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Wie Sie mit mobilen Anwendungen interne Prozesse optimieren

von David Lauchenauer am 26.02.2019

Von effizienten Prozessen träumen viele Unternehmen. Die Realität sieht häufig anders aus. Mängel, Medienbrüche und Missverständnisse bremsen interne Abläufe und kosten Zeit, Geld und Nerven. Das muss nicht sein. Mit mobilen Anwendungen lassen sich Workflows beschleunigen und Schnittstellen überwinden. Erfahren Sie, wie und wo Sie den Optimierungshebel ansetzen können. 
 

Management und Bereichsleitung

Aktuelle Informationen sind für Führungskräfte unverzichtbar. Wer Verantwortung trägt und Entscheidungen fällen muss, benötigt eine zuverlässige Datengrundlage. Mobile ERP-Systemen aus der Cloud haben ihren stationären Pendants etwas Wesentliches voraus: Sie sind jederzeit und überall verfügbar. Sei es irgendwo im Betrieb, in einem Meeting, auf einer Konferenz, im Homeoffice oder unterwegs. Wissen, was läuft, ist eine Voraussetzung für rasche, faktenbasierte Entscheidungen. Auf diese Weise ersparen Sie sich und Ihren Mitarbeitenden zeitfressende Warteschlaufen oder – noch schlimmer – Fehlentscheide aufgrund veralteter Daten. Der ständige Zugriff auf Kennzahlen im Management-Cockpit sorgt dafür, dass Prozesse nicht außer Kontrolle geraten. 
 

Kundenservice und Disposition

Völlig losgelöst von der Zentrale, sind Servicetechniker oft auf sich selbst angewiesen. Ärgerlich, wenn wichtige Informationen fehlen oder das Einsatzfahrzeug unzulänglich mit Ersatzmaterial ausgestattet ist. Die Folge sind Zeitverzögerungen durch Abklärungen, Nachlieferungen oder sogar Terminverschiebungen. Klar, dass die Kunden darüber nicht gerade begeistert sind. Solche „Übungen“ lassen sich vermeiden, wenn alle Informationen über die zu wartenden Geräte, die Kundenhistorie, Serviceanleitungen usw. mobil zur Verfügung stehen. Gleichzeitig können dadurch auch die Arbeitsleistungen, Verbrauchsmaterial, Spesen usw. direkt vor Ort erfasst und der Rapport vom Kunden visiert werden. Auf diese Weise kann der technische Außendienst alle Angaben umgehend zur Verrechnung freigeben. Und noch ein weiteres Plus bietet die mobile Anbindung des Kundenservices. Die Disponenten in der Zentrale sehen jederzeit die verfügbaren Ressourcen und können Serviceaufträge sofort auslösen. 
 

Außendienst und Verkaufsfilialen

Gut vorbereitete Kundenbesuche haben schon manchen Auftrag ins Trockene geholt. Im Verkaufsaußendienst zählen jedoch nicht nur Informationen über Kunden, Produkte oder Preise. Die Erfassung von Bestellungen oder die Bearbeitung bestehender Aufträge müssen zeitnah und in digitaler Form erfolgen. Voraussetzung dafür ist eine zentrale Datenhaltung mit mobilem Zugriff. Bestellformulare und Notizzettel erschweren die Abläufe. Unsorgfältiges Abtippen oder eine schwer lesbare Handschrift sind häufige Fehlerquellen. Das führt zu mühsamen Nachfragen oder im schlimmsten Fall zu Fehllieferungen, Reklamationen und Retouren. Auch Verkaufsfilialen und Niederlassungen profitieren von mobilen Anwendungen bis hin zu POS-Kassen mit direkter Cloud-Anbindung.  
 

Fertigungsprozesse und Produktionsdaten

Verteilte Fertigungsstandorte, flexible Kapazitätsgestaltung, Just-in-time Produktion, automatisierte Abläufe und vieles mehr setzen agile IT-Anwendungen voraus. Mobile Lösungen stellen Daten dort zur Verfügung, wo diese benötigt werden. Kamen früher zum Beispiel fix installierte Erfassungsterminal zum Einsatz, können die Daten heute schneller und vor allem ortsunabhängig erfasst werden. Dank unmittelbarer Rückmeldungen aus der Fertigung lassen sich vor- und nachgelagerte Prozesse der gesamten Supply-Chain – zum Beispiel im Einkauf oder in der Logistik – beschleunigen. Dadurch steht mehr Zeit für die Beschaffung zur Verfügung (was nebenbei auch die Kosten senkt) und Versandaufträge können schneller vorbereitet werden. Die „Mobilisierung“ der Fertigung erlaubt, aktuelle Daten anderen Nutzern zur Verfügung zu stellen. Dazu zählen etwa Mitarbeitende im Außendienst, Führungsverantwortliche, Filialen, Niederlassungen, ausgewählte Kunden und Lieferanten. 
 

Logistik und Kommissionierung

Tempo und Effizienz prägen die Arbeitsabläufe in der Logistik. Der mobile Zugriff auf aktuelle Daten ist dabei ein Schlüsselfaktor. Um Unterbrüche für die Informationsbeschaffung zu vermeiden, müssen die Mitarbeitenden bei ihren Tätigkeiten fortlaufend Systemzugriff haben. Anstatt sich jeweils wieder zum Ausgangspunkt zurückzubewegen, können Aufträge – z.B. für die Ein- oder Auslagerung oder für die Kommissionierung – direkt übermittelt werden. Umgekehrt können die Logistikmitarbeitenden ausgeführte Aufträge, Bestandsmeldungen usw. umgehend zurückmelden. So können allein bei der Kommissionierung viele Laufwege und damit wertvolle Zeit gespart werden. Durch den ortsunabhängigen Einsatz moderner Systeme können Ressourcen flexibler eingesetzt werden. Dass Daten ohne Medienbruch oder Schnittstelle unmittelbar im Gesamtsystem zur Verfügung stehen, kommt auch dem Einkauf, Verkauf, Management und sogar dem E-Commerce zu Gute. Integrierte, mobile Anwendungen vereinfachen nicht nur die Geschäftsprozesse, sondern steigern gleichzeitig die Agilität eines Unternehmens. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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