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7 Tipps für eine ERP-unterstützte Vertriebssteuerung

von David Lauchenauer am 03.06.2021

 
Immer mehr erfolgreiche Unternehmen nutzen das ERP-System für die Gewinnung von Leads und die Steuerung Ihres Vertriebs. Wer das Prinzip der Marketing-Automation einmal verinnerlicht hat, kann seinen Salesfunnel im ERP in Kürze mit vielversprechenden Verkaufschancen füllen. Hier sind 7 smarte Tipps, wie Sie dabei rasch auf Touren kommen. 
 
#1 Strukturierung des Vertriebsprozesses 
Warum soll man sich mit dem Thema Vertriebssteuerung auseinandersetzenGanz einfach: Lead-Nurturing ist intensiv, und Sales-Ressourcen sind oft nur beschränkt vorhanden. Mit einem strukturierten Vertriebsprozess gewinnen die Mitarbeitenden nicht nur die Übersicht über die aktuellen Chancen, sondern können ihre Leistungen auch gezielt einsetzen oder Marketing-Automation nutzen. Mögliche Leads lassen sich so mit weniger Aufwand erkennen und gezielt zum Abschluss führen. Bereits eine rudimentäre Strukturierung des Vertriebsprozesses führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung im Vertrieb. Eine mögliche, einfache Einteilung könnte so aussehen: 
 
  1. 1. Qualifizierte Bedarfsanalyse 
  1. 3. Angebot und Verhandlung 
  1. 4. Abschluss und Leistungserbringung 
 
#2 Phasenorientierte Aktivitätenplanung 
Innerhalb dieser Struktur sind die notwendigen Aktivitäten einzuplanen. Erfahrungsgemäß empfiehlt sich dabei eine phasenorientierte Planung mit Bezug auf die Struktur des Vertriebsprozesses. Tönt kompliziert? Keine Angst, anhand eines Praxisbeispiels im Rahmen der oben erwähnten „Qualifizierten Bedarfsanalyse“ sieht das gleich viel einfacher aus: 
 
  • Phase 1: Kostenloses E-Book zur grundsätzlichen Interessenbekundung und Adressgewinnung  
  • Phase 2: Registrierung für Newsletter unter Angabe der bevorzugten Themen 
  • Phase 3: Einladung zu einem Entscheider-Webinar mit Vertiefungsmöglichkeit (z.B. unverbindliches Expertengespräch) 
  • Phase 4: Überführung in den Bereich „Vertrauensaufbau“ (z.B. durch Zuteilung zu einer internen Verkaufsperson) 
 
#3 Salesfunnel braucht klare Abschlussziele 
Der nächste Schritt beim Aufbau einer ERP-unterstützten Vertriebssteuerung ist das Einrichten eines Salesfunnels. Symbolisch dargestellt als Trichter, werden im Salesfunnel die qualifizierten Erstkontakte Schritt für Schritt zu Interessenten und dann zu potenziellen Neukunden verdichtet. Was schlussendlich unten zum Trichter rauskommt, sind erstklassige Verkaufsabschlüsse. Somit ist auch klar, wie ein Salesfunnel aufzubauen ist. Unabhängig von der individuell definierten Form und Anzahl an Zwischenstufen, müssen sich diese alle auf ein und dasselbe Ziel hin ausrichten: den Abschluss. 
 
#4 Abbildung realer Prozesse im ERP-System 
Die Parametrierung eines ERP-Systems leitet sich von den jeweiligen Unternehmensprozessen ab. Dies gilt auch für die Vertriebssteuerung. Struktur, Phasen und Salesfunnel müssen ihren digitalen Zwilling in der ERP-Software finden, z.B. in Form von Marketing-Automation. Zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten und/oder vorgegebene Standardprozesse ermöglichen es, die Abstraktion der realen Prozesse exakt im ERP abzubilden, wie beispielsweise Zuständigkeiten, vordefinierte Anschreiben, Chancenbewertung, Leaderfassung, Absagegründe, Vertriebsstatistiken usw. Mittels Kennzahlen und Reports kann auf dieser Grundlage ein aussagekräftiges Management-Cockpit eingerichtet werden. Richtig eingerichtet, wird das ERP zum smarten Tool für den gesamten Vertriebsprozess. 
 
#5 Aufgaben- und Ressourcenmanagement 
Mit der Abbildung der Vertriebsstrukturen und -prozesse im ERP-System ist es aber noch nicht getan. Die verschiedenen Aufgaben müssen den richtigen Ressourcen zugeordnet und von diesen erledigt werden. Verfügbarkeit, Auslastung und Kompetenz sind Stellfaktoren, welche die Aufgabenzuteilung maßgebend beeinflussen. Je komplexer das Zusammentreffen von Aufgaben und Ressourcen ist, desto schwieriger ist es, den Überblick zu behalten. Bewältigen lässt sich dies nur noch mit einer für diese Zwecke geschaffenen Software – dem ERP-System. Achten Sie daher bei der Beschaffung einer Unternehmenslösung explizit auf die vorhandenen Funktionen und Möglichkeiten. 
 
#6 Automatisierte Marketingmaßnahmen 
Persönliche Sales-Kontakte sind teuer und zeitlich oft nur beschränkt möglich. Dennoch sind solche Kontakte gerade in der Presales-Phase unverzichtbar. Hier kann das ERP-System aufgrund der Möglichkeit, repetitive Standardabläufe zu automatisieren, wertvolle Dienste im Bereich Marketing-Automation leisten. Vertriebsmitarbeiter können z.B. vom Versand von Bestätigungsmails oder dem Nachführen von Nachfassterminen entlastet werden. Tipp: Nehmen Sie die Workflow- bzw. Automatisierungs-Möglichkeiten Ihres ERP-Systems einmal gründlich unter die Lupe.  
 
#7 Die gesamte Customer-Journey im Blick 
Als integrierte Lösung verbindet das ERP-System sämtliche Unternehmensbereiche. Eine ERP-unterstützte Vertriebssteuerung bietet die Möglichkeiten, die gesamte Customer-Journey mit ein und demselben System abzubilden. Kundenaufträge, Lagerbestände, Kalkulation, Kundenservice, installierte Basis usw. liefern relevante Informationen für die Gestaltung des Vertriebsprozesses vom Lead-Nurturing über den Salesfunnel bis zu Up-/Cross-Selling und der Aktivierung von Bestandskunden.  
 
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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