[Infografik] Cloud ERP-Software Einführung in KMU - auf folgende Aspekte sollten Sie achten!

Zweifelsohne ist die Cloud in aller Munde! Cloud-Computing gilt nicht umsonst als das IT-Trendthema schlechthin, es führt kein Weg an dieser Technologie mehr vorbei. So ist es kein Wunder, dass auch immer mehr KMU cloudbasierte Business Software einsetzen. Begann dieser Trend zuerst bei Office-Programmen, so werden nun auch immer mehr zentrale IT-Systeme wie CRM und ERP aus der Cloud bezogen. Diese Infografik zeigt Ihnen anschaulich, auf welche Aspekte Sie bei einer Cloud ERP-Software Einführung achten sollten.

Den größten Nutzen erzielen KMUs durch die Möglichkeit Business Anwendungen zu geringen monatlichen Kosten als Software-as-a-Service aus der Cloud im Abo-Modell zu beziehen. Diese webbasierten Anwendungen funktionieren vollkommen ortsunabhängig, schnell sowie unkompliziert und ohne vorherige Installation auf den verschiedensten Endgeräten der Mitarbeiter eines Unternehmens. Ein Internet-Browser nebst Internetverbindung reicht aus, um auf alle kritischen Prozesse zugreifen zu können. Um den kompletten Betrieb der Anwendung sowie die Hochverfügbarkeit und Sicherheit kümmert sich alleine der ERP-Anbieter, das Unternehmen kann sich komplett auf die Wertschöpfung konzentrieren.

Doch gerade die schier unüberschaubare Anzahl an Anbietern von ERP-Systemen macht es Entscheidern nicht gerade leicht und stellt sie vor die Qual der Wahl: Welches ist nun das richtige System, anhand welcher Kriterien wird dieses ausgewählt und was muss bei der Einführung im Unternehmen beachtet werden?

Einführung cloudbasierter ERP-Software – Anfang der Projektphase

Das Ziel bei der Einführung cloudbasierter ERP-Software ist die Optimierung sämtlicher bestehender Geschäftsprozesse. Zunächst einmal ist bei der Einführung eines neuen cloudbasierten Systems eine sogenannte IST- und Soll-Analyse der bestehenden Business Prozesse zu erstellen. Nur wenn klar ist, wie der IST-Zustand aussieht und wo es überhaupt hingehen soll, lässt sich der Weg dahin definieren. Diese Analyse kann zunächst losgelöst von konkreten Angeboten erstellt werden, jedoch unterstützen erfahrene IT-Berater die Anforderungsanalyse maßgeblich. Die Analyse definiert, welche Betriebsabläufe verbessert werden können und inwiefern Cloud-Anwendungen dabei unterstützen können. Hierbei ist es besonders wichtig das Projektteam bzw. die jeweilige Abteilung miteinzubeziehen – sind es doch genau diese Anwender, die jeden Tag mit dem neuen System arbeiten müssen und daher die Anforderungen am besten kennen. Allgemein geht es zunächst um Aspekte wie die Kostenfrage, die Frage der Wartung sowie den Aufwand beim Managen des Systems, der Zugriff und eine einfache Skalierbarkeit sowie Datenschutz. Darüber hinaus sollten natürlich alle unternehmensspezifischen Faktoren in die Analyse und Überlegungen miteinbezogen werden. Genau auf der Grundlage dieser Faktoren wird dann im nächsten Schritt die detaillierte Projekt-Durchführungsstrategie entwickelt, bei der wiederum der externe Berater seine Expertise einbringen kann.

Nun geht es um die Bereitstellung der erforderlichen Nutzungsrechte und Lizenzen sowie die Einweisung der Key-User in das System. Das sogenannte „Key-User“-Modell hat sich gerade in der Anfangsphase vor allem aus Kostengründen stark bewährt. Key-User sind die Anwendergruppe, bestehend aus Gruppen-, Projekt- und Abteilungsleitern, die zu Beginn mit dem System vertraut gemacht werden und das erlernte Wissen anschließend an ihre Mitarbeiter weitergeben. Darüber hinaus werden während dieser Schulung auch die ersten unternehmensrelevanten Systemeinstellungen des jeweiligen Anbieters vorgenommen.

Cloud ERP Einführung – Prozessworkshop

In dieser Phase werden die für den aktiven Betrieb relevanten Vorbereitungen inklusive aller Feinheiten ausgeführt. Das Ziel dieser Phase ist ein vollständig auf die  unternehmensspezifischen Anforderungen eingerichtetes System inkl. Belegdesign. Ausgehend von einem zuvor erstellen Pflichtenheft und den dort dokumentierten spezifischen Anforderungen beginnt der Implementierungspartner das ERP-System unternehmensspezifisch einzurichten.

Grundsätzlich gibt es bei diesem Projektabschnitt zwei unterschiedliche, aber dennoch gebräuchliche Herangehensweisen: die klassische und die agile Projektmethode. Bei der klassischen Vorgehensweise setzen die Entwickler zuerst alle Anpassungsprogrammierungen gemäß dem zuvor erstellten Pflichtenheft um, im Anschluss daran wird das System den Anwendern zum Testen überreicht. Bei komplexen Anforderungen an das System führt diese Vorgehensweise oft zur Nachbearbeitung und dem einen oder anderen Anpassungs- und Änderungswunsch. Deswegen wird vermehrt die agile Projektmethode angewendet. Hierbei wird in kleinen, iterativen Schritten gearbeitet: Consultant und Anwender können nach jedem einzelnen Schritt das System testen und ggf. direkt Anpassungen vornehmen. Es ist wichtig, dass bei diesem Projektabschnitt Anwender und  Consultant eng zusammenarbeiten. Anpassungen lassen sich so ohne großen Zeitverlust schnell vornehmen und das System wird schneller betriebsbereit sein.

Für KMUs macht es bei einer ERP-Einführung oft Sinn die agilere Methode mit kleinen Prozessschritten und direkten Feedbackschleifen zu wählen, um eine möglichst schnelle und unternehmensspezifische Umsetzung des Systems zu gewährleisten. Die Daten des zuvor genutzten Systems können in der Regel bereinigt, auf die neue Datenstruktur angepasst und dann importiert werden. Die Überführung der Bestandsdaten ist ein wesentlicher Punkt der Abnahme für den aktiven Live Betrieb.

Cloud ERP Einführung – Schulungsphase

Mit der Implementierung der neuen ERP-Software verändern sich sämtliche Business Prozesse in einem Unternehmen und somit sind Mitarbeiterschulungen unerlässlich. Wichtig ist hierbei vor allem der entsprechende Zeitpunkt für die Mitarbeiterschulungen – dieser sollte nicht zu früh, sondern möglichst zeitnah zur offiziellen Inbetriebnahme gelegt werden, damit das angeeignete Wissen noch präsent ist, entsprechend abgerufen und weitervermittelt werden kann. Es muss jedoch damit gerechnet werden, dass nicht das gesamte bei den Schulungen vermittelte Wissen auch bei allen Anwendern in den Abteilungen sofort verständlich, nachvollziehbar und direkt angewandt werden kann. Ein bewährter Ansatz ist daher, dass die Mitarbeiter ihr abteilungsspezifisches Know-how anhand von Beschreibungen und Screenshots festhalten. Dies reduziert das Supportaufkommen und erleichtert weiteren Mitarbeitern den Einstieg ins System. Auch Screencasts, Video-Produktionen und Webinare haben sich zur Einführung etabliert.

Cloud ERP Einführung – Projektabschluss

Jedes Unternehmen unterliegt gewöhnlichen und außergewöhnlichen Veränderungen im Laufe der Zeit; diese können nach der ersten Einführung neuer Business Software, wie in diesem Fall eines neuen ERP-Systems, nachträgliche Anpassungen der Anwendung zur Folge haben. Veränderungen in diesem Zusammenhang sind Erweiterungen im Unternehmen, neu gegründete Abteilungen, neu eingestellte Mitarbeiter und relevante System-Updates sowie Erweiterungen. Auf Basis dieses Hintergrundwissen ist es unausweichlich, dass Schulungen kontinuierlich wiederholt und das Know-how aufgefrischt sowie entsprechend den neuen Anforderungen erweitert wird. Nur gut geschulte Mitarbeiter garantieren auch einen wirklichen Fortschritt, sorgen für eine hohe Akzeptanz und ein effizientes Arbeiten mit dem neuen Cloud ERP.