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Folgeaktionen


Folgeaktionen sind Aktionen, die nach einer definierten Aktion automatisch ausgelöst werden.

Register Grundlagen


Hier können Sie das Ereignis definieren, das eine bestimmte Folgeaktion auslösen soll.

Folgeaktionen 0


Ereignis

Legen Sie bitte zuerst fest, für welches Ereignis eine Folgeaktion definiert werden soll.

Derzeit stehen Ihnen die folgenden Ereignisse als Auslöser für eine Folgeaktion zur Verfügung:

Folgeaktionen 1


Benutzer
und
Betriebsstätte

Hier grenzen Sie zusätzlich nach Benutzer und/oder Betriebsstätte ein.

Register Bedingungen


Hierüber können Sie weitere Bedingungen festlegen, welche für das Auslösen der Folgeaktion erfüllt sein müssen.

Folgeaktionen 2

Parameter

Parameter sind Eigenschaften, die überprüft werden.

Operator und Vergleichswert

Hier können Sie festlegen, gegen welchen Wert der Parameter geprüft werden soll. Als Operatoren können beispielsweise "=" oder ">=" verwendet werden.

Und-Verknüpfung

Diese Checkbox können Sie setzen, wenn alle erfassten Bedingungen gelten sollen, und nicht nur mindestens eine der Bedingungen.

Register Aktion


Legen Sie zum Schluss bitte fest, welche Aktion durchgeführt werden soll.

Folgeaktionen 3


Aktion

Wählen Sie hier bitte die Aktion aus, die durchgeführt werden soll. Derzeit kann eine Aufgabe angelegt, eine E-Mail versendet oder ein Termineintrag im Kalender vorgenommen werden.

Aktion: "Aufgabe anlegen"

Eine Aufgabe kann z.B. beim Verarbeiten eines Angebots mit einer Belegsumme von mindestens 1000 Euro automatisiert angelegt werden.

Betreff, Zuständig, Priorität, Text

Hier können Sie die Parameter für die Aufgabe bzw. den Mailversand festlegen.

Aufgabenteam

Soll eine Aufgabe nicht an eine einzelne Person, sondern an mehrere Mitarbeiter gleichzeitig vergeben werden, so können Sie hier noch ein Aufgabenteam benennen.

Zeitpunkt (Tage)

Hierüber können Sie bestimmen, wann (in wie vielen Tagen) die als Folgeaktion benannte Aufgabe fällig wird.

Aktion: "Mail versenden"

Diese Aktion bezieht sich auf Ereignisse wie das Verarbeiten eines Einkaufs- oder Verkaufsbelegs, kann aber auch bei Änderung einer Adresse ausgelöst werden.

AN-Empfänger, CC-Empfänger, BCC-Empfänger

Hierüber können Sie einen statischen Empfänger bzw. einen Carbon Copy- respektive Blind Carbon Copy-Empfänger in Form eines Adressdatensatzes festlegen. Bei diesem Adressdatensatz muss dann natürlich auch eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass der hier eingetragene Empfänger IMMER eine E-Mail erhält, sobald ein Ereignis wie die Verarbeitung eines Belegs eintritt. Wenn Sie dies nicht möchten, dann wählen Sie bitte einen dynamischen Empfänger aus.

dyn. AN-Empfänger, dyn. CC-Empfänger, dyn. BCC-Empfänger

Hierüber können Sie einen dynamischen Empfänger bzw. einen Carbon Copy- respektive Blind Carbon Copy-Empfänger festlegen. Je nach Auswahl wird dieser dann aus dem Verkaufs- oder Einkaufsbeleg ausgelesen. Zur Verfügung stehen Ihnen hier beispielsweise "Kunde von Beleg", "Bearbeiter von Beleg" oder "Abw. Lieferanschrift von Beleg". Auch hier muss natürlich in jedem zugehörigen Datensatz eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

E-Mail-Betreff, Mailtext

In diese beiden Textfelder können Sie entweder einen frei wählbaren Text oder alternativ die nachfolgenden Platzhalter eingeben:

$CustomerNumber$: Kundenummer
$SupplierNumber$: Lieferantennummer
$EntityDesc$: Kurzbezeichnung, z.B. bei Adresse, Artikel,...
$OrderMatchcode$: Kurzbezeichnung von Beleg
$OrderNumber$: Belegnummer
$OrderSumGross$: Bruttobetrag Beleg
$OrderSum$: Nettobetrag Beleg
$Representative$: Kurzbezeichnung Vertreter

Mailvorlage, Priorität

Wählen Sie dann bitte noch eine geeignete Mailvorlage sowie die von Ihnen gewünschte Priorität aus.

Bei gleichen Ereignissen keine erneute Mail senden

Wenn Sie z.B. einen bereits verarbeiteten Lieferschein (Ereignis) aufgrund von vorgenommenen Änderungen nochmals verarbeiten, so wird nicht noch einmal eine E-Mail an den Empfänger gesendet (Folgeaktion), sofern Sie diese Checkbox aktiviert haben. Andernfalls erhält der Empfänger bei jeder Verarbeitung des gleichen Belegs erneut eine E-Mail von Ihnen.

Beleg als pdf anhängen

Wenn Sie Ihrem Kunden z.B. mitteilen möchten, dass seine Lieferung bald bei ihm eintrifft, so können Sie dies mit dem Lieferschein als PDF-Anhang zur E-Mail nachweisen.

Abweichende Druckvariante

Hiermit können Sie für den zu versendenden Beleg eine Druckvariante auswählen, die dann die in dem Dialog "Administration / Druckvarianten / Druckvorgaben" eingestellte Druckvariante für den entsprechenden Belegtyp übersteuert.

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Aktion "Kalendereintrag erstellen"
Mit dieser Aktion wird ein Termineintrag im Kalender erzeugt. Auslöser für diese Aktion ist das Verarbeiten eines Einkaufs- oder Verkaufsbelegs (z.B. eines Angebots). Pro Beleg und Folgeaktion kann immer nur ein Termin angelegt werden. Damit die myfactory weiß, in welchem Kalender der Termin angelegt werden soll, ist es erforderlich, dass Sie entweder eine fixe, eine dynamische und/oder eine alternative Ressource für diese Aktion hinterlegen.

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Betreff / Text

Wie beim Anlegen einer Aufgabe können Sie in diesen beiden Eingabefeldern die inhaltlichen Komponenten des Kalendereintrags festlegen. Dabei kann sowohl ein fixer Text als auch ein Platzhalter eingesetzt werden. Als Platzhalter stehen Ihnen die folgenden zur Verfügung:

$OrderNumber$: Belegnummer
$OrderMatchcode$: Kurzbezeichnung vom Beleg
$CustomerNumber$: Kundennummer
$SupplierNumber$: Lieferantennummer
$EntityDesc$: Kurzbezeichnung, z.B. bei Adresse, Artikel etc. (z.B. Termin aus $OrderNumber$)

Fixe Ressource / Fixe Adresse / Fixer Ansprechpartner

In diesen Feldern können Sie die für einen Kalendereintrag benötigten Informationen statisch hinterlegen. Neben einem festen Adressdatensatz und einem zugehörigen Ansprechpartner lässt sich hier auch eine fixe Ressource (in der Regel ein Benutzer bzw. Mitarbeiter) eintragen.

Alternative Ressource

Sofern keine fixe Ressource eingetragen ist und die myfactory über die bei der dynamischen Ressource hinterlegte Einstellung ebenfalls keine Ressourceninformation ermitteln konnte, wird die hier eingegebene alternative Ressource für die Terminanlage herangezogen. Dies ist für das System die letzte Fallback-Möglichkeit. Kann auch hier keine Ressource ermittelt werden, so wird die Terminerfassung abgebrochen.

Dyn. Ressource

Wenn Sie keine statische Ressource anlegen möchten, dann können Sie die entsprechende Ressourceninformation auch aus den Belegdetails des diese Aktion auslösenden Einkaufs- oder Verkaufsbelegs heranziehen. Zur Auswahl stehen hier entweder der Bearbeiter des Belegs (in der Regel der aktuelle Benutzer) oder der eingetragene verantwortliche Mitarbeiter für diesen Beleg (die zugeordnete Ressource des Mitarbeiters).

Dyn. Adresse

Auch der dem Termin zugeordnete Adressdatensatz kann dynamisch generiert werden. Sie können dazu den in den Beleg eingefügten Kunden oder die in den Belegdetails eingetragene abweichende Liefer- bzw. Rechnungsanschrift heranziehen.

Dyn. Ansprechpartner

Wenn Sie als dynamische Adresse den Kunden Ihres Belegs ausgewählt haben, dann können Sie mit dieser Option auch den dieser Adresse zugeordneten Ansprechpartner aus dem Beleg ziehen.

Beginnt um, Datum

Hiermit legen Sie fest, zu welchem Datum der Termin in den Kalender eingetragen werden soll. Dieses Datum zieht sich die myfactory aus dem Einkaufs- bzw. Verkaufsbeleg. Je nach hier getroffener Einstellung handelt es sich dabei entweder um das Belegdatum (Belegtermin in den Belegdetails) oder das System- bzw. Serverdatum (Erstellungsdatum des Belegs). Sofern im Belegkopf eingetragen, kann die myfactory alternativ auch das Lieferdatum für den Kalendereintrag heranziehen (Liefertermin in den Belegdetails).

Karenzzeit zu beginnt um in Tage

In diesem Feld können Sie den Eintrag eines über das Erstellungs- bzw. Belegdatum ermittelten Termins um eine hier definierte Anzahl an Tagen in die Zukunft verschieben. Wenn als Eintragsdatum beispielsweise der 21.05.2019 ermittelt wurde und Sie hier den Wert 7 hinterlegen, dann erfolgt der Kalendereintrag am 28.05.2019.

Erinnerung

Mit dieser Dropdown-Auswahl legen Sie den Zeitpunkt für eine Erinnerung an Ihren Termin fest. Dabei können Sie entweder eine Erinnerung zur Fälligkeit des Termins einstellen oder aus einer Zeitspanne zwischen 5 Minuten und 2 Tagen wählen. Falls Sie keine Erinnerung wünschen, dann können Sie diese mit der Auswahl "Keine" natürlich auch deaktivieren.

Änderungen nachführen

Mit Aktivierung dieser Checkbox bewirken Sie, dass nachträgliche Änderungen im auslösenden Beleg auch beim Termineintrag berücksichtigt und dort ebenfalls angepasst werden. Wenn Sie also z.B. das Belegdatum ändern und diese Option aktiviert haben, dann wird nach dem erneuten Verarbeiten des Belegs auch der Eintrag im Kalender angepasst und der Termin auf das neue Datum verschoben. Wird ein Benutzer bzw. Mitarbeiter in den Belegdetails geändert, dann wird ein vorhandener Termin für die betreffende Ressource gelöscht und bei der neu ermittelten Ressource in den Kalender eingetragen.

Terminart / Priorität / Dauer

Diese Felder stammen 1:1 aus dem Bereich der Terminanlage. Die Inhalte wurden dementsprechend von dort übernommen. Die Priorität ist standardmäßig bereits mit der Auswahl "normal" vorbelegt. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfekapitel Neuer Termin

Ganztagestermin / Ereignis / Privat

Diese Checkboxen wurden ebenfalls 1:1 aus dem Bereich der Terminanlage übernommen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfekapitel Neuer Termin.

Kalender nach Verarbeiten öffnen

Wenn Sie diese Option aktivieren, dann öffnet sich das Dialogfenster mit den eingetragenen Termininformationen direkt nach dem Klick auf die [ Verarbeiten ]-Schaltfläche in dem den Eintrag auslösenden Beleg. Damit haben Sie nochmals die Möglichkeit, vor dem Kalendereintrag Änderungen vorzunehmen.

Dynamische Ressource bei Fixer Ressource berücksichtigen

Wenn Sie diese Option unter der Voraussetzung aktivieren, dass Sie sowohl eine fixe als auch eine dynamische Ressource verwenden, dann wird die dynamische Ressource als zweite Ressource nach der fixen Ressource in den Termin eingefügt. Setzen Sie diese Checkbox jedoch nicht, dann wird der jeweilige Termin nur für die fixe Ressource erzeugt - selbst wenn noch zusätzlich eine dynamische Ressource eingetragen ist.

Verhalten beim Löschen von Terminen und Belegen

Wenn Sie einen Termin aus dem Kalender löschen, dann wird beim erneuten Verarbeiten des betreffenden Belegs automatisch ein neuer Termin zu dem im Beleg hinterlegten Datum angelegt. Neben der Möglichkeit, den Termin direkt zu löschen, können Sie stattdessen auch den Beleg löschen. Damit wird gleichzeitig auch der Termineintrag im Kalender entfernt.

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