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Wie die Cloud Projekte und Freelancer zusammenbringt

von Sandra Bültermann am 05.06.2020

Viele Betriebe greifen auf die Unterstützung von Freelancern zurück. Mit ihrer fachlichen Expertise gleichen sie beispielsweise kurzfristige Engpässe oder fehlende Qualifikationen innerhalb des Unternehmens aus. Oftmals ist es auch günstiger, zeitweise auf freie Mitarbeiter zurückzugreifen, als dauerhaft eine Stelle zu besetzen. Besonders vorteilhaft ist die Vergabe von sogenannten Microjobs an Freelancer. Hierbei handelt es sich um kleinere Aufträge oder Teilaufgaben eines Projekts, wie z. B. Texte, Recherchen oder die Gestaltung von Grafiken, für die nur ein geringer Zeitaufwand nötig ist. Durch die Weitergabe von Teilaufgaben an Freiberufler bleibt den festangestellten Mitarbeitern mehr Zeit, sich auf das Kerngeschäft und das vorliegende Projekt zu fokussieren. Aber wie gelingt eigentlich der Projekterfolg, wenn nicht alle Mitarbeiter ans Unternehmen gebunden sind oder an einem Ort arbeiten?

 

Digitalisierung fördert Beschäftigung von Freelancern

Studien zeigen, dass Unternehmen immer häufiger Freiberufler beschäftigen. Die Vorteile, die sich aus der Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitern ergeben, liegen auf der Hand:
  • mehr Flexibilität
  • fachliche Expertise
  • kurzfristige Unterstützung
  • geringere Kosten
Ein Grund für die aktuell gesteigerte Nachfrage nach freiberuflichen Experten ist auch die Digitalisierung. Einerseits zwingt der digitale Wandel viele KMU dazu, sich externe Unterstützung zu suchen, weil intern das entsprechende Know-how für die Umsetzung fehlt. Andererseits ebnet die Digitalisierung mit neuen Technologien und innovativen Tools aber auch gerade den Weg für kollaboratives Arbeiten in Projektteams über Unternehmens- und Ländergrenzen hinaus.

 

Sicheres, plattformunabhängiges Arbeiten

Zu Beginn der Zusammenarbeit mit Freelancern muss immer erst einmal geklärt werden: Welche Software soll genutzt werden? Welche Hardware wird benötigt? Ist die Ausstattung des freien Mitarbeiters nicht entsprechend, muss das Unternehmen wohl mit Arbeitsmaterial aushelfen. Aber auch danach kann es zu Problemen kommen: Etwa wenn interne Bibliotheken verwendet werden müssen, die außerhalb des Firmennetzwerkes nicht zur Verfügung stehen. Und natürlich beim Schutz von sensiblen Daten. Genau hier spielen die Cloud und SaaS-Anwendungen eine ihrer vielen Stärken aus: Zum Aufrufen der darin gespeicherten Daten bzw. Anwendungen reicht ein herkömmlicher Browser. Da spielt es keine Rolle, ob der Freelancer ein Windows- oder Apple-Gerät nutzt. Und es muss auch gar kein PC sein: Unterwegs ist der Zugriff via Tablet oder Smartphone möglich. Lokale Installationen sind nicht erforderlich, wodurch die Sicherheit der Daten jederzeit gewährleistet ist. Dank Cloud müssen sich Projektleiter keine Gedanken mehr über Schnittstellenprobleme, Übertragungsfehler, Medienbrüche oder Sicherheitslücken machen!

 

Eine Datenbasis für alle

Ganz gleich, um welche Art von Projekt es sich handelt: Sollen freie Mitarbeiter mit eingebunden werden, müssen sie auch bei räumlicher Distanz jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen haben. ERP-Lösungen aus der Cloud bieten hier die optimalen Voraussetzungen. Dank der zentralen Datenhaltung greifen alle Mitarbeiter – intern wie extern – auf dieselben projektbezogenen Daten, Kennzahlen und andere Informationen zu. Durch die Aktualisierung in Echtzeit wird sichergestellt, dass die Projektbeteiligten stets mit den aktuellsten Daten arbeiten. So gelingt die Zusammenarbeit ohne Zeitverzögerungen.

 

ERP als Kommunikationszentrale

Nachdem die technischen Voraussetzungen geklärt sind, kann es endlich mit der eigentlichen Projektarbeit losgehen. Doch wie kommunizieren die Projektbeteiligten miteinander? Müssen Freelancer und Mitarbeiter an verteilten Standorten telefonisch oder per E-Mail über das aktuelle Geschehen, Planänderungen oder Kundenfeedback informiert werden, bedeutet das einen immensen Aufwand für den Projektleiter. Zudem ist diese Form der Weitergabe von Informationen äußerst fehlerbehaftet. Erfolgt die Kommunikation hingegen über die Unternehmenssoftware aus der Cloud, können alle Projektbeteiligten nicht nur Termine, Meilensteine oder Statusanzeigen zeitgleich einsehen, sondern sich auch innerhalb des Systems austauschen. Auf einen integrierten Chat beispielsweise, den ausschließlich die Kollegen nutzen, wirft man eher einen Blick als auf das Mail-Programm, in dem auch für das Projekt unwichtige Nachrichten auflaufen. Eine webbasierte Unternehmenssoftware, die externe und interne Mitarbeiter vernetzt, stellt die ideale Kommunikationszentrale für einen reibungslosen Projektablauf dar.

 

360-Grad-Blick aufs Projekt

Wer muss bis wann welche Aufgaben erledigen? Womit ist aktuell der Freelancer beschäftigt? Bis wann muss Step 1 ausgeführt sein, um Step 2 auszulösen? Bei der Projektplanung ist es die Aufgabe des Projektleiters, sein Team, Termine sowie die zur Verfügung stehenden Ressourcen zuverlässig und ökonomisch zu koordinieren. Auch Planänderungen, etwa durch Personalausfälle, neue Kundenwünsche oder Ressourcenengpässe, gehören zum Projektalltag. Die Projektfunktionen einer webbasierten Unternehmenssoftware liefern den erforderlichen Durchblick. Da alle Daten in Echtzeit aktualisiert werden, kann der Projektleiter jederzeit und überall den Status quo abfragen, Vereinbarungen aufrufen oder Prozesse umdisponieren. Und er ist stets im Bilde, woran die Teammitglieder innerhalb wie außerhalb der Unternehmensmauern arbeiten.

 

Projektkosten im Blick

Sofern der Projektleiter am Ende nicht eine böse Überraschung erleben möchte, ist das Nachvollziehen der erbrachten Leistungen auch für den Überblick der Projektkosten von großer Bedeutung. Erfassen Freelancer und Angestellte sämtliche projektbezogenen Leistungen, Reisekosten oder andere Spesen über die Unternehmenssoftware, wird die Projektarbeit transparent und nachvollziehbar. Durch den Vergleich von Soll- und Ist-Stunden kann der Projektleiter frühzeitig eingreifen, falls die Kosten aus dem Plan herauszulaufen drohen oder es bereits sind.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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