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So digitalisieren Sie schrittweise Ihre Unternehmensprozesse

von David Lauchenauer am 18.08.2020

Aus der Not eine Tugend machen  in der jetzigen Zeit kommt dieser Redensart eine neue, wichtige Bedeutung zu. Sie fordert Unternehmen heraus, bestehende Strukturen, Prozesse und Geschäftsmodelle zu überdenken und den veränderten Anforderungen anzupassen. Die Digitalisierung spielt dabei eine zentrale Rolle. Das Problem dabei: Eine radikale Umstellung ist für die meisten KMU und Organisationen nicht von heute auf morgen möglich. Wie Sie trotzdem vorankommen, zeigt dieser Beitrag. 
 

Digitalisierung als strategischer Ansatz 

Grundsätzlich ist es wichtig, Digitalisierung nicht nur als Technologieprojekt, sondern als strategischen Unternehmensansatz zu sehen. Diese Sichtweise bedeutet in vielen Fällen ein grundlegendes Umdenken. Statt notwendiges Übel zu sein, wird die Digitalisierung als Schlüssel und Erfolgsfaktor für das Business der Zukunft aufgewertet. Eine nachhaltige Unterstützung seitens des Managements ist dabei unverzichtbar.  
 

Analyse der Ist-Situation im Unternehmen 

IT im Unternehmen ist ja nicht etwas grundlegend Neues. Vielfach bestehen bereits Strukturen und Lösungen. Diese einfach über Bord zu werfen, wäre natürlich Unsinn. Vielmehr gilt es, die vorhandene Ist-Situation zu prüfen und herauszufinden, welche Teile der bestehenden Infrastruktur weiter genutzt und in das künftige Konzept integriert werden können. Beispielsweise sollen Daten weiter genutzt werden, während eine veraltete Systemlandschaft modernisiert werden sollHier spielen nicht nur technologische Aspekte eine Rolle, sondern auch Kosten, Ressourcen, Support, Entwicklungsmöglichkeiten und so weiter. 
 

Identifikation der wichtigsten Prozesse  

Für eine schrittweise Digitalisierung ist es wichtig, die entsprechenden Prozesse zu identifizieren und in eine Projektplanung zu überführen. Nicht selten sind nur einzelne Prozessbereiche wirklich digitalisiertLücken, zum Beispiel im Kundenservice oder in der Logistik, sollen gezielt geschlossen werdenHäufig ist die durchgängige Integration des Webshops ein KnackpunktAn dieser Stelle sei darauf hingewiesendass man nicht auf Teufel komm raus digitalisieren mussSinn macht es dawo ein effektiver Nutzen für das Unternehmen entsteht.  
 

Prüfung des vorhandenen Integrationspotenzials 

Die digitale Verbindung verschiedene Unternehmensbereiche schafft einen echten Mehrwert. Auf diese Weise lassen sich Datenströme effizient nutzen, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu optimieren. Als Beispiel sei hier die Verbindung von E Commerce, AuftragsbearbeitungLogistikKundenservice und Buchhaltung genanntAlle notwendigen Daten in einem einzigen System anschauen zu können, verschafft Transparenz und Effizienz.  
 

Evaluation einer entwicklungsfähigen ERP-Software  

Quasi die Grundlage der schrittweisen Digitalisierung bildet die Evaluation einer entwicklungsfähigen ERP SoftwareAuf dieser Basis werden künftig alle digitalen Prozesse durchgeführt. Es versteht sichdass man dabei durchaus in die Zukunft denken mussSo sollten mobile Geschäftsmodelledezentrale Arbeitsstrukturen (Home-Office), mögliche Anbindung von Kunden und Lieferanten sowie die Integration von Filialen oder Standorten bereits berücksichtigt werdenDas zu wählende ERP System soll nicht nur den Ist-Zustand abbildensondern in der Lage sein, die Zukunft darzustellen.  
 

Schrittweise Digitalisierung der Arbeitsabläufe  

In Sachen Mobilität und Entwicklungsfähigkeit sind webbasierte ERP-Systeme aus der Cloud derzeit sozusagen der „State of the Art“. FlexibilitätBereitstellung und Kosteneffizienz sind fast unschlagbarSobald ein entsprechendes System zur Verfügung steht, kann die Digitalisierung der Unternehmensprozesse schrittweise angepackt werdenDie im vorgängig erwähnten Schritt definierten Arbeitsprozesse werden sukzessive im ERP-System abgebildet. Eine transparente Information und laufende Schulung der Anwender sind dabei unverzichtbar.  
 

Vom Projekt zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess  

Hat man früher die Einführung eines ERP-System als singuläres, zeitlich begrenztes Projekt betrachtet, wird die Digitalisierung heute zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Natürlich braucht es dazu entsprechende Rückmeldungsverfahren, Anwenderzirkel, BudgetsAuswertungen des erzielten Mehrwerts usw. Dieses stets in Einklang mit der digitalen Strategie des Unternehmens.   
 

Praxisbeispiel: integrierteERP/E-Commerce-Ökosystem  

Ein konkretes Beispiel einer schrittweisen Digitalisierung liefert der evangelische JohanniterordenGestartet ohne EDV, verfügen die Johanniter heute über ein durchgängiges ERP-System, welches individuell aus Modulen zusammengestellt ist. Damit werden alle Prozesse im Handel und im Dienstleistungssektor unterstützt. Das neue ERP bildet ein integriertes ERP/E-Commerce-Ökosystem mit kaufmännischem Bereich, E-Shop, Website und Kundenportal. Um den Betrieb müssen sich die Johanniter nicht selbst kümmern, da das ERP in einem deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum gehostet wird. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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