Langsame ERP-Systeme optimieren

In vielen KMU sind Software-Anwendungen zum Enterprise Ressource Planning (ERP) etabliert und werden von fast allen Mitarbeitern täglich eingesetzt. Das Problem: Mit der Zeit wird die Business Software immer langsamer; die Antworten auf Abfragen lassen im schlimmsten Falle sogar minutenlang auf sich warten. Diese unproduktiven Zeiten durch ein langsames ERP summieren sich schnell schon mal auf einige Tage im Jahr auf und sind für die Anwender zudem sehr störend.

Bei On-Premise ERP-Anwendungen stossen häufig die gewählten Hardware- und Software-Komponenten irgendwann an ihre Grenzen, da die zu verarbeitenden Datenmengen und zugreifenden Nutzer in der Regel stetig steigen, die Serverstruktur jedoch nicht mit skaliert. Ein weiteres Grundproblem dabei: Die zugrundeliegenden Fehler lassen sich häufig nicht eindeutig identifizieren. Daher empfehlen sich folgende Schritte zur allgemeinen Optimierung der eingesetzten ERP-Software.

Systemdiagnose und Software-Updates

Im ersten Schritt sollte der IST-Stand festgestellt werden: Wo treten die Probleme auf und welche Auswirkungen haben diese genau? Welche Infrastruktur wird genutzt? Welche Softwareversionen und Datenbanken werden eingesetzt? In einfachen Fällen reicht schon ein Update der bestehenden ERP-Lösung, um bereits erste Verbesserungen zu erzielen. Für die Bestandsaufnahme und Lösungsentwicklung können auch der ERP-Anbieter, der IT-Dienstleister oder ein unvoreingenommener Consultant zu Rate gezogen werden.

Serveroptimierung

Im nächsten Schritt werden häufig Veränderungen an der Hardware vorgenommen. Die Server langsamer ERP-Systeme sind oftmals unverändert seit Jahren im Einsatz. Eine Erhöhung des Arbeitsspeichers, die Verwendung einer schnelleren Festplatte und die Steigerung der Rechenleistung sind mögliche Lösungen, die allerdings bauartbedingt nicht immer durchführbar sind und auch nicht pauschal zu einer Verbesserung der Geschwindigkeit führen. Auch die Aktualisierung der Server-Betriebssysteme und die Einführung oder Optimierung der Virtualisierungsstrategie können mehr Leistung für die ERP-Anwendung zur Verfügung stellen. Letztlich steht häufig die Entscheidung im Raum in eine neue Server-Architektur zu investieren oder die nötigen Ressourcen direkt aus einem externen Rechenzentrum zu beziehen.

Datenbankwartung

Die Optimierung der Server-Hardware ist auch für die Datenbank-Anwendungen vorzunehmen. Darüber hinaus sind einige weitere Verbesserungen durch Anpassungen der Datenbankstruktur möglich. Eine Software-Anwendung (sogenannter Profiler) kann die Datenbank automatisiert analysieren und gibt selbstständig Handlungsempfehlungen zur Performancesteigerung ab. In der Folge werden die Datenbanken häufig umstrukturiert, von veralteten Datenbeständen befreit und in der Nutzung verändert: So kann beispielsweise die Nutzung von Indizes dazu beitragen, dass Daten schneller gefunden und ausgeliefert werden. Allgemeine Housekeeping Funktionalitäten sollten genauso durchgeführt werden wie die Optimierung des Caches. Dieser sollte auch unregelmässig neu aufgebaut werden, damit Veränderungen der Datenbasis aufgenommen werden.

Im schlimmsten Fall sind veraltete Datenbankstrukturen, die den Anforderungen des Unternehmens nicht mehr standhalten können oder gar noch eine dateibasierte Datenhaltung vorhanden. Dann hilft in der Regel nur der sorgfältige Neuaufbau der Datenbank, der häufig mit umfangreichen Änderungen am ERP-System oder dem Wechsel zu einer neuen Anwendung einhergeht.

Anpassungen bei der Dokumentenverwaltung

Im Zuge der Digitalisierung werden vermehrt Dokumente direkt in der ERP-Software verarbeitet, die früher noch in Papierform existierten. Geschwindigkeitsvorteile können durchaus erreicht werden, indem die Anzahl und Qualität der genutzten Dokumente reduziert wird oder diese nicht aktiv in der ERP-Software verarbeitet, sondern stattdessen beispielsweise nur referenziert werden. Hier ist allerdings eine entscheidende Frage, wie sehr ein Unternehmen sich den Limitierungen des veralteten ERP-Systems beugen möchte.

Umstieg auf eine neue ERP-Software

Die Optimierung der Hard- und Software zur Verbesserung der ERP-Geschwindigkeit ist oftmals zeit- und kostenintensiv bei ungewissem Ergebnis. In einer sachlichen Bewertung der Kosten, Nutzen, Chancen und Risiken entscheiden sich daher immer mehr Unternehmen stattdessen direkt für den Umstieg auf ein neues, modernes ERP-System. In den letzten Jahren kommt dabei immer häufiger ein Software-as-a-Service Angebot (SaaS) zum Einsatz. Durch die zentrale Bereitstellung in einem externen Rechenzentrum lassen sich die benötigten Ressourcen schnell und skalierbar beziehen, die veraltete Server-Hardware muss nicht erneuert werden und wird obsolet. Ein weiterer Grund für das Wachstum von SaaS-Produkten liegt darin begründet, dass die Anfangsinvestitionen für Cloud ERP-Lösungen geringer als bei einer vergleichbaren On-Premise-Lösung sind. Der wesentliche Aufwand liegt hier in der Migration der Daten und Schulung von Mitarbeitern; die Kosten für eine Optimierung eines langsamen ERP-Systems können jedoch deutlich darüber liegen. So wird der Umstieg für viele KMU zum Mittel der Wahl, um eine zukunftssichere ERP-Lösung zu erhalten, die wiederum zu einem Wettbewerbsvorteil führen kann.