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Wie Sie auch ohne Vor-Ort-Präsenz den Vertrieb in Schwung bringen

von Sandra Bültermann am 22.12.2020

2020 war das Jahr des Homeoffice. Doch während  sich viele administrative Aufgaben, etwa in der PR, Buchhaltung oder Warenbeschaffung, leichter an den heimischen Schreibtisch verlagern lassen, gestaltet sich das in operativen Bereichen, wie in der Fertigung oder Montage, schwierig. Auch Vertriebsmitarbeiter stehen vor Herausforderungen, wenn sie eine räumliche Distanz zu Kunden wahren sollen. Ihr Metier ist der persönliche Kontakt, der in der Regel vor Ort stattfindet. Wie kann also der Vertrieb trotz Kontaktsperre weiterfunktionieren, wie lassen sich vom Homeoffice aus bestehende Kundenkontakte pflegen und neue knüpfen?

Voraussetzung ist eine moderne IT-Infrastruktur

Eine der wichtigsten Voraussetzungen, dass sich betriebliche Tätigkeiten vom heimischen Arbeitsplatz ausführen lassen, ist eine moderne IT-Struktur, die mobiles Arbeiten unterstützt und zugleich die Datensicherheit gewährleistet. Webbasierte ERP-Lösungen in Kombination mit Mobilgeräten, wie Notebooks, Tablets und Smartphones, bieten hier den idealen Rahmen. Eine integrierte CRM-Anwendung ist die perfekte Ergänzung für effektives Arbeiten im Vertrieb – und das nicht nur im Homeoffice. Alle relevanten Unternehmensdaten plus Kundeninformationen werden von der CRM-/ERP-Lösung zentral in der Cloud verwaltet und sind von jedem Ort der Welt nur wenige Klicks weit entfernt. Kundenstammdaten, Auftragsübersichten, Auswertungen – hier finden Vertriebsmitarbeiter sämtliche Informationen und Materialien, die sie zur Pflege der Kundenbeziehungen, zur Erweiterung des Kundenstamms sowie für effektives Marketing benötigen.  

Unverzichtbar bleibt der persönliche Kontakt

Unverzichtbar im Vertrieb bleibt natürlich das persönliche Gespräch mit Kunden. In Zeiten, in denen Vor-Ort-Termine nicht möglich sind, kann ein Telefonanruf durchaus dazu beitragen, Beziehungen zu pflegen. Zeigen Sie dem Kunden, dass Sie ihn nicht belästigen wollen, sondern sich für ihn interessieren. Dabei können Fragen helfen, wie: „Wie geht es Ihrem Unternehmen aktuell?“, „Wie hat sich das Verhalten Ihrer Kunden geändert?“, „Wie kann ich Sie in der aktuellen Situation unterstützen?“ Im Vertrieb ist gutes Zuhören das Nonplusultra. Das schafft Kundennähe! Eine webbasierte CRM-Lösung bildet die Basis dafür, dass Sie laufend über die gesamte Kundenhistorie im Bilde sind – auch wenn ein Kollege bisher für die Betreuung zuständig war und Sie nur einspringen.
 
Bemerken Sie beim Kunden eine gesteigerte Nachfrage nach bestimmten Artikeln, liefert das ERP-System Auskunft, ob und wie schnell Sie Ihrem Kunden das Lager wieder auffüllen können. Die Aufnahme einer neuen Produktlinie ins Sortiment könnte beim Kunden den Umsatz ankurbeln? Dann vereinbaren Sie doch einen Termin für eine Videokonferenz, bei der Sie Ihre Neuheiten präsentieren. Das Teilen des Computerbildschirms ist ein probates Mittel zur Produktvorstellung auf Distanz. Übrigens auch bei der Neukundenakquise. Dank zentraler Datenbasis lassen sich über die Unternehmenssoftware schnell und unkompliziert Präsentationen, Datenblätter oder Marketingunterlagen aufrufen, mit denen Sie Ihrem Gegenüber trotz Abstand Innovationen oder Updates schmackhaft machen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder zu beantworten. Und bei Bedarf lösen Sie im Anschluss direkt die Bestellung aus. Das ist echter Kundenservice! 

Bestell- und Logistikprozesse anpassen

Während die einen Kunden über zu volle Lager klagen, können andere nicht schnell genug nachordern. Vertriebsmitarbeiter erhalten übers ERP-System alle Kennzahlen, um zu beurteilen, was geht, wo es hakt, wo eine Optimierung erforderlich ist – sowohl beim Kunden als auch im eigenen Unternehmen. Sofern realisierbar, können Sie Ihrem Kunden eine Anpassung der Bestell- und Logistikprozesse vorschlagen. Fragen Sie, ob ihm eine Änderung des Lieferrhythmus helfen würde. Das Warenwirtschaftssystem offenbart Vertriebsmitarbeitern auf einen Klick, ob das eigene Lager, die eigene Produktion oder Entwicklung dafür gerüstet sind. Zudem können Sie im Kundengespräch in Erfahrung bringen, welche Bestellungen in naher Zukunft geplant werden, sodass Sie Artikel in entsprechender Menge dann vorrätig haben sollten. Moderne Business-Lösungen unterstützen Unternehmen bei der Just-in-time-Produktionen sowie -Lieferung. Beklagen Kunden Probleme in der Lieferkette, prüfen Sie, ob Sie ihm beispielsweise einen Wechsel zu einem anderen Logistikunternehmen anbieten können. Nicht nur die Verwaltung des Lagers, auch der Transport der Waren zum Kunden lässt sich mit dem ERP überwachen und steuern.

Erfolgreiche Integration von eCommerce

2020 war auch das Jahr der Onlineshops. Zahlreiche Händler und Dienstleister haben zusätzlich – oder als Alternative – zum stationären Vertrieb auf eCommerce gesetzt, um die Einkommenseinbußen so gering wie möglich zu halten. Damit sowohl Stamm- als auch Neukunden dauerhaft einem Unternehmen die Treue halten, reicht es aber nicht, nette Fotos des Produktsortiments ins Netz zu stellen. Wer seine Kunden über alle Kanäle hinweg überzeugen möchte, muss seine Vertriebsprozesse an die Erwartungen und Bedürfnisse seiner Kundschaft anpassen. Dafür ist eine Shop-Plattform erforderlich, die ein effektives Bestellmanagement sowie eine flexible Kundenkommunikation unterstützt. Nichts ist für den Kunden beispielsweise ärgerlicher, als wenn er erst im Anschluss an den Kauf erfährt, dass das gewünschte Produkt nicht mehr vorrätig ist. Derartige Fehler passieren, wenn keine Synchronisation zwischen Shop und Lagerbestand erfolgt. Abhilfe schafft ein cloudbasiertes ERP mit integriertem eCommerce-Modul. Hier greifen die einzelnen Module optimal ineinander: Produkt- und Kundendaten werden in Echtzeit aktualisiert und stehen sowohl im Webshop als auch in der Filiale zur Verfügung. Damit ist gewährleistet, dass der Kunde zuverlässige Informationen zur Verfügbarkeit oder zum Lieferstatus erhält.

Fazit

Sie sehen, trotz Distanz gibt es zahlreiche Möglichkeiten für den Vertrieb, mit Kunden in Kontakt zu bleiben und die Umsatzzahlen anzukurbeln. Eine integrierte Unternehmenssoftware aus der Cloud liefert jederzeit und überall die erforderlichen Kennzahlen und Materialien, um Kunden auch aus der Ferne mit dem nötigen Know-how gegenübertreten und ihm individuelle Angebote unterbreiten zu können.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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