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Reduzieren Sie die IT-Komplexität Ihres Unternehmens

von David Lauchenauer am 20.10.2020

Die Aussage „Daten werden der bedeutendste Rohstoff der Zukunft“, die in den letzten Jahren von Wirtschaftsminister Peter Altmaier immer wieder zitiert wird, ist keineswegs neu. Große amerikanische IT-Unternehmen haben in den vergangenen zehn Jahren eindrucksvoll demonstriert, welche Marktmacht sich mit Daten aufbauen lässt. Auch deutsche Unternehmen verfügen über unzählige Daten; Big Data Analysen kommen laut dem Statistikportal Statista bereits bei 36% der Befragten zum EinsatzUm wirkliche Ergebnisse aus dem Datenwust zu erzielen, benötigt es zwei elementare Punkte: eine smarte Idee für ein Einsatzgebiet von Big Data Analysen und eine möglichst vollständige, aggregierte Datenbasis, auf die zugegriffen werden kann. Doch gerade diese Datenbasis ist aufgrund von einer zu hohen IT-Komplexität oftmals nicht gegeben. Daher zeigt dieser Artikel auf, wie Sie die IT-Komplexität in Ihrem Unternehmen reduzieren können. 
 

Best-of-breed-Lösungen erschweren Datenintegration 

In deutschen KMU kommen zahlreiche Anwendungen zum Einsatz, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. In den meisten Fällen handelt es sich um spezifische Anwendungen, die für eine bestimmte Abteilung oder exakte Anwendungen spezifiziert und entwickelt wurde. Diese Anwendungen bieten hierbei oftmals einen hohen Funktionsumfang mit starker vertikaler Integrationstiefe, man spricht von Best-of-breed-SystemenAuch wenn in der Praxis nur die allerwenigsten Nutzer von CRM, Warenwirtschafts-Systemen, Onlineshops, FiBu-Anwendungen, BI-Lösungen, Produktionssteuerungssoftware und Co. den gesamten Funktionsumfang nutzen, sorgt diese heterogene IT-Systemlandschaft dafür, dass die IT-Komplexität in Unternehmen steigt. Nicht selten haben nur wenige Personen überhaupt ein vollständiges Bild der Anwendungen im Betrieb. Was bei diesem Ansatz auf der Strecke bleibt, ist die horizontale Integration der Daten miteinander. So entstehen in der Praxis vielfache Datensilos. Versuche, diese Daten zu integrieren, führen entweder über müßige, händische Exporte aus Tool A, die dann in Anwendung B importiert werden oder durch Schnittstellen-Lösungen zu unbefriedigenden Ergebnissen 
 
Schnittstellen sind per se positiv zu bewerten. Ist eine entsprechende API (application programming interface bzw. Datenschnittstelle) vorhanden, besteht theoretisch die Möglichkeit, entsprechende Daten in andere IT-Systeme zu überführen. Im Jahre 2020 verfügen aber immer noch nicht alle kritischen Unternehmens-Anwendung über eine API; vor allem ältere Branchen-ERP- und CRM-Systeme sind davon betroffen. Eine Integration via Schnittstelle führt dabei unweigerlich zu anderen Herausforderungen. So muss ein führendes IT-System definiert werden; in der Regel ist es das ERP- oder CRM-System. Diese führende Anwendung gibt die jeweilige Datenbasis vor, in die sinnvolle Informationen aus anderen Anwendungen integriert werden sollen. Es benötigt zwingend einzigartige Identifikatoren an den Datensätzen, um eine Zuordnung zu gewährleisten. Darüber hinaus ist genau festzuhalten, wann und welche Datensätze übertragen werden sollen. Nicht selten führt dieses Vorgehen zu sehr fehleranfälligen, langsamen Integrationen, bei denen Datensätze mehrfach gepflegt werden müssen; Echtzeit-Synchronisation sind fast ausgeschlossen. Eine hohe Datenqualität, um wirkliche Aussagen durch Big Data Analysen treffen zu können, wird nur selten erreicht. So sind die IT-Systeme in sich zwar vertikal gut integriert, es fehlt aber an der horizontalen Integration, um relevante Aussagen treffen zu können. 
 

Gemeinsame Datenbasis durch integrierte Business Software 

Mit Aufkommen von Business Software aus der Cloud wird vermehrt ein anderer Ansatz populär. Dieser hat es sich zur Aufgabe gemacht, dass die heterogene, komplexe IT-Landschaft in den Unternehmen durch eine homogene, ganzheitliche Datenbasis ersetzt wird. Eine Cloud ERP-Software bietet beispielsweise nativ eine sehr breite horizontale Integrierbarkeit, da Module für CRM, POS, PPS, E-Commerce und MIS bereits vorhanden sind. Die vertikale Funktionstiefe kommt in den Modulen jedoch nicht zu kurz; alle häufigen und ein Großteil weniger gebräuchliche Anwendungen sind vorhanden. Der Vorteil liegt insbesondere darin, dass es bei allen kritischen System-Anwendungen von Haus aus nur eine, durch die Cloud vollkommen skalierbare, Datenbasis gibt, auf die alle Module aufbauen. So existiert ebenfalls nur eine Datenhaltung, die gepflegt werden muss. Weitere Spezial-Anwendungen wie beispielsweise ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) können dann via API immer noch integriert werden, falls die vorhandenen Möglichkeiten nicht ausreichen sollten. Einen weiteren Vorteil bietet die horizontale Skalierung von Cloud ERP noch darüber hinaus, denn der Betrieb für die Business Software wird vereinfacht. Da Cloud ERP über das Internet als Dienstleistung bezogen wird, muss die Anwendung nicht mehr selbst gehostet und betrieben werden. Insbesondere dann, wenn ein Mix aus selbst im Serverraum gehosteten Systemen und Cloud-Anwendungen aktuell zum Einsatz kommt, wird die Verwaltbarkeit deutlich erleichtert, je mehr Systeme als Dienstleistung aus der Cloud bezogen werden. 
 

Vereinfachtes Rechte- und Access-Management 

Mit dem zuletzt genannten Aspekt geht einher, dass Cloud-Systeme ein grundsätzlich hohes Maß an Sicherheitsvorkehrungen bieten. Durch spezialisierte Rechenzentren, die höchsten Zugriffsschutz und Verfügbarkeit offerieren, gehören Datenverluste und Systemausfälle der Vergangenheit an. Auch das Rechte- und Access-Management wird vereinfacht. Da ein Großteil an vorher spezialisierten Anwendungen in ein einziges IT-System überführt werden, gilt es auch deutlich weniger Zugänge von Mitarbeitern zu verwalten. Durch dediziertes Rechte-Management kann jedoch im Detail festgelegt werden, welche Zugriffsrechte der jeweilige Anwender besitzen soll. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, kann an einer einzigen Stelle auf System-Ebene der Zugriff untersagt werden. Komplexe Rechte-Managements-Konstrukte über externe Rechteverwaltungsdienste (Rights Management Service, RMS) können für KMU überdacht werden. 
 

Geringere IT-Komplexität ermöglicht Fokussierung auf Wertschöpfung 

Der Einsatz von cloudbasierter Software reduziert den Betriebsaufwand erheblich und somit auch die IT-Komplexität. In Verbindung mit einer horizontal integrierten IT-Lösung wie einem Cloud ERP nimmt dazu noch die Anzahl einzelner Anwendungen ab. In der Folge kann sich die IT-Abteilung um die Steigerung der Nutzungstiefe der Anwendungen kümmern und hat mehr Zeit, bestehende Prozesse und Geschäftsmodelle zu digitalisieren. Somit eröffnet eine abnehmende IT-Komplexität den Blick auf neue Möglichkeiten und unterstützt damit aktiv die Wertschöpfung.  

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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