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So stärken Sie Ihre Mitarbeiter mit der Cloud

von David Lauchenauer am 29.09.2020

In deutschen Unternehmen steigt der Druck kontinuierlich an, Mitarbeiter müssen immer längere Belastungsperioden durchstehen. Erholungsphasen fallen immer kürzer aus. Bedingt durch die Digitalisierung und damit einhergehend veränderten Marktsituationen wächst für viele Beschäftigte die Belastung zusätzlich. Neben der täglichen Arbeit müssen sich Mitarbeiter nun auch noch auf veränderte Unternehmensprozesse einstellen und sollen nebenher noch technisch versiert agieren bzw. mit neuen Technologien arbeiten. Veränderte Arbeitsprozesse werden in diesem Zuge ebenfalls mit kurzer Vorlaufzeit eingeführt, selten mit einem vollständigen digitalen Konzept. Dadurch müssen Mitarbeiter oftmals sogar eine Mehrarbeit erledigen. Wie die Cloud Ihre Mitarbeiter hingegen stärken und die Arbeitsprozesse vereinfachen kann, zeigt der folgende Artikel auf. 
 

Effiziente Organisation des Tagesgeschäftes 

Die täglichen Arbeiten sind geprägt von Terminen, der Koordination mit Kollegen, konkreten Aufgaben und zahlreichen Schriftstücken bzw. Belegen. Für die Mitarbeiter gilt es, dass all diese Aspekte so effizient wie möglich verwaltet werden. Softwarelösungen zum Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP) besitzen den Anspruch, diese Arbeitsprozesse zu unterstützen und zu beschleunigen. Dies setzt voraus, dass diese Anwendungen intuitiv bedienbar und die Oberflächen auf die individuellen Anforderungen angepasst werden können. Ein webbasierter, modularer Ansatz wie bei einem Cloud ERP bietet hier eine Vielzahl an Anpassungsmöglichkeiten.  
 
Belege wie Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine sollten intuitiv erstellbar sein und keine zusätzliche Komplexitätsebene reinbringen. Dabei sollte vor allem bei der Einführung eines ERP-Systems darauf geachtet werden, dass Medienbrüche vermieden und die Software die Arbeitsweisen im Unternehmen unterstützt. Es gilt trotzdem bei Aufnahme aller Unternehmensprozesse zu überprüfen, ob bestehende Arbeitsschritte noch sinnvoll sind oder optimiert werden können. Best-practice-Ansätze eines ERP-Systems sollten in diesem Zuge auf ihre Vorteile hin überprüft werden.  
 

Flexible, ortsunabhängige Kollaboration 

Für viele Arbeitnehmer kommen neben der eigentlichen Arbeit im Unternehmen noch zusätzliche Tätigkeiten im Außendienst, auf Geschäftsreisen oder zu Hause im Homeoffice hinzu. Die Cloud glänzt in diesem Zusammenhang durch die native digitale Bereitstellung über das Internet. So können der mobile Vertrieb bzw. der technische Außendienst beim Kunden genauso auf alle relevanten Unternehmensbereiche zugreifen wie aus dem Büro oder von unterwegs. Relevante Informationen können abgerufen, Bestellungen aufgegeben oder Lagerstände eingesehen werden. Benötigt wird lediglich ein internetfähiges Endgerät wie Smartphone oder Tablet mit aktiver Internetverbindung. Im Zusammenspiel mit einem Tablet lassen sich dann Belege direkt digital signieren, um weitere Prozessschritte einzusparen. 
 
Für die Kollaboration im Unternehmen bedeutet dies, dass die Geschwindigkeit der Unternehmensprozesse steigt. Das gesamte Unternehmen kann jederzeit miteinander zusammenarbeiten, eine Anwesenheit im Büro oder technische Hürden wie komplizierte VPN-Konfigurationen für das Homeoffice entfallen. Vor allem für die Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, bietet der Zugriff über den Webbrowser einen großen Vorteil, da selbst kurze Wartezeiten produktiv genutzt werden können. Das gleichzeitige Arbeiten und Zugreifen verschiedener Mitarbeiter auf die Daten sollte daher zwingend ermöglicht werden. In der Praxis kann ein Außendienstler beispielsweise auf der Rückfahrt von einem Termin noch die notwendigen besprochenen Details eintragen, die parallel vom Innendienst in einen Auftrag umgemünzt werden. 
 

Prozessautomatisierung mit schlanken Workflows 

Automatisierung ist im Business Software Umfeld weit mehr als ein reines Buzzword. Viele Arbeitsabläufe sind reproduzierbar und wiederholen sich regelmäßig. Ein Beispiel hierfür ist ein Mahnverfahren, bei dem nach Überschreiten des jeweiligen Zahlungszieles automatisiert verschiedene Mahnstufen an den säumigen Zahler versandt werden. Ein anderes Beispiel ist in einer Auftragserteilung zu sehen: Wenn ein Kunde ein Angebot akzeptiert, wird eine Auftragsbestätigung erstellt, ggf. eine Order bei einem Lieferanten ausgelöst oder eine Rüstliste zusammengetragen sowie eine Rechnung angelegt. Diese beiden und ähnliche Prozesse sind prädestiniert für eine softwaregestützte Automatisierung, wodurch die Angestellten entlastet werden und mehr Zeit für relevante Tätigkeiten haben. Durch die Prozessautomatisierung reduziert sich ebenfalls das Fehlerpotenzial und das Kundenerlebnis wird verbessert. Eine entsprechende Prozessautomatisierung sollte dabei möglichst schlank sein, entsprechende Workflows sollten für individuelle Bedürfnisse anpassbar und leicht verwaltbar sein. Aufwendige Programmierungen von individuellen Workflows sind hier kontraproduktiv, da diese starr und unflexibel sind und bei allen Veränderungen der Prozesse angepasst werden müssen. 
 

Ganzheitliche Cloud-Lösung statt heterogene IT-Infrastruktur 

Durch Einsatz einer Cloud-Software wird die Business Software als Dienstleitung bezogen, der Anbieter muss sich um die rechtssichere Bereitstellung kümmern. Dazu zählen zum Beispiel die Rechtssicherheit bei gesetzlich notwendigen Aufzeichnungen oder die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. Eine ganzheitliche ERP-Software als Cloud-Lösung bietet darüber hinaus den Vorteil, dass relevante Anwendungen wie CRM, ERP oder FiBu in derselben Oberfläche integriert werden. Die Mitarbeiter müssen nur noch auf eine einzige Softwarelösung geschult werden, da bei allen Modulen dieselbe Oberfläche zum Einsatz kommt. Für die Anwender bedeutet dies eine vertraute Umgebung, die idealerweise intuitiv bedient werden kann. Technisch gesehen ermöglicht eine homogene IT-Infrastruktur eine vollständige Integration aller Unternehmensprozesse, wodurch Medienbrüche entfallen und die Mitarbeiter nur noch in einem einzigen System arbeiten müssen. So lässt sich zusammenfassen, dass die Cloud insbesondere im Business Software Zusammenhang echten Mehrwert zur Prozessoptimierung stiftet und Ihre Mitarbeiter entlastet – bei der Nutzung von Anwendungen und der täglichen Arbeit. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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