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Warum sich der Wechsel zu einem modernen Cloud-ERP lohnt

von Sandra Bültermann am 24.07.2020

Das ERP-System bildet in vielen Firmen das Herzstück, in dem vom Einkauf über die Produktion und Produktionsplanung bis zu Materialwirtschaft und Logistik alle wichtigen Prozesse abgebildet werden. Doch manch ein ERP-Programm ist schon viele Jahre im Einsatz. Um mit neuen Anforderungen zurechtzukommen, wurden oftmals Erweiterungen hinzu programmiert und Schnittstellen zu anderen Anwendungen wie Finanzbuchhaltung oder Qualitätssicherung geschaffen. Stellen Sie sich das wie bei einem Bungalow vor, der bei steigenden Personenzahlen und Ansprüchen erst um einen Anbau, dann um einen Wintergarten und zuletzt durch eine zusätzliche Etage erweitert wird. Irgendwann passt nichts mehr zusammen, und das Grundstück ist ausgeschöpft. Ein neues Haus muss her. So ist das auch bei einem veralteten ERP-System. Die Software wurde so lange modifiziert, bis einfach nichts mehr geht. Und jetzt? Dieser Beitrag erklärt, welche Nachteile sich durch veraltete ERP-Systeme ergeben und wie Firmen von modernen, cloudbasierten ERP-Anwendungen profitieren.

 

Komplexität veralteter ERP-Systeme lähmt Effizienz

Von Haus aus schon komplex, haben über die Jahre hinweg Anpassungen, Schnittstellenerweiterungen und die Weitergabe von Daten aus vor- oder nachgelagerten Systemen die Komplexität von ERP-Anwendungen noch erhöht. Und je komplexer das ERP-System, desto komplizierter gestalten sich Betrieb und Wartung. Die Wahrscheinlichkeit für Ausfälle steigt, die Nutzung der Software sowie die Prozessdokumentation werden schwieriger. Weitere Anpassungen und Erweiterungen des Systems – um immer neue benötigte Funktionen und Prozesse zu integrieren – werden teurer, je komplexer die Software. Und für die Betreuung sind mehr Spezialisten erforderlich. Alles in allem steigt der Aufwand zur Aufrechterhaltung bestehender ERP-Systeme gewaltig. Das hat auch die ABITZSCH Präzisionsnormteile GmbH zu spüren bekommen. In der zuvor verwendeten heterogenen Systemlandschaft waren die Einzellösungen nicht miteinander kompatibel. Die durchgängige Darstellung der benötigen Daten war für die Mitarbeiter mühsam und zeitaufwendig. Seit der Umstellung auf die myfactory Lösung unterstützt das ERP die benötigten Geschäftsprozesse durchgängig und stellt sowohl das hohe Qualitätsniveau als auch die Koordination des umfangreichen Sortiments sowie der in- und ausländischen Lieferanten sicher.

 

Veraltete ERP-Systeme bremsen Innovationen

Eine beliebte Regel in der IT lautet: „Never change a running system.“ Und genauso halten es viele Unternehmen mit ihrem ERP. Doch während die Software vielleicht nur an einigen Stellen angepasst, aber nicht wirklich modernisiert wurde, haben sich Prozesse und Strukturen in den meisten Firmen aus den Bereichen Handel, Produktion und des Dienstleistungssektors in den letzten Jahren grundlegend verändert.  Neue Geschäftsmodelle, die Ausweitung von Produktlinien oder Eroberung neuer Märkte bringen zwangsläufig Umstrukturierungen der bestehenden oder komplett neue Geschäftsprozesse mit sich. Lassen sich diese nicht oder nur schwer im ERP abbilden, behindert das das Unternehmenswachstum. Einfache Abläufe werden zum Zeitkiller, der Aufwand für die Mitarbeiter steigt, Fehler sind vorprogrammiert. Für mehr Innovationsfähigkeit und somit auch Wettbewerbsfähigkeit müssen Geschäftsprozesse optimiert und automatisiert werden. Damit dies gelingt, brauchen zukunftsfähige Unternehmen die Unterstützung einer modernen ERP-Lösung aus der Cloud.

 

Mit modernem ERP gerüstet für die Zukunft

In einem hartumkämpften Markt reicht es längst nicht mehr, dass Unternehmen die Produkte und Dienstleistungen anbieten, die sie seit jeher anbieten oder die dem Geschäftsführer gefallen. Entscheidend ist, was der Kunde will! Und wann er was will. Dafür sind beispielsweise digitale Geschäftsmodelle, intelligente Fertigungskapazitäten sowie interne und externe Konnektivität erforderlich. Um mit den gestiegenen Anforderungen Schritt halten zu können, müssen KMU innovative Technologien in ihre Prozesse integrieren. So ermöglicht beispielsweise das Internet of Things (IoT) bzw. Industrial Internet of Things (IIoT) Fertigungsbetrieben, mehr Daten in kürzerer Zeit abzurufen. Veraltete ERP-Systeme unterstützen den neuen Industriestandard nicht. Mit ihnen ist es nicht möglich, große Datenmengen zu bündeln, schnell auszuwerten und den Gesamtüberblick zu behalten. Sind die Produktionssysteme jedoch per Cloud miteinander verbunden und laufen die Daten in einem integrierten ERP zusammen, profitieren Unternehmen von Effizienzsteigerung, Zeitersparnis und Kostensenkung. Und vor allem sind moderne Cloud-Anwendungen skalierbar. Das heißt, sie sind in der Lage, mit dem Unternehmen mit zu wachsen und neue, digitale Technologien zu unterstützen, um auch künftigen Anforderungen gerecht zu werden.
 

ERP mit Shop-Funktion ermöglicht internationale Omnichannel-Präsenz

Der technologische Wandel, die fortschreitende Globalisierung sowie gestiegene Kundenansprüche bringen völlig neue Vertriebsformen hervor. Nur wer Kreativität, Innovationsbereitschaft und ein hohes Maß an Unternehmertum zeigt, wird erfolgreich am Markt bestehen können. Prognosen sagen voraus, dass in Europa weiter deutliche Rückgänge bei den Verkaufsflächen, dafür aber steigende Umsätze im Onlinehandel zu erwarten sind. Mit einem modernen ERP, das über integrierte Shop-Funktionen verfügt, verbinden Unternehmen Offline- und Online-Welt miteinander. Die gemeinsame Datenbasis ermöglicht die Verschmelzung von stationärem Geschäft, Web und Mobile – somit ist die Basis für eine Omnichannel-Präsenz geschaffen. Und die gelingt mit der entsprechenden Software sogar international, wie das Erfolgsbeispiel PU1TEC zeigt. Das bisherige ERP-System wurden den gestiegenen Business-Anforderungen des Herstellers von Dichtungen und Kunststoffen nicht mehr gerecht. Dank der Umstellung auf das Cloud-ERP von myfactory ist das Unternehmen jetzt mit einem mehrsprachigen B2B-Webshop online und agiert dementsprechend über Ländergrenzen hinweg.
Machen Sie es wie PU1TEC und ABITZSCH! Wechseln Sie zu einer modernen ERP-Lösung und sichern Sie sich wichtige Wettbewerbsvorteile. Entsprechend Ihres Unternehmens finden Sie bei myfactory das passende Cloud-Paket für Ihre individuellen Anforderungen.  

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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