kassenspezifischen Buchungen hinterlegt

Umgekehrt sollten Sie auch nicht den Fehler machen, für alle Kassentransaktionen in den Kassengrundlagen dasselbe Sachkonto zu verwenden. Das heißt, wenn Sie im Register "Währung/Abschluss" in den Kassengrundlagen z.B. sowohl für das Kassenkonto als auch für das Auszahlungskonto das Konto 1000 hinterlegen, dann findet eine Buchung "Konto 1000 an Konto 1000" statt. In diesem Fall entnehmen Sie also einen Betrag x aus der Kasse und buchen diesen dort auch direkt wieder ein. Folglich ändert sich bei einer solchen Kontenkonfiguration auch der Kassenbestand nicht.

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c) Zahlungs-/Belegbuchungen und Kassenspezifische Buchungen jeweils unterschiedlichen Betriebsstätten zugeordnet

Möglicherweise arbeiten Sie in der Kasse auch mit unterschiedlichen Betriebsstätten. Hierzu können Sie an verschiedenen Stellen der myfactory abweichende Betriebsstätten hinterlegen. Dies ist beispielsweise in den Kassengrundlagen möglich ("Kasse / Grundlagen / Kassen / Register Grundlagen"). Dort gibt es die Option "Abweichende Betriebsstätte: Kassenspezifische Buchungen".

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Ist hier eine alternative Betriebsstätte eingetragen, dann werden alle kassenspezifischen Kassenbuchungen, d.h. Kassenabschlüsse, Abschöpfungen sowie Ein- und Auszahlungen, dieser Betriebsstätte zugeordnet.

Eine weitere Möglichkeit für das Hinterlegen einer abweichenden Betriebsstätte besteht in der Konfiguration der Buchhaltungsübergabe ("Rechnungswesen / Übergabe Buchhaltung / Grundlagen / Konfiguration / Konfiguration / myfactory FMS").

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Geben Sie hier eine bestimmte Betriebsstätte an, so werden alle automatisch an die Finanzbuchhaltung übergebenen Kassen-/Zahlungsbelege ebendieser Betriebsstätte zugewiesen. Problematisch wird es dann, wenn Sie Ihre Kassen-/Zahlungsbelege automatisch in Betriebsstätte 1 übergeben, Ihre im Rahmen eines Kassenabschlusses erzeugten Kassenbuchungen jedoch Betriebsstätte 2 zuordnen. Auch in solch einem Fall kann ein falscher Kassenbestand die Folge sein. Daher ist es unbedingt ratsam, dass Sie für kassenspezifische Buchungen wie Kassenabschlüsse und Abschöpfungen dieselbe Betriebsstätte verwenden wie für automatisch an die Finanzbuchhaltung übergebene Kassenbelege/Kassenbons.

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d) Übergabe Buchhaltung: Stapelübergabe statt Direktübergabe

Eine andere beliebte Fehlerquelle findet sich an der Schnittstelle zwischen der POS und der FMS. Ist in der Konfiguration des FMS-Bereichs "Übergabe Buchhaltung" anstelle der "Direkten Übergabe" die "Stapelübergabe" als Übergabemodus konfiguriert, dann werden in der Kassenanwendung erzeugte Kassenbelege nicht automatisch in der myfactory verbucht, sondern landen zunächst in einem manuell anzustoßenden Buchungsstapel. Dies hat ebenfalls zur Folge, dass der Kassenbestand nicht auf dem aktuellen Stand ist.

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Daher achten Sie bitte darauf, dass als Übergabemodus stets die Direktübergabe eingestellt ist. Alternativ haben Sie in der Kassenkonfiguration noch die Möglichkeit, die Stapelübergabe dergestalt zu übersteuern, dass als Übergabemodus permanent die Direktübergabe an die FMS eingerichtet ist. Dazu setzen Sie im Bereich der Kassenkonfiguration ("Kasse / Grundlagen / Konfiguration") bitte die Checkbox "Kassenbelege direkt an FMS übergeben". Dies erspart Ihnen das händische Umstellen des Übergabemodus in der Übergabekonfiguration, wenn Sie in der FMS ansonsten standardmäßig mit der Stapelübergabe arbeiten.

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Im Zusammenspiel mit der FMS-Direktübergabe sollten Sie bitte außerdem darauf achten, dass die Checkbox "Zahlungseingänge bei Barverkäufen buchen" im Bereich der Übergabekonfiguration gesetzt ist. Nur dann ist gewährleistet, dass ein bei der Übergabe der Kassenbelege angelegter Offener Posten auch direkt beglichen wird und der Bargeldsaldo auf dem Kassenkonto somit stets korrekt ist.

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e) Weitere Fehlerquellen im Zusammenhang mit dem automatischen Buchen von Barzahlungen

Grundsätzlich können Sie das automatische Buchen von Zahlungseingängen ebenfalls individuell übersteuern. Dies funktioniert belegartspezifisch über die Auswahlliste "Barverkauf" im Bereich der Verkaufsbelegarten ("Stammdaten / Grundlagen / Belegverarbeitung / Verkaufsbelegarten"). Das belegartspezifische Übersteuern greift immer dann, wenn Sie "Nein" aus der "Barverkauf"-Dropdownliste selektieren. Aus diesem Grund sollten Sie es hier stets bei der Einstellung "Ja" belassen, wenn Sie mit Kassenbelegen arbeiten.

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Alternativ können Sie auch die Einstellung "Gemäss Inkassoart" auswählen. In diesem Fall tragen Sie bitte Sorge dafür, dass bei der Inkassoart "Bar" ebenfalls die Checkbox "Barverkauf" aktiviert ist.

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Weitere Informationen zum POS-Troubleshooting:
POS & FMS im Zusammenspiel - myfactory-Merkblatt zur Kasse

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