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Prozessmodellierung – der Pocket-Guide für Einsteiger (und Fortgeschrittene)

von David Lauchenauer am 25.03.2021

Schlank, attraktiv, unwiderstehlich. Wie schaffen es solche Firmen, trotz Globalisierung und Marktveränderungen immer wieder mit Effizienz zu punkten? Die Antwort lautet: durch ein unablässiges Modellieren und Optimieren der Geschäftsprozesse. Einsteiger (und Fortgeschrittene) finden hier einen Pocket-Guide für ein wirkungsvolles Prozessmanagement.
 
Prozessmanagement als kreative Führungsaufgabe 
Lassen Sie uns gleich zu Beginn mit einem Missverständnis bei der Prozessmodellierung aufräumen: Es geht dabei nicht (nur) um das simple Dokumentieren von Arbeitsabläufen zwecks Mitarbeiterschulung, sondern vielmehr um das Erreichen von Prozesszielen, welche wiederum die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sicherstellen sollen. Also eine kreative Führungsaufgabe für richtige Manager und Macher. Mit der Zuordnung von Zielen zu Geschäftsprozessen wird auch klar, warum es ohne die folgenden Punkte nicht geht: 
  • Laufende Überwachung, Steuerung und Modellierung, um die gesetzten Ziele zu erreichen 
  • Ständige Suche nach Optimierungsmöglichkeiten im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses 
  • Vergleich der eigenen Prozesse mit Best-Practice-Beispielen im Markt und bei Mitbewerbern 
 
Organisierte Strukturen als Prozessgrundlagen 
Schnellschüsse aus der Hüfte in bester John-Wayne-Manier sind der garantierte Tod jeglichen Prozessmanagements. Spontane Individualität ist nett, hat aber in geregelten Arbeitsabläufen keinen Platz. Kreatives Mitdenken hingegen schon, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse laufend zu optimieren. Die folgenden Voraussetzungen erhöhen die Erfolgsaussichten von Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen: 
  • Prozesskultur im gesamten Unternehmen aufbauen, pflegen und verankern 
  • Transparente Organisation schaffen bzw. darstellen (Organigramm) 
  • Verantwortlichkeiten definieren und kommunizieren (Stellenbeschrieb) 
  • Strukturierung von Datenbereichen (Kunden, Lieferanten, Artikel usw.) 
 

Input, Verarbeitung, Output – ganz einfach 

Jeder Prozess folgt dem immer gleichen Muster:  
  • Input = Auslöser für den Prozess (z.B. Kundenbestellung im E-Shop) 
  • Verarbeitung = Einzelne Prozessaktivitäten (z.B. Bonität prüfen, Bestellung freigeben, Paket versenden) 
  • Output = Ergebnis des Prozesses (z.B. Bestellung erledigt) 
 
Soweit so gut. Alles ganz einfach, oder? Das Problem bei Geschäftsprozessen ist, dass sie sehr oft in Abhängigkeit anderer Prozesse bestehen. So kann zum Beispiel ein Auftrag nicht erledigt werden, weil das nötige Material zuerst bei einem Lieferanten angefordert werden muss (ein anderer Prozess). Damit man sich im Wirrwarr verschachtelter Prozesse nicht verliert, braucht es eine übersichtliche Landkarte. 
 

Prozesse analysieren und visualisieren 

Um eine solche Prozesslandkarte zu erstellen, werden die Arbeitsabläufe im Unternehmen analysiert und anschließend visualisiert. Für die Visualisierung empfiehlt sich einer der beiden Standards: die   Business Process Modelling Notation (BPMN) oder die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)Zu beiden Darstellungsformen gibt es entsprechende Software-Werkzeuge. Das Vorgehen bei der Analyse und Dokumentation ist unterschiedlich. Gerade für Einsteiger empfiehlt sich ein Top-down-Verfahren, um die Komplexität zu reduzieren. Dazu werden die Hauptprozesse des Unternehmens identifiziertdie Betrachtungsweise schrittweise verfeinert und in einzelne Teilprozesse gegliedert.  
 

Für ERP-Software eine unverzichtbare Basis 

Nebst der Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen bietet die Prozessmodellierung einen weiteren wichtigen Nutzen. ERP-Software lässt sich umso effektiver einsetzen, je besser sie auf die jeweiligen Prozesse angepasst ist. Wer sein ERP nicht nur als elektronische Schreibmaschine nutzen will, sollte sich zuerst Gedanken machen, auf welcher Prozessgrundlage das ERP-System aufgebaut werden soll. Dieser Grundsatz gilt bereits bei der Evaluation eines geeigneten ERP. Da sich Prozesse über die Zeit ändern können (z.B. Homeoffice, dezentrales Arbeiten, mobile Business) muss das ERP flexibel genug sein, diese Veränderungen zu unterstützen. Zuerst also Prozesse analysieren und dokumentieren – und erst danach das ERP evaluieren. 
 

Prozessmodellierung in der Realität 

Damit Prozessmanagement kein schöner Traum bleibt, muss die Prozessorientierung als fester Wert im Unternehmen verankert und gelebt werden. Führungskräfte auf allen Hierarchiestufen übernehmen dabei eine Vorbildfunktion. Die Mitarbeitenden müssen nicht nur informiert und geschult, sondern auch motiviert werden, über Verbesserungsmöglichkeiten der Arbeitsabläufe nachzudenken. Zum Schluss ein Tipp: Für die Prozessmodellierung ist es nie zu spät – fangen Sie einfach an. 
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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