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So unterstützt das ERP-System die digitale Auftragsabwicklung

von Sandra Bültermann am 16.09.2021

 
In kaum einem KMU läuft die Auftragsabwicklung noch rein manuell ab. Doch trotz digitaler Unterstützung fehlen in vielen Unternehmen durchgängige Daten, und es besteht oft noch Optimierungsbedarf bei den einzelnen Schritten. Je nach Branche unterscheiden sich zwar die einzelnen Schritte der Prozesskette, aber alle KMU haben eins gemeinsam: Sie können sich keine Unterbrechungen, keine Fehler, keine unnötigen Kosten leisten. Mit einem modernen Cloud-ERP gelingt es Ihnen, Ihre Aufträge schneller, einfacher und transparenter zu gestalten. Die Software stimmt sämtliche Schritte der Auftragsabwicklung aufeinander ab, vernetzt alle Abteillungen und Standorte des Unternehmens miteinander und kann zahlreiche Workflows mit einer Fehlerquote von Null automatisieren. Und das alles mit in einer intuitiven und übersichtlichen Nutzeroberfläche. Wir zeigen Ihnen, wie das ERP-System den „Order-to-Cash“-Prozess optimiert. 
 

Angebotserstellung 

Bevor es überhaupt zu einem Auftrag kommen kann, muss in vielen Fällen erst einmal ein Angebot geschrieben werdenAllerdings am liebsten ohne großen Zeitaufwand. Denn ekönnte ja sein, dass man den Zuschlag nicht erhält. Durch den direkten Zugriff auf Ihren Leistungs- oder Produktkatalog erstellen Sie mit einem ERP-System ohne großen Aufwand Angebote, die an Attraktivität nichts zu wünschen übrig lassenIndividuelle Produkte und Preise sowie Zahlungsziele lassen sich ebenfalls berücksichtigen. Mit der Anbindung eines CRM-Moduls adressieren Sie das Angebot richtig, versenden es digital und archivieren es in der Kontakthistorie, sodass es künftig allen Kollegen zur Verfügung steht.  
 

Auftragseingang 

Am effizientesten ist es, wenn Aufträge digital eingehen. Dazu haben die meisten ERP-Anwendungen Schnittstellen, über die sich Businesskunden direkt an Ihr Bestellsystem andocken können. So erfolgen Angebote, Bestätigungen und Benachrichtigungen in beide Richtungen vollkommen digital und einmal erfasste Daten werden entlang der gesamten Customer Journey weiterverwendetGibt es eine solche Anbindung nicht, lassen sich Bestellungen, die per E-Mail oder Telefon eingehen, ebenfalls schnell übernehmen. ERP-Lösungen mit integriertem eCommerce-Modul unterstützen überdies Online-Bestellungen über den Webshop.   
 

Auftragsprüfung  und -bestätigung 

Bevor die Auftragsbestätigung inklusive aller wichtigen Informationen zur Bestellung, den Zahlungsbedingungen sowie dem voraussichtlichen Liefertermin automatisiert an den Kunden versendet wird, gleicht das ERP eingehende Aufträge mit den Lagerbeständen ab – die integrierte Warenwirtschaft macht’s möglich. Dank zentraler Datenhaltung und deren Echtzeitaktualisierung sind sämtliche Informationen immer auf dem neuesten Stand. Falls Teile einer Bestellung nicht lieferbar sind, sollte der Kunde im Optimalfall bereits beim Bestellvorgang darüber informiert werden. Auch im B2B-Segment erspart Ihnen das ERP viele manuelle Tätigkeiten. Ohne großen Aufwand wandelt es ein Angebot in einen Auftrag um und schiebt mit den entsprechenden Daten weitere Prozesse an.  
 

Beschaffung von Material 

Für Materialien oder Artikel, die nicht vorrätig sind, generiert die Software eine Bestellung, die nur noch von einem Verantwortlichen geprüft werden muss. Wird diese abgesegnet, übermittelt das ERP sie ebenfalls digital an den Lieferanten. Moderne ERP-Anwendungen melden üblicherweise bereits bei Erreichen eines kritischen Lagerbestandes einen entsprechenden Bestellvorschlag. Und das ist nur ein kleiner Einblick in das, wie das ERP-System den Einkauf unterstützt. 
 

In der Warenwirtschaft 

Nach der Auftragsbestätigung korrigiert das ERP-System die Warenbestände automatisch nach unten und erstellt Picklisten unter Berücksichtigung Ihres jeweiligen Lagerprinzips. Ist die Logistik ausgelagert, lassen sich auch hier externe Anbieter per Schnittstelle ans System anbinden. Diese Schnelligkeit und Transparenz zahlt sich aus: Optimierte Lager ermöglichen Ihnen eine Auftragsbearbeitung just-in-time, die insbesondere bei Saisongeschäften enorme Vorteile verspricht. 
 

Im Lager 

Der Lagermitarbeiter empfängt die Pickliste auf seinem Mobilgerät, welches ihn auf seiner Route durchs Lager unterstützt. Vor Ort fordert ihn ein Barcode-Scanner auf, wichtige Informationen wie etwa das Verfallsdatum zu überprüfen. So gelingt eine schnelle, fehlerfreie Kommissionierung ohne Umwege. 
 

Verpackung und Versand 

Jetzt brauchen die entnommenen Waren nur noch verpackt und verschickt zu werden. Lieferscheine sowie Versandlabel erstellt das ERP-System ebenfalls selbstständig. Und weil Kunden es heute zu schätzen wissen, Informationen über den aktuellen Status ihrer Lieferung zu erhaltenverschickt es eine entsprechende Versandbestätigung mit TrackingnummerSo kann der Kunde den Verbleib seiner Ware in Echtzeit verfolgen. 
  

Rechnungsstellung  

Mit Erhalt der internen Versandbestätigung versendet das ERP-System die Rechnung – falls diese nicht schon der Lieferung beigelegt worden ist. Im Nachgang kann das per E-Mail geschehen oder auch direkt zum System Ihres Geschäftskunden. Indem hierfür keinerlei manuelle Tätigkeiten erforderlich sind, beschleunigen sich einerseits Zahlungsvorgänge, andererseits minimieren sich Fehlerquellen. Seien es Stammdaten, vereinbarte Konditionen oder Leistungsnachweise – das ERP berücksichtigt sämtliche Daten aus den verschiedenen Phasen der Customer Journey. Übrigens: Handelt es sich um eine erbrachte Dienstleistung, kann Ihr Mitarbeiter vor Ort die Rechnung im Beisein des Kunden via Tablet ausstellen. So gibt es später keine Missverständnisse. 
 

Zahlungseingang 

Dank Funktionen zum automatischen Kontenabgleich gehören manuelle Prüfungen von Zahlungseingängen der Vergangenheit an. Befindet sich ein Kunde im Verzug, sind im ERP-System in der Regel auch automatisierte Mahnprozesse integriert. 
 
Die hier aufgeführten Funktionen bilden nur einen kleinen Teil der Leistungsfähigkeit moderner ERP-Systeme ab. Umfang und Möglichkeiten sind noch wesentlich vielfältiger und greifen deutlich tiefer in die Prozesse von Unternehmen ein. 
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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