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So rocken Sie mit der Cloud Ihre Projekte

von Sandra Bültermann am 03.07.2020

Bei den Anwendungen für Projektmanagement verlagert sich der Fokus immer mehr auf Software aus der Cloud. Kein Wunder, denn SaaS (Software-as-a-Service) bietet zahlreiche Vorteile, wie komfortable Kollaboration und Synchronisation, zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten, Erweiterbarkeit und vieles mehr. Welche Vorteile Ihnen Cloud-Software bei der Projektarbeit verspricht, zeigt dieser Beitrag.

 

Cloud-ERP – davon profitiert jedes KMU

Klassische Projektmanagement-Tools kommen in vielen Unternehmen zum Einsatz, um etwa (Teil-) Ziele, Ressourcen, Budget sowie Risiken eines Projektes zu planen und managen. Dabei sind einige Branchen stärker auf entsprechende Anwendungen angewiesen als andere. Gerade kleinere Betriebe sehen die Einführung einer speziellen Projektmanagement-Software oft als unnötig an. Bisher ging es doch auch irgendwie ohne. Doch gerade kleine und mittelständische Unternehmen sollten einer Software vertrauen, die sie flexibel dabei unterstützt, ihr Kerngeschäft professionell und zuverlässig umzusetzen. Genau das leistet ein ERP aus der Cloud. Ganz gleich, ob Sie einen IT-Service, ein Handwerksgewerbe oder Online-Business betreiben, ob Sie als Landschaftsgärtner, Designer oder Architekt tätig sind: Mit einem modular aufgebauten Cloud-ERP können Sie erfolgreich Ihre Leistungen schätzen, verfolgen und liefern, Kundenbeziehungen aufbauen oder einen Web-Shop pflegen.

 

Flexibel und skalierbar

Je anspruchsvoller und komplexer Projekte werden, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Es müssen Kundenwünsche berücksichtigt, weitere Mitarbeiter eingebunden, an verschiedenen Standorten gearbeitet, Termine eingehalten, Ressourcen geplant werden. Und diese Liste der Aufgaben bei Projektarbeiten lässt sich beliebig fortsetzen. Zudem haben unterschiedliche Abteilungen ganz verschiedene Ansprüche und Aufgaben zu erfüllen. Während es in der Produktion etwa auf feste Termine und Ressourcen ankommt, müssen sich Mitarbeiter im Vertrieb und Außendienst jederzeit auf zuverlässige Kunden- und Unternehmensdaten verlassen können. Eine Softwarelösung aus der Cloud hilft jeder Abteilung im Unternehmen, die jeweiligen Herausforderungen zu meistern. Sie stellt genau die Funktionen bereit, die jeder für sein Tagesgeschäft benötigt. Ändern sich mit der Zeit die Anforderungen, lässt sich der Umfang jederzeit anpassen. So können Sie etwa mit der Einführung eines Cloud-ERP beginnen und bei Bedarf später eCommerce-Funktionen hinzufügen.  Das ist insbesondere für Startups interessant, die mit einem kleineren Funktionsumfang starten, aber jederzeit die Option zur Erweiterung haben möchten.

 

Mobilität und Überblick

Während klassische, stationäre Projektmanagement-Tools oftmals nicht 100%ige Mobilität bieten, liegt hier ein weiterer Trumpf von SaaS-Anwendungen: Software aus der Cloud ermöglicht es sämtlichen Beteiligten – internen Mitarbeitern ebenso wie externen –, jederzeit und von überall auf das Projekt und ihre jeweiligen Aufgaben zuzugreifen. Das kann für einen ersten morgendlichen Überblick in der Bahn auf dem Weg zum Büro, im Meeting beim Kunden vor Ort, vom Home-Office oder im Notfall auch vom exotischen Urlaubsort aus sein. Dank Echtzeit-Verbindung kann sich jeder auf aktuelle Daten und eine transparente, umfassende 360-Grad-Sicht auf das gesamte Projekt verlassen und muss sich nicht mühsam Informationen zusammensuchen. Was übrigens auch das Fehlerrisiko deutlich reduziert.

 

Erfassung und Controlling

Wenn sämtliche Informationen in der Cloud gespeichert sind, lassen sich Projektfortschritte jederzeit einsehen. Die Einhaltung von Terminen und Erfüllungsstatus sind ebenso schnell ersichtlich wie Rückstände oder Verzögerungen. So kann frühzeitig reagiert werden, was wiederum zu einer Steigerung der Qualität führt. Der Verbrauch von Ressourcen, das Erreichen von Teilzielen, der Ausfall von Mitarbeitern oder Materiallieferungen haben nicht nur Einfluss auf das Budget, sondern auch auf den Gesamtzeitplan. Dabei ist entscheidend, dass sämtliche Daten, wie Spesen, Leistungen, Materialien u.ä., direkt vor Ort ohne Zeitverzögerung erfasst werden. Nur so wird sichergestellt, dass sich folgende Teilziele termingerecht erreichen lassen.

 

Information und Dokumentation

Die Zeiten, in denen man dicke Aktenordner und -koffer mit wichtigen Unterlagen mit sich tragen musste, sind noch gar nicht so lange her. Inzwischen reicht ein dünnes Mobilgerät, um uneingeschränkten Zugriff auf Handbücher, Checklisten, Tabellen, Schreiben und andere erforderlichen Dokumente für das Projekt zu haben. Umgekehrt lassen sich darüber auch schnell neue Inhalte hinzufügen, Arbeitsschritte dokumentieren bzw. kommunizieren und den Projektbeteiligten zugänglich machen. Sofern alles an einem Ort gespeichert wird: in der Cloud! Ein weiterer Vorteil ist, dass jeder stets mit der aktuellsten Version arbeitet, ohne dass manuell Dokumente per E-Mail herumgeschickt werden müssen. Und es bleibt spürbar mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben des Projektes.
 

Fazit

Software aus der Wolke rockt Ihre Projekte. Als zentrale Datenbasis garantiert ein Cloud-ERP einen durchgängigen Informationsfluss – das A und O für jedes Projekt. Zudem sorgen flexibles Planen, kurze Reaktionszeiten und Skalierungsoptionen dafür, jederzeit auch auf neue, unvorhersehbare Situationen reagieren zu können!

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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