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Unternehmensprozesse effizient im ERP managen

von David Lauchenauer am 16.02.2021

Das ERP-System gilt als Grundbestandteil der IT-Infrastruktur für produzierende Unternehmen, den Handel und Dienstleister. Eine der Primäraufgaben der Business-Anwendung liegt in der digitalen Abbildung von Unternehmensprozessen. Die ERP-Software hilft dabei, dass die jeweiligen Geschäftsprozesse mit technischer Unterstützung möglichst effizient ablaufen. Werden Unternehmen zu den Gründen befragt, warum sie ein ERP-System einführen, so gilt die Verbesserung der Unternehmensprozesse als führende AussageDenn die Praxis hat gezeigt: Mit einem ERP können viele Unternehmensprozesse effizienter ablaufen als ohne die kritische Unternehmens-Software. Worauf in diesem Zuge geachtet werden muss und wie eine ERP-Software dabei unterstützt, dass die Geschäftsvorfälle besser orchestriert werden können, zeigt der folgende Beitrag. 
 

Relevante Unternehmensprozesse in der Anforderungsanalyse erfassen 

Bei der ERP-Einführung diktiert die Anforderungsanalyse der relevanten Unternehmensprozesse, welche ERP-Software ausgewählt und letztlich auch eingeführt wird. Bei diesem Prozess kommen unterschiedliche Methodiken wie zum Beispiel das Userstory-Mapping, bei dem von einem Nutzer ausgehend, die verschiedenen Aufgaben und Anforderungen erfasst werden, zum Einsatz. Die Methodik stammt aus dem agilen Projektmanagement und wird für die Entwicklung neuer Produkt-Funktionen, bei der Versionierung und zur Priorisierung von Milestones genutzt. Damit bieten sich die User Stories auch dafür an, bei bereits etablierten ERP-Systemen zu überprüfen, ob die technisch abgebildeten Unternehmensprozesse wirklich den Anforderungen aus Anwendersicht entsprechen. Man würde in diesem Zuge nicht mehr von der Anforderungsanalyse sprechen. Stattdessen bietet solch ein Unternehmensprozess-Audit die Möglichkeit, ganz im Sinne von agiler Projektentwicklung, zu überprüfen, ob Optimierungspotenzial besteht. Gleichzeitig unterstützt eine Nutzerbefragung dabei weitere Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Im Zusammenspiel wird so erkannt, wo relevante Unternehmensprozesse nicht optimal im ERP abgebildet werden oder gar Medienbrüche existieren. Diese Geschäftsvorfälle bieten die Chance die Effizienz in der täglichen Arbeit zu erhöhen, indem beispielsweise Medienbrüche entfernt, Integrationen geschaffen oder Automatisierungen eingeführt werden.  
 

Beispiele für Unternehmensprozesse im Userstory-Mapping 

Bei einem Audit der verschiedenen Unternehmensprozesse gibt es unterschiedliche Kategorien an Abläufen. Diese lassen sich grob in typische Geschäftsvorfälle, zum Beispiel den Erhalt einer Rechnung via E-Mail im PDF-Format, und individuelle Unternehmensprozesse unterteilen. Eine ERP-Software bietet in der Regel bereits ein umfangreiches Repertoire an Funktionen für alltägliche Geschäftsprozesse. Darunter fällt alles, was die Warenwirtschaft betrifft. Also die Geschäftsbereiche Einkauf, Disposition, Lagerhaltung und Verkauf. Ebenfalls kann von einem modernen ERP-System erwartet werden, dass Stammdaten zu Unternehmen und Ansprechpartnern, Lieferanten und dem Artikelstamm verwaltet werden können. Geht es darum, die Effizienz von Unternehmensprozessen zu steigern, sollte zuallererst sichergestellt werden, dass alle alltäglichen Geschäftsvorfälle im ERP-System stattfinden. Oftmals lassen sich selbst bei typischen Abläufen wie Rechnungseingang oder der Lagerhaltung bereits Optimierungen vornehmen. Vor allem Medienbrüche, die zum Beispiel durch händische Importe zustande kommen, sollten zur Effizienzsteigerung vermieden werden. Diese Prozesse benötigen nicht nur manuellen Input, sondern sind gleichzeitig eine potenzielle Fehlerquelle.  
 

Bereichsübergreifende Unternehmensprozesse im ERP abbilden 

Das ERP-System kann seine ganze Stärke genau dann demonstrieren, wenn bereichsübergreifende Unternehmensprozesse verwaltet werden sollen. Ein typisches Beispiel für solche Art von Geschäftsprozessen sind Bestellungen aus einem Onlineshop bei produzierenden Unternehmen mit der Losgröße 1. Es ist der Trend zu beobachten, dass individuell modifizierte Produkte für spezifische Anwendungsbereiche immer mehr an Bedeutung zunehmen – vor allem im E-Commerce. Bei diesem Prozess muss nicht nur die Bestellung aus dem Onlineshop korrekt in einen Auftrag in der Warenwirtschaft überführt werden, sondern es muss auch in der Produktion das korrekt modifizierte Produkt hergestellt und ausgeliefert werden. Dies setzt voraus, dass im Hintergrund die notwendigen Produktionsmittel wie Rohstoffe und Teilfabrikate eingekauft, Arbeiter für die Produktion eingeplant, der Logistiker gebrieft und alle notwendigen Belege wie Rechnung und Lieferscheine erstellt wurden. Für diese Art der bereichsübergreifenden Unternehmensprozesse benötigt es tiefgehende Integrationen zwischen den IT-Systemen und Geschäftsbereichen gleichermaßen. Eine Anbindung der unterschiedlichen Anwendungen via Schnittstellen birgt dabei oftmals ein hohes Fehlerpotenzial, sorgt für großen Wartungsaufwand und kommt mit Einschränkungen daher. Daher haben sich vor allem ganzheitliche, modulare ERP-Systeme etabliert. Diese IT-Systeme ermöglichen via Module beispielsweise die E-Commerce-Bemühungen oder die Produktionsplanung und -steuerung auf derselben Datenbasis durchzuführen. Laufen alle relevanten Informationen in einer Software zusammen, lassen sich diese ohne Medienbrüche auch digital abbilden. Durch die Bereitstellung in der Cloud kommen zusätzliche Faktoren wie das ortsunabhängige Arbeiten hinzu, sodass alle Stakeholder – unabhängig des Zugriffsortes – gleichermaßen mit Echtzeitdaten arbeiten können. Richtig effizient werden diese Unternehmensprozesse genau dann, wenn sie noch zusätzlich automatisiert werden. Im obigen Beispiel gelingt dies durch die automatisierte Anlage von Bestellvorschlägen, Belegen sowie Produktionsaufträgen 
 

Das ERP als Schaltzentrale für alle Unternehmensprozesse 

Abschließend lässt sich festhalten, dass eine ERP-Software einen maßgeblichen Anteil daran besitzt, wie effizient ein Unternehmen arbeiten kann. Lassen sich alle Geschäftsvorfälle in einem digitalen System erfassen und bearbeiten, spart dies einiges an Zeit und Ressourcen, welche wiederum für die Wertschöpfung genutzt werden können. Doch ein ERP ist kein Selbstläufer. Wer sich intensiv mit den Unternehmensprozessen auseinandersetzt und deren Optimierung vorantreibt, wird eine Verbesserung der Effizienz in den betrieblichen Abläufen erreichen. So verbessert sich nicht nur die Unternehmensposition, denn auch die Zukunftsfähigkeit der Unternehmung wird sichergestellt.
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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