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Pocket-Guide fürs Homeoffice

von David Lauchenauer am 01.05.2020

Heimarbeitende sind längst keine Exoten mehr. Die Umstellung auf flexible Arbeitsplatzmodelle findet seit geraumer Zeit immer mehr Anhänger. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren von zahlreichen Vorteilen. Remote Working hat aber auch seine Tücken. Was Sie im Homeoffice beachten sollten, zeigt dieser Pocket-Guide.  
 
Festen Arbeitsplatz einrichten 
Unabhängig vom Arbeitsort müssen Sie Ihre Aufgaben und Verpflichtungen gegenüber Ihrem Arbeitgeber jederzeit korrekt und sorgfältig ausführenAuch wenn Sie vielleicht nur 2 Tage pro Woche im Homeoffice arbeiten, sollten Sie unbedingt einen fixenbetriebsbereiten Arbeitsplatz einrichten. Beim Telefonieren sollten keine Nebengeräusche aus der Küche oder dem Kinderzimmer stören. Achten Sie bei Videokonferenzen auf einen neutralen Hintergrund und sorgen Sie für ausreichende Beleuchtung. 
 
Kommunikation sicherstellen 
Betreffend Erreichbarkeit, Reaktionszeiten und Arbeitszeiten sind klare Regeln zu vereinbaren, welche für das gesamte Team bzw. Unternehmen gelten. Sowohl die interne als auch externe Kommunikation muss gewährleistet sein. Vorsicht beim Sprachgebraucht: Gerade bei Messenger-Diensten besteht die Gefahr von Missverständnissen, daher lieber einmal mehr zum Telefon greifen, als sich in endlosen Chat-Spiralen zu verwickeln.  
 
Verfügbarkeit von Daten 
Mit einem cloudbasierten ERP-System lassen sich alle Unternehmensdaten jederzeit und überall zur Verfügung stellen. Für die Verwendung reicht ein normaler WebbrowserAuch die Nutzung von Dateien, Dokumenten, Medien usw. lässt sich über die Cloud problemlos bewerkstelligen. Cloud-Services reduzieren nicht nur die Kosten für die benötigte IT-Infrastruktur, sondern erhöhen auch die Sicherheit von Daten, da lokale Installationen entfallen. 
  
Arbeitstag gestalten 
Bei längeren Homeoffice-Phasen entsteht rasch das Gefühl der Vereinsamung. Um dem entgegenzuwirken, sollte ein regelmäßiger Austausch mit Teamkollegen gepflegt werden. Telefongespräche bzw. Video-Telefonie ist persönlicher als das Versenden von E-Mails. Warum nicht einmal eine gemeinsame Kaffeepause über Skype machen oder eine virtuelle Fotowand organisieren mit lustigen Bildern aus dem Homeoffice? Wichtig ist, dass der Arbeitstag zu Hause eine klare Struktur hat, bestehend aus Arbeits- und Erholungszeiten. 
 
Verhaltensregeln beachten 
Fürs Homeoffice gibt es zwar keinen offiziellen Dresscode (eventuell mit Ausnahme von Videokonferenzen), Erfahrungen zeigen jedoch, dass sich eine „gesellschaftstaugliche“ Bekleidung positiv auf das Arbeitsverhalten auswirkt. Disziplin muss auch dann sein, wenn man sich unbeobachtet fühlt. Das gilt auch für Pausen oder den Feierabend; Homeoffice heißt nicht, dass man 7x24 Stunden erreichbar sein muss.  
 
Rechtliche Aspekte 
Die rechtlichen Aspekte des Homeoffice werden häufig unterschätzt bzw. vernachlässigt. Es empfiehlt sich, klare Richtlinien festzulegen und diese juristisch verbindlich prüfen zu lassen.  
 
Schutz am Arbeitsplatz 
Auch im Homeoffice gilt die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Im Vordergrund stehen die Sicherheit und der Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Einhaltung der rechtlichen Standards zu prüfen. In der Praxis sieht das allerdings oft anders aus 
 
Geheimhaltung 
Vertrauliche Daten und Unterlagen wie Konstruktionszeichnungen oder Personalakten müssen sicher verwahrt werden können, z.B. in einem abschließbaren Schrank. Das kann in gewissen Fällen problematisch sein, wenn zum Beispiel der Nachweis für Zutrittskontrollen und Geheimhaltung erbracht werden muss.  
 
Datenschutz 
Der Schutz von Unternehmensdaten wie Kunden, Aufträge, Produkte, Umsätze usw. gemäß Datenschutzgrundverordnung ist unbedingt einzuhalten. Sicherheit bieten hier cloudbasierte Anwendungen mit einer zentralen Datenbasis und geschütztem VPN-Zugang.  
 
Systemsicherheit 
Im Fall einer Cyber-Attacke, welche durch den privaten Rechner eines Mitarbeitenden verursacht wird, muss ein Unternehmen unter Umständen für den Schaden haften. Sicherheitsvorkehrungen (Antivirenprogramm, Firewall, Spam-Filter usw.) und Sorgfaltspflicht sind auch im Homeoffice unverzichtbar.  
 
Arbeitszeit 
Auch im Homeoffice gilt das Arbeitszeitgesetz. Die geleisteten Stunden müssen erfasst und nachgewiesen werden können. Das ist durchaus im Sinn der Heimarbeitendenoft besteht die Gefahr, dass zu Hause mehr und vor allem außerhalb der vertraglichen Arbeitszeiten gearbeitet wird. Eine Ausnahme bildet die Vertrauensarbeitszeit, d.h. die Arbeitszeiterfassung entfällt zu Gunsten der fristgerechten Erledigung von Aufgaben.  
 
Kosten  
Die Kosten für Infrastruktur, Sicherheitsvorkehrungen, Internet, Energie usw. übernimmt in der Regel der Arbeitgeber. Persönliche Aufwendungen für die individuelle Ausstattung des Arbeitsplatzes sind Teil des Pauschalbetrags der EinkommenssteuerUm anderweitige Mehrkosten steuerlich gelten zu machenmüssen diese im Detail begründet werden. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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