[INFOGRAFIK] On-Premise ERP vs. Cloud ERP - Eine Kostengegenüberstellung

Immer mehr Unternehmen weltweit setzen zur Organisation ihrer Warenwirtschaft und zur Optimierung aller betrieblichen Ressourcen sowie Prozesse auf eine Software zum Enterprise Resource Planning (ERP). Noch vor einem Jahrzehnt wurden ERP-Systeme ausschließlich On-Premise, also auf eigenen Servern im Serverraum des Unternehmens, betrieben. Mit zunehmenden Breitbandausbau und der Bündelung von IT-Ressourcen in Rechenzentren kamen dann aber die ersten Cloud ERPs auf den Markt. Bei dieser Technik wird die ERP-Lösung von spezialisierten Anbietern zentral im Rechenzentrum betrieben, die Software wird als Service gemietet und der Zugriff erfolgt browserbasiert über das Internet. Da diese Systeme mittlerweile vollkommen ausgereift sind, setzen immer mehr Unternehmen auf ein ERP aus der Cloud. Häufig wird Kostenersparnis als ein ausschlaggebender Grund angeführt. In dieser Infografik stellen wir daher die Kosten von On-Premise ERP denen eines Cloud ERPs gegenüber und gehen den tatsächlichen Aufwänden beider Systeme auf den Grund.

Runde #1: Vergleich der Anschaffungskosten

Bei einer On-Premise ERP-Lösung fallen hohe Anschaffungskosten bei der Errichtung eines eigenen Serverraums an. Diese Aufwände lassen sich u.a. in Server und anderen Hardwarekomponenten, die generelle IT-Infrastruktur, Backup-Technik, Software- und Datenbanklizenzen, Absicherung des Serverraums sowie Care-Packs des Software-Herstellers aufteilen. Das eingesetzte Kapital ist in diesem Fall an den Serverraum gebunden und kann nicht flexibel anderen Bereichen, die wertschöpfend zum Umsatz beitragen könnten, zur Verfügung gestellt werden.

Ein Cloud ERP trumpft hier hingegen mit einem deutlichen Kostenvorteil auf, da keine Anschaffungskosten für eine IT-Infrastruktur anfallen. Die Kosten für die Hardware, den Betrieb, Lizenzen, Wartung und Service sind in der monatlichen Abo-Pauschale zusammengefasst, die das Unternehmen an den Cloud ERP-Anbieter entrichtet. Da nur die Module und Lizenzen bezahlt werden müssen, die auch wirklich genutzt werden, ist Cloud ERP klar budgetierbar und schneller einsatzbereit als eine On-Premise ERP-Lösung, denn die IT-Infrastruktur muss nicht erst aufgebaut werden.

Runde #2: Der Personalaufwand im Vergleich

Wird ein ERP On-Premise betrieben, so muss es fachkundiges Personal geben, welches sich um den Betrieb der Software und der Wartung der Anwendung sowie der kompletten IT-Infrastruktur kümmert. IT-Experten mit Know-how sind kostenintensiv, beim aktuellen Fachkräftemangel auch oft nur schwer zu finden. Im Ergebnis ist hier ein hoher und kostenintensiver Personalaufwand notwendig, der bei einem Cloud ERP wegfällt, da hier der ERP-Anbieter die Kosten für den Betrieb und die Wartung der Software durch Fachkräfte bereits in der monatlichen Pauschale inkludiert hat. Bei beiden Lösungen fallen gleichermaßen Kosten für die Schulungen der Nutzer an, denn auch ein Cloud ERP ist eine komplexe Business Software. 

Runde #3: Die laufenden ERP-Software Kosten in der Gegenüberstellung

Eines sollte jedem Verantwortlichen bewusst sein: laufende Kosten fallen bei beiden Varianten an. Bei einem On-Premise ERP sind hier neben den Personalaufwänden vor allem die kalkulatorische Raummiete des Serverraums und die anfallenden Nebenkosten wie die Stromversorgung für den Betrieb zu nennen. Neben diesen planbaren Kosten gibt es aber auch eine Menge außerordentlicher Aufwände wie Defekte, Ersatzhardware, die Beauftragung von Sub-Unternehmern oder Überstunden. Auch die regelmäßige Aktualisierung der ERP-Software mit Software-Updates und der zugrunde liegenden Hardware sind Kostenfaktoren. Ein weiterer relevanter Punkt sind die Nutzerlizenzen, die häufig Kosten verursachen, obwohl sie nicht genutzt werden.

Bei einem cloudbasierten ERP fällt die monatliche Abo-Gebühr für die Miete der Anwendung an. Diese ist Teil des Service-Level-Agreements (SLAs) zwischen dem ERP-Anbieter und dem Unternehmen. Die Kosten sind daher monatlich gut planbar und es gibt keine bösen Überraschungen. Der Abo-Betrag wird durch die tatsächliche Nutzung bestimmt: für die benötigten Module und für die Gesamtzahl der Nutzer fallen hier vorab festgelegte Kosten an.

Runde #4: Weitere Faktoren im Überblick

Eine ERP-Software muss sich verändernden Anforderungen eines Unternehmens hinsichtlich Nutzerzahl, der benötigten IT-Ressourcen wie Speicherplatz und neuen Unternehmensprozessen flexibel anpassen lassen. Bei einem On-Premise ERP geht dies jedoch häufig nur mit einer Aufrüstung der Hardware im Serverraum einher, was mit hohen Kosten verbunden sein kann. Technische Voraussetzungen wie die mobile Verfügbarkeit von ERP-Systemen müssen oftmals nachträglich erst geschaffen werden. Dazu trägt das Unternehmen auch selbständig die komplette Verantwortung des Betriebs inklusive der Datensicherheit sowie das Risiko eines Systemausfalls.

Durch den Betrieb eines Cloud ERPs in einem Rechenzentrum kann die Software flexibel mit den Anforderungen des KMU mitwachsen, zusätzliche Nutzerlizenzen oder IT-Ressourcen können kurzfristig zugeschaltet oder deaktiviert werden. So ist sichergestellt, dass die Hardware immer den Ansprüchen des ERP-Anbieters genügt, damit eine Hochverfügbarkeit und entsprechende Datensicherheit gewährleistet ist. Dementsprechend trägt auch der ERP-Anbieter das Risiko eines Systemausfalls. Backups und Software-Aktualisierungen werden vom Dienstleister durchgeführt, dank der webbasierten Plattform sind viele Features wie die mobile Verfügbarkeit des Systems von Hause aus gegeben.

Fazit:

Beim Vergleich von On-Premise ERP mit einem Cloud ERP wird schnell klar, dass vor allem KMU von dem Einsatz eines Cloud ERPs profitieren. Die cloudbasierte ERP-Lösung kann sich flexibel und schnell den wechselnden Unternehmensanforderungen anpassen, Kapital wird nicht unnötig gebunden und erhöht so die Liquidität. Als Resultat sparen KMU ca. 25% der Kosten durch ein Cloud ERP ein. Trotzdem sind bei beiden Varianten zahlreiche Kostenbestandteile zu beachten, die immer über den ermittelten Lebenszyklus von fünf Jahren miteinander verglichen werden sollten, um realistische Gesamtkosten zu erhalten.