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So profitieren Sie vom direkten Draht zu Ihren Lieferanten

von Sandra Bültermann am 18.05.2021

Das letzte Jahr hat uns vor Augen geführt, wie fragil Lieferketten sind und wie schnell es zum Stillstand kommen kann, wenn nur ein Glied im Zahnrad hakt – etwa weil Zulieferer aus dem Ausland nicht liefern können. Um Materialien oder Dienstleistungen zum besten Preis und Zeitpunkt beschaffen zu können, ist ein hohes Maß an Transparenz erforderlichMit einem ERP-System aus der Cloud, steuern Sie die Prozesse, die im Zusammenhang mit Ihren Lieferanten stehen, transparent und effizientDie ERP-Lösung bildet die gesamte Kommunikation zwischen KMU und Lieferanten digital abwodurch Sie immer in der Lage sind, rechtzeitig und agil zu handeln. Lesen Sie in diesem Beitrag, warum Sie den direkten Draht zu Ihren Lieferanten brauchen.  
 

Analog war gestern, die Zukunft ist digital 

Im Business-to-Consumer-Markt (B2C) gehört eCommerce längst zum Alltag. Viele KMU machen über Online-Vertriebskanäle einen großen Teil ihres Umsatzes. Für Konsumenten ist es bequem, einzukaufen, ohne das Haus verlassen zu müssen und Ware bis vor die Haustür geliefert zu bekommen. Bei den Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B) sieht das allerdings häufig ganz anders aus: Bestellungen von und bei Zulieferern oder Lieferanten erfordern oft noch den Griff zum Telefon oder das Schreiben einer Mail. Nicht selten folgt daraufhin eine umständliche Kommunikation, wenn Kapazitäten oder Lieferfristen erst vom zuständigen Sachbearbeiter in Erfahrung gebracht werden müssen. Das birgt hohe Fehlerquoten und erfordert extrem viel Zeit – vor allem, wenn auch noch Zeitverschiebungen berücksichtigt werden müssenWer für die Zukunft gerüstet sein und nicht vom Wettbewerb abgehängt werden will, muss seine Bestellprozesse und Lieferketten digitalisieren. Und selbstverständlich nicht nur die: Nur wenn weitere Prozesse im Unternehmen ebenfalls digitalisiert erfolgensteigen die Chancen auf Effizienz und Kosteneinsparungen 
 

Gemeinsame, digitale Basis 

Eine digitale Lieferkette ebnet den Weg für mehr Automatisierungen – und damit zu mehr Effizienz. Dafür reicht es aber nicht, die eigenen Prozesse zu digitalisierenUnternehmen müssen über den Tellerrand hinausblicken. Das heißt, es muss eine Möglichkeit geschaffen werden, alle an der Lieferkette Beteiligten bzw. deren Systeme miteinander zu vernetzen. Das kann über eine Cloud-Plattform geschehen oder über Schnittstellen. Schnittstellen haben dabei den Nachteil, dass sie oftmals erst für das jeweilige Fremdsystem entwickelt werden müssen. Das ist zeit- und kostenintensiv. Außerdem ist bei der Datenübertragung durch Im- und Exportvorgänge mit einer höheren Fehleranfälligkeit zu rechnen. Ganzheitliche ERP-Systeme, die webbasiert zur Verfügung gestellt und in deCloud betrieben werden, arbeiten unternehmensübergreifend und unterstützen die Einbindung von Zulieferern und Lieferanten. Sämtliche Informationen fließen in Echtzeit, wodurch sich Engpässe oder veränderte Produktions- und Lieferbedingungen schon lange im Voraus vorhersehen und bei der Planung berücksichtigen lassen. Das garantiert nicht nur einen reibungslosen Ablauf, sondern macht auch große Warenlager überflüssig. Stichwort Just-in-time-Produktion. 
 

Effizientere Prozesse – nicht nur im Einkauf 

Beim Einkauf geht es darum, Material oder Dienstleistungen zum besten Preis und Zeitpunkt zu beschaffen. Durch manuelles Vorgehen ist das längst nicht mehr effizient machbar. Ganzheitliche ERP-Systeme unterstützen KMU dabei, sämtliche Potenziale in der Materialbeschaffung vollumfänglich zu erschließen. Sie verwalten alle Einkaufsdaten sowie Bezugsquellen und dokumentieren jegliche Vorgänge sowie die gesamte Kommunikation. Außerdem unterstützen sie die Automatisierung wichtiger Teilprozesse. Wird beispielsweise durch die Bedarfsermittlung festgestellt, dass für die Produktion bestimmte Materialien fehlen, erfolgt die entsprechende Anfrage beim Lieferanten. Diese wird aus dem ERP heraus direkt an dessen System übermittelt. Der Einkauf wiederumbei dem dann das Angebot ebenfalls ohne Umwege auf digitalem Wege eingeht, prüft dieses und erteilt den Auftrag für die Bestellung. Der Lieferant kann daraufhin sofort mit der Abwicklung beginnen. Terminbestätigungen und der aktuelle Bestellstatus sind übers ERP jederzeit einsehbar. Verbucht das KMU schließlich den Wareneingang, kann die digital übermittelte Lieferantenrechnung umgehend von der Buchhaltung bearbeitet werden. Durch den volldigitalisierten Informationsaustausch reduzieren sich manuelle Eingriffe erheblich, wodurch sich Abläufe beschleunigen und zugleich Kosten sowie die Fehleranfälligkeit reduzieren. Damit gelingt eine enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit, von der sowohl das KMU als auch die Lieferanten profitieren. 
 

Bewertung von Lieferanten 

Zu den wesentlichen Erfolgskriterien in Unternehmen zählen die optimale Auswahl von Bezugsquellen sowie die Optimierung bestehender Lieferantenbeziehungen. Die Basis dafür ist eine regelmäßige, systematische Bewertung der Partner. Ziel ist es, Lieferanten objektiv zu vergleichen und deren Qualität zu überwachen. Dank der lückenlosen Dokumentation der Vorgänge und Kommunikation – von Preisen und Lieferkonditionen über Bestellungen bis hin zu Reklamationen – liefert das ERP-System dafür alle aussagekräftigen Informationen. So ist es möglich, Engpässe, Schwachstellen und Optimierungsmöglichkeiten auf diversen Ebenen, etwa produkt-, unternehmens- oder prozessbezogen, frühzeitig zu identifizieren, diese beim Lieferanten anzusprechen und Maßnahmen zur Verbesserung der Performance abzuleiten. Dabei steht nicht die „Kontrolle“ im Vordergrund, sondern eine Stärkung der partnerschaftlichen Beziehungen. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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