Kosten ungenutzter Software und Einsparpotenziale durch die Cloud
Ungenutzte Software ist laut aktueller Studie keine Seltenheit in Unternehmen. Die Entscheider im Vertrieb und Marketing haben eine Tendenz die IT-Abteilungen zu umgehen, wenn es um die Anschaffung neuer Systeme geht. Häufig erfolgt eine Anschaffung von Business Software keinem langfristigen Plan folgend, sondern dient der Deckung eines spezifischen Bedarfs. Im Resultat bleiben zahlreiche Funktionen, Anwendungen sowie Lizenzen oft ungenutzt und verursachen nichts als Kosten. Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Software aus der Cloud dies zu optimieren vermag.
Unternehmen verschwenden Millionenbeträge
Unternehmenssoftware sollte wesentlicher Bestandteil jeder Unternehmensstrategie sein. Die Bereitstellung und Anwendung der passenden Software hat heutzutage enormen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens. Fast 10 Milliarden Euro verschwenden jedoch Unternehmen für Software, die im Unternehmensalltag dann ungenutzt bleibt; so zumindest das Ergebnis einer aktuellen Studie.
Einer der Gründe für diese Verschwendung ist, dass die gekaufte Software nicht mit dem tatsächlichen Bedarf im Unternehmen übereinstimmt. Nicht selten wird für überflüssige Bestandteile und Software-Module einer Anwendung mitgezahlt, obwohl nur bestimmte Funktionalitäten überhaupt benötigt werden. Auch wenn nicht alle Funktionen einer Software genutzt werden, muss bei der Anschaffung diese im gesamten Funktionsumfang bezahlt werden. Ein weiterer Grund, der damit eng verbunden ist, liegt darin, dass die Entscheider aus den Abteilungen Vertrieb und Marketing sowie IT nicht immer auf ihre Anwender hören und sie in den Entscheidungsprozess über Neuanschaffungen oftmals nicht miteinbeziehen. Doch sie sind es schlussendlich, die mit der Software im Alltag effizient arbeiten müssen. Sind die Anwender nicht von einer Software überzeugt, so findet diese nur selten Akzeptanz und wird im Ergebnis nicht oft eingesetzt. Die Frage lautet also: „Wie kann dem Abhilfe geschaffen werden?“ Die Antwort liegt auf der Hand: Entscheider müssen die tatsächlichen Anwender der Software miteinbeziehen und sie entsprechend schulen.
Interessant zu sehen ist, dass nicht nur einzelne Länder von diesem Umstand betroffen sind, sondern nahezu alle Länder weltweit gleichermaßen. Die Anschaffung von nicht optimal genutzter oder gar oft brachliegender Software zieht sich außerdem durch alle Branchen: Handel, Industrie und Behörden sind betroffen. Es ist zudem geradezu auffällig, dass gerade in den Branchen, denen eigentlich eine hohe IT-Affinität zugesprochen wird, der Anteil brachliegender Software mit am höchsten beziffert werden kann.
Kostenersparnis durch Anwendungen aus der Cloud
Wesentliche Gründe für die nicht optimale Nutzung von Software sind:
- Unnötige und nicht benötigte Funktionsvielfalt
- Überschneidung von Funktionen innerhalb der Softwares
- Mangelhafte und/oder fehlende Mitarbeiterschulungen
Unternehmen tun sich mit Veränderungen oft schwer. Sie wissen dennoch, möchten sie wettbewerbsfähig bleiben, dürfen sie keine Scheu vor Neuerungen haben. Software aus der Cloud bietet da den entsprechenden Lösungsansatz für bekannte Probleme:
Kostenersparnis mit Hilfe des Pay-per-Use Modells
Software aus der Cloud bietet viele Vorteile, u.a. die der Kostenersparnis durch die Nutzung auf Basis der Pay-per-Use Lizenzierung. Dies bedeutet, dass der Anwender nur für die tatsächlich genutzten Module und Benutzerlizenzen zahlt und nicht wie beim Kauf von Anwendungen oftmals größere Kontingente und eine komplette Software-Suite erwerben muss. Abhilfe schafft hier Modularität, bei der die Software in verschiedene Module geteilt wird, die je nach Bedarf hinzugebucht oder abbestellt werden können. So wird nur noch für das bezahlt, was auch tatsächlich benötigt wird.
Die neueste Software-Version aus der Cloud
Bei der Nutzung von cloudbasierter Software profitieren die Unternehmen nicht nur von einer Kostenersparnis, sondern ebenso von der jeweils aktuellsten Versionierung der Anwendung, da die Weiterentwicklung und die regelmäßigen Updates vom Anbieter übernommen werden. So sind bereits Kosten für Updates in den monatlichen Abos enthalten.
Unabhängigkeit von IT-Ressourcen
Gute, zertifizierte und seriöse Anbieter von Software aus der Cloud garantieren ein Höchstmaß an Verfügbarkeit und Sicherheit. Neben der Kostenersparnis von Hard- und Software berücksichtigt diese Variante auch die Ersparnis beim laufenden Betrieb und anfallenden Kosten für die Wartung.
Optimierung tatsächlich genutzter Software
Auch bei der Nutzung cloudbasierter Software kann nicht ganz ausgeschlossen werden, dass bestimmte Funktionen und Module kaum oder gar nicht genutzt werden. Dies lässt sich allerdings anhand bestimmter Management Software schnell herausfinden und dann systematisch optimieren. Häufig liegt dies dann in mangelndem Fachwissen der Anwender begründet, welches durch effektive Schulungen leicht verbessert werden kann.
Cloudbasierte Software ist das Modell der Zukunft
Softwarehersteller scheinen den Trend der Zeit erkannt zu haben und widmen sich vermehrt der Bereitstellung ihrer Software aus der Cloud – bietet dies doch zahlreiche Vorteile gegenüber den physikalischen, fest auf den Rechnern der Anwender installierten Versionen. Software-as-a-Service ist in diesem Bereich das populärste Bereitstellungsmodell. Renommierte Softwarehersteller wie Microsoft, Apple oder Adobe setzen deswegen bereits stark auf cloudbasierte Software.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass es wesentliche Gründe gibt, warum Unternehmen auf cloudbasierte Software setzen sollten. Allen voran ist hier eine Kostenersparnis bei verbesserter Verfügbarkeit, gesteigerter Sicherheit und weniger Verschwendung von IT-Ressourcen zu nennen. So können Sie dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen nicht zum Kostenberg der ungenutzten Software beiträgt.