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Register Stammdaten


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Allgemein

Kundenvorlage

Dieser Kunde dient als Vorlage für die Anlage von neuen Kunden. Ebenso wird dieser Kunde genutzt wenn aus dem Kontakt-Manager heraus ein Kunde angelegt wird, indem für eine Adresse ohne zugeordneten Kunden ein Verkaufsbeleg angelegt wird (gilt nicht für Angebot). Weiterhin werden die bei dem Kunden hinterlegten Informationen herangezogen, wenn ein Angebot erstellt oder eine Webshop-Bestellung für einen nicht registrieren Kunden angelegt werden soll (Besteuerung etc). Im Länderstamm kann länderanhängig ein weiterer Vorlagekunde hinterlegt werden, der den hier hinterlegten übersteuert.

Vorlage für autom. Kundennummer

Hinterlegen Sie hier eine Vorgabe für die Ermittlung einer neuen Nummer. Tragen Sie hier z.B. für Kunden D9* ein, werden fortlaufend neue Kundennummern angelegt, die mit D9* beginnen. Dies gilt nur für automatisch angelegte Kundennummern.

Vorlage für autom. Adressnummer

Hier können Sie analog zur Kundennummer eine Vorgabe für die Adressnummerierung hinterlegen.

Vorlage für autom. Interessentennummer

Hier können Sie analog zur Kundennummer eine Vorgabe für die Interessentennummerierung hinterlegen.

Automatische Kundennummernvergabe in Kundenstamm zulässig

Ist diese Checkbox gesetzt, dann können Sie im Kundenstamm einen neuen Kunden anlegen, ohne dass Sie zunächst das Feld "Kundennummer" befüllen müssen.
Haben Sie Ihre gewünschten Kundeninformationen in alle anderen möglichen Felder eingetragen, dann wird mit dieser Option automatisch eine neue Kundennummer ermittelt und das "Kundennummer"-Feld direkt beim Speichern automatisch befüllt. Voraussetzung dafür ist die Verwendung einer numerischen Kundennummernformatierung. Den Nummernkreis können Sie über die Grundlagenoption "Vorlage für autom. Kundennummer" bestimmen (z.B. "D3*").

Ist die Checkbox nicht gesetzt, dann erhalten Sie möglicherweise die Meldung, dass die vorgeschlagene Kundennummer bereits existiert. Hintergrund ist, dass ein anderer Anwender wenige Sekunden zuvor bereits die gleiche Kundennummer erfasst haben könnte (wenn viele Nutzer gleichzeitig neue Kunden im System anlegen).

HTML-Formatierung für Memotexte

Das Setzen dieser Option erlaubt es Ihnen, Ihre Memotexte mit HTML-Formatierungen zu bearbeiten. Zu diesem Zweck erscheint im Memotexte-Dialog (zu finden in den Kunden-/Lieferantenstammdaten unter der Schaltfläche [ Memotext ] ) eine entsprechende [ Bearbeiten ]-Schaltfläche, sofern diese Checkbox gesetzt ist. Wenn Sie darauf klicken, dann stehen Ihnen gängige Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie in Ihrer täglichen Arbeit wichtige Informationen in Ihren Memotexten (z.B. farblich) hervorheben können.

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Adressen ohne weitere Verwendung löschen

Soll beim Löschen eines Kunden-, Lieferanten-, Vertreter- oder Mitarbeiterdatensatzes der zugehörige Adressdatensatz mitgelöscht werden, so setzen Sie bitte eine Markierung in dieses Feld.

Adressen ohne weitere Verwendung nicht deaktivieren

Wird ein Kunden-, Interessenten-, Lieferanten-, Vertreter- oder Mitarbeiterdatensatz deaktiviert, so können Sie mit dieser Option bestimmen, dass die zugehörige Adresse aktiv bleibt, selbst wenn sie nicht anderweitig verwendet wird.

Beispiel: Sie möchten einen Kundendatensatz inaktiv setzen. Ist diese Checkbox nicht gesetzt, dann wird die mit dem Kunden verknüpfte Adresse ebenfalls automatisch deaktiviert. Dieses Verhalten kann jedoch vermieden werden, indem Sie diese Option verwenden. In dem Fall bleibt der zugehörige Adressdatensatz aktiv.

Trennzeichen für alternative Suchtexte

Damit ist es möglich, nach zwei Ausprägungen eines Kriteriums gleichzeitig in den Stammdaten zu suchen.

Anzeige Artikel-Lagerbestand ohne Sperrlager

Sollen bei der Artikelbestandsanzeige in den Stammdaten die Artikellagerbestände, die auf Sperrlagern liegen, nicht mitberücksichtigt werden, so setzen Sie bitte eine Markierung in dieses Feld.

Zeitraum für historische Disposition (Monate)

Sollen bei der Artikelbestandsanzeige in den Stammdaten die Artikellagerbestände, die auf Sperrlagern liegen, nicht mitberücksichtigt werden, so setzen Sie bitte eine Markierung in dieses Feld.

Führende und Abschließende Leerzeichen beim Speichern entfernen

Ist diese Option gesetzt, werden beim Speichern des Stammdatensatzes Leerzeichen am Beginn und am Ende eines Feldes automatisch entfernt. So können Eingabe der Art " Hauptstraße 5" abgefangen werden.

Kommentar für Memotexte

Mit diesem Feld können Sie den Kommentar für die Memotexte in Ihren Kunden-/Lieferantenstammdaten (Schaltfläche [ Daten ] / Memotext) anhand von Platzhaltern ergänzen. Die Platzhalter $User$, $UserName$,$Date$ und $Time$ werden mit Benutzerinitialen, Benutzername, aktuellem Datum und aktueller Uhrzeit ersetzt.

EAN / GTIN-Nummer auf Dubletten prüfen

Ist diese Checkbox gesetzt, so wird eine EAN- respektive GTIN-Nummer bei der Anlage eines neuen Artikels im Artikelstamm automatisch auf Eindeutigkeit geprüft.

Kreditlimit

Kreditlimitauskunftanzeige

Hier legen Sie fest, ob die Anzeige nach Belegen oder nach Positionen aufgeschlüsselt werden soll.

Kreditlimitberechnung

Hier legen Sie den Berechungsmodus für das Kreditlimit fest. Wahlweise kann hier bestimmt werden, ob bereits beauftragte Positionen das Kreditlimit ausschöpfen, oder ob das erst mit Lieferung geschehen soll.

Startdatum für nicht übergebene Belege

Belege, die vor dem hier eingetragenen Datum nicht an die Finanzbuchhaltung (FMS) übergeben wurden, fließen nicht in die Kreditlimitberechnung ein. Dabei kann es sich beispielsweise um Rechnungen handeln, die Sie noch aus einem Altsystem in die myfactory übernommen haben.

"Neuer Termin" in Adress-Kontext anzeigen

Bei gesetzter Option können Sie direkt über die [ ! ]-Schaltfläche neben einer Adresse, einem Kunden, etc. einen neuen Termin mit dieser Adresse im Kalender anlegen.

Texte in interner Sprache nicht übersetzen

Theoretisch kann ein Korrespondenzwörterbuch "Deutsch - Deutsch" angelegt werden. Mit dieser Option unterbinden Sie die Übersetzung von Deutsch - Deutsch, die Verarbeitung wird dadurch etwas schneller.

Interessenten inaktiv setzen, wenn sie zu Kunden werden

Wenn Sie diese Option aktivieren, dann setzt die myfactory automatisch die "Inaktiv"-Checkbox im Interessenten-Stammdatensatz, sobald der betreffende Interessent (z.B. durch eine Bestellung bei Ihnen) als Kunde in Ihrem System geführt wird. Der Datensatz taucht dann nicht mehr im Interessentenstamm auf (es sei denn, Sie setzen dort den "Inaktiv"-Filter"). Auch in entsprechenden Auswertungen wird er nicht länger angezeigt.

Interessentenvertreter an Kunden übertragen

Wenn aus einem Interessenten ein Kunde wird, dann trägt die myfactory bei aktivierter Checkbox einen bei dem Interessenten hinterlegten Vertreter auch in den aus dem Interessenten generierten Neukundendatensatz ein.

Vertriebsbetreuer an Kunden übertragen

Wenn diese Option gesetzt ist, wird beim Erstellen eines Kunden aus einer Adresse (über den Adressnachweis) der eingetragene Vertriebsbetreuer der Adresse an den neuen Kunden übertragen. Das heißt, der dort hinterlegte Name wird im neu erstellten Kundendatensatz automatisch als Vertreter angelegt und in das entsprechende Feld eingetragen.

Lieferschwellen-Kennzeichen vortragen

Einstellungen in dem Dialog "Stammdaten / Grundlagen / Umsatzsteuer / Lieferschwellen" werden zum Jahreswechsel zurückgesetzt, d. h. haben Sie im aktuellen Jahr das Kennzeichen für die Überschreitung der Lieferschwelle gesetzt, wird die Markierung im nächsten Jahr wieder entfernt. Mit dieser Einstellung können Sie die Angaben des Vorjahres übernehmen.

Bitte beachten Sie:

Die Einstellungen zur Lieferschwellenüberschreitung sollten grundsätzlich am Jahresanfang geprüft werden.

Kundenkennzeichen an Projekt übertragen

Ist diese Option gesetzt, dann werden die für einen Kunden verwendeten Kennzeichen automatisch in das Kennzeichen-Register im Projektestamm eingetragen, wenn der Kunde bei dem betreffenden Projekt als Auftraggeber hinterlegt ist. Bitte beachten Sie, dass bei dem Kundenkennzeichen im Kennzeichenstamm auch die Verwendung für Projekte aktiviert ist.

Ansprechpartnerdokumente in Adressen anzeigen

Ermöglicht es, direkt aus dem Adressdatensatz im Dokumente-Register Zugriff auf die Dokumente zu erhalten, die bei einem Ansprechparter der Adresse hinterlegt sind.

Mindestzeit für Postfachaktualisierung im Arbeitsplatz

Im Infoview der E-Mail-Postfachanzeige kann ein Aktualisierungsintervall eingetragen werden. Über diese Grundlageneinstellung können sie angeben, was die Mindestzeit ist, d. h. trägt jemand im Infoview 1 Sekunde ein, die Mindestzeit beträgt aber 30 Sekunden, erfolgt die Aktualiserung nur alle 30 Sekunden. Dies soll verhindern, dass durch leichtfertige Eingaben eine hohe Serverauslastung erfolgt.

Aktuelle Betriebsstätte bei Anlage aus Adressnachweis

Wird ein Datensatz neu aus dem Register "Adressnachweis" erstellt (z. B. Kundendatensatz aus einer Adresse heraus), dann wird mit dieser Checkbox automatisch die aktuell angemeldete Betriebsstätte im jeweiligen Datensatz gesetzt (d.h. bei einem neuen Kundendatensatz wird die aktuelle Betriebsstätte automatisch im Register "Kundendaten" eingetragen, bei Interessenten automatisch im Register "Interessentendaten" usw.).

Artikelbewertung betriebsstättenabhängig anlegen

Ohne diese Option erfolgt die Artikelbewertung übergreifend über alle Betriebsstätten. Mit gesetzter Option werden nur die Daten der einzelnen Betriebsstätte herangezogen.

Freigegebene Version von Unterbaugruppen global ersetzen

Wurde eine Baugruppen-Stückliste freigegeben, die in anderen Stücklisten verwendet wurde, können Sie hier vorgeben, wie die Aktualisierung erfolgen soll. Es stehen die folgenden Möglichkeiten zur Auswahl:

Manuell: Die einzelnen Stücklisten müssen vom Anwender manuell aktualisiert werden.
Automatisch: Die Änderungen der Unterbaugruppe werden automatisch in die entsprechende Stückliste übernommen.
Nachfrage: myfactory fragt bei der Freigabe nach, wie die übergeordneten Stücklisten aktualisiert werden sollen.

Immer letzten Tageskurs für Währungen verwenden

Bei der Ermittlung des Währungskurses, sofern nicht individuell bei der Buchung oder Beleg eingetragen, greift die myfactory immer auf den aktuellen Tageskurs zu. Ist dieser leer und auch kein Kurs in der jeweiligen Periode hinterlegt erfolgt die Umrechnung mit 0. Mit dieser Option können sie die myfactory dazu veranlassen, immer den letzten eingetragenen Tageskurs zu verwenden.

Formatierung von Telefonnummern im Assistenten

Mit dieser Option können Sie festlegen, ob im Telefonnummernassistenten (die Detail-Schaltfläche [ … ] hinter dem Feld "Telefon" in den Stammdatendialogen) die Vorwahl mit Klammer oder mit Leerzeichen eingefügt werden soll. Die jeweilige Formatierung wird nach einem Klick auf die [ OK ]-Schaltfläche dann für die eingetragene Telefonnummer übernommen.

Vorwahl mit Klammern (im Telefonnummernassistenten):

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Vorwahl mit Leerzeichen (im Telefonnummernassistenten):

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Inaktive Kunden in Platzhalterersetzung ausblenden

Diese Option verhindert, dass inaktive Datensätze in gesetzte Platzhalter eingetragen werden. Dies kann z. B. vorkommen, wenn einer Adresse zwei Kundennummern zugeordnet wurden (eine aktiv, eine inaktiv). Erstellen Sie nun eine Serien-E-Mail, kann es ohne diese Option vorkommen, dass der falsche Kundendatensatz gezogen wird (weil dieser z. B. zuerst vom System gefunden wurde).

Lager

Anzahl Tage

Soll ein festgelegter Zeitraum für die Berechnung Ihres Einkaufspreises verwendet werden, so tragen Sie bitte die Anzahl der Tage ein, die dieser Zeitraum umfasst.
Wird bei der Anzahl Tage für die Berechung des durchschnittlichen EKs eine "-1" eingetragen, so erfolgt keine Berechnung dieses Wertes.

Datum

Soll für die Berechnung Ihres Einkaufspreises die betreffenden Daten erst ab einem festgelegten Zeitpunkt verwendet werden, so geben Sie bitte das entsprechende Datum in der Form TT.MM.JJJJ ein.

Seriennummern-/Chargenpflicht bereits verwendeter Artikel änderbar

Mit dieser Option können Sie bei Artikeln, die aktuell keinen Lagerbestand haben, die Nicht-Pflicht-Dimensionen (also Seriennummern, Chargen und Eigenschaften, die nicht als Pflicht-Dimension ausgewiesen wurden) ändern. Die Checkbox erlaubt es Ihnen also beispielsweise, einen Artikel ohne Seriennummer nachträglich als seriennummernpflichtig zu deklarieren, indem Sie beim Artikeldatensatz die Dimension "Seriennummer" hinzufügen. Diese Änderung gilt jedoch dann, wenn Ihr Artikelbestand gleich 0 ist, d.h. sie gilt für zukünftige Lagerbuchungen.

Wenn Sie bei bereits bestehenden Lagerbuchungen eine Änderung der Dimensionen vornehmen, so bewirkt dies, dass diese Buchungen ggf. nicht mehr bearbeitet oder geändert werden können. Schließlich waren den Artikeln zum Zeitpunkt der Buchung keine Seriennummern zugeordnet. Unter Umständen kommt es dann zu Fehlermeldungen à la "Variantendimensionen sind nicht vollständig".

Ist diese Checkbox nicht gesetzt, so ist die [ Neu ]-Schaltfläche im "Dimensionen"-Register des Artikeldatensatzes ausgegraut. Eine Änderung der Seriennummern- bzw. Chargenpflicht ist dann also auch bei bereits (in Buchungen oder Belegen) verwendeten Artikeln ohne Lagerbestand nicht mehr möglich.

Alphanumerische Seriennummern numerisch hochzählen

Wenn Sie diese Option setzen und Seriennummern mit alphanumerischer Formatierung verwenden (z.B. SN-~~), dann schlägt die myfactory neu anzulegende Seriennummernkonstellationen stets mit Nummern statt mit Buchstaben vor.

Beispiel ohne gesetzte Option:
SN-88
SN-89
SN-8a
SN-8b
usw.

Beispiel mit gesetzter Option:
SN-88
SN-89
SN-90
SN-91
usw.

Chargenlistendialog für Entnahmen von Varianten mit Chargen verwenden

Wenn Sie mit dieser Option eine Lagerentnahme für einen Artikel durchführen (z.B. über einen Lieferschein oder eine Lagerbuchung), welcher sowohl Chargen als auch Varianten enthält (z.B. eine Farbe mit mehreren Chargen und Füllmengen), so wird Ihnen anstelle des Varianteneigenschaftendialogs der Chargenauswahldialog angezeigt.

Ohne gesetzte Option:

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Mit gesetzter Option:

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Kennzeichen "nicht sichtbar" durchschreiben

Verwalten Sie z. B. ein Hochregallager mit zahlreichen Lagerplätzen, können Sie das Hochregallager als "nicht sichtbar" kennzeichnen. Wenn Sie diese Option setzen, wird diese Kennzeichen auch für alle untergeordneten Lagerplätze angewendet.


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