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Effektive Tipps zur Lieferantenbindung in KMU

von David Lauchenauer am 03.03.2017

Durch die digitale Transformation angetrieben, versuchen immer mehr junge Unternehmen alteingesessene Platzhirsche zu vertreiben und spezifische Branchen nachhaltig zu verändern. Was im stationären Einzelhandel begann, ist heutzutage in jeder Marktumgebung zu beobachten – insbesondere auch B2B. Nährboden für diese Veränderungen sind stetig steigende Kundenanforderungen, vor allem hinsichtlich Funktion, Qualität, Lieferdauer und Preisen. Um in diesem Marktumfeld zu bestehen, sind Unternehmen stets darauf fokussiert das Bestandskundenmanagement zu verbessern und setzen daher auf Customer-Relationship-Management (CRM). Dabei deckt dies jedoch nur eine Seite der Medaille ab, denn zuverlässige Lieferanten sind ein ebensolcher Schlüsselfaktor zum unternehmerischen Erfolg. Hier kommt das Supplier-Relationship-Management (SRM) zum Tragen.

Das Supplier-Relationship-Management (SRM)

Die Verwaltung von Lieferanten und die Pflege der Beziehungen mit diesen Zuliefererbetrieben fällt in die Zuständigkeit der Abteilung Einkauf/Beschaffung bzw. des einkaufsberechtigten Entscheiders. Unter dem Lieferantenbeziehungsmanagement wird die Erfassung sämtlicher Lieferantendaten sowie die zentrale Steuerung der Zulieferer verstanden. Hierbei stehen nicht nur generelle Einkaufsdaten wie Produktpalette, Lieferkonditionen oder Qualitätsmerkmale im Fokus, sondern auch Vorgangsdaten und vertragliche Vereinbarungen. Ein gutes SRM sollte zusätzlich eine Archivierung des gesamten ein- und ausgehenden Schriftverkehrs beinhalten. Als Ergebnis dieser gesammelten Daten wird eine individuelle Sicht auf Lieferanten ermöglicht sowie eine Klassifizierung und Kategorisierung der Zuliefererbetriebe auf Basis aller Informationen. Dies unterstützt die Beschaffung maßgeblich und vereinfacht so die Arbeit der Einkäufer.

Zwei Seiten einer Medaille

So wie das Customer-Relationship-Management sich die optimale Kundenbindung zum Ziel setzt, strebt das Supplier-Relationship-Management eine perfekte Lieferantensteuerung mit Bindung dieser Unternehmen vor dem Hintergrund des ökonomischen Prinzips an. Denn nur so kann die benötigte Qualität zum bestmöglichen Preis eingekauft werden. Analog zum CRM erweisen sich Vorgangsdaten und Informationen aus archiviertem Schriftverkehr oftmals als wichtigstes Werkzeug für den Einkauf. 

Es ist daher nicht verwunderlich, dass oftmals eine CRM-Software neben den Bestandskunden und Potenzialen zusätzlich auch das Lieferantenbeziehungsmanagement abbildet, da sich lediglich die Kommunikationsart ändert: Einkauf statt Vertrieb. Viele der Prinzipien zum Bestandskundenmanagement finden daher auch im SRM Anwendung. 

Da schon lange kein KMU mehr ohne eine leistungsstarke ERP-Software auskommt, ist darauf zu achten, dass diese als Rückgrat einer Unternehmens-IT nicht nur eine Anbindung zum CRM, sondern auch eine effektive Lösung für das Lieferantenmanagement bereithält. Moderne, voll-integrative ERP-Anwendungen liefern genau dies und schaffen so den Brückenschlag zwischen dem Einkauf, der Warenwirtschaft, Produktion, Logistik, Vertrieb und Marketing. Im Ergebnis profitieren KMU von einer Vielzahl an Chancen, die über die reine Verwaltung von Zuliefererbetrieben hinausgehen. So lassen sich selbst komplexe on-demand Bestellprozesse, die beispielsweise über einen Onlineshop oder eine B2B-Plattform ausgelöst werden, als automatisierte Geschäftsabläufe abbilden: von der Beauftragung des Lieferanten über die Produktion und Buchhaltung bis hin zur Logistik. Das schafft optimale Voraussetzungen für eine effektive Zusammenarbeit. 

Detaillierte Informationen als Basis

Analog zum Customer-Relationship-Management stehen auch in der Kommunikation mit Lieferanten Informationen im Mittelpunkt. Erfassen Sie daher direkt alle Stammdaten wie Ansprechpartner, Position, Kontaktmöglichkeiten und geschlossene Vereinbarungen detailliert. Zusätzlich sollten Berichte, Dokumente, Notizen von persönlichen Treffen und Telefonterminen ebenso wie offene Bestellungen, Rückstände oder vergangene Angebote zentral hinterlegt werden. Tragen Sie dabei unbedingt auch die Gesprächsnotizen von Gesprächen nach, damit jeder im Unternehmen dieselbe Informationsbasis erhält. 

Dabei kommt idealerweise ein ERP-System mit integrierter Telefonanlage (Computer Telephony Integration, kurz: CTI) zum Einsatz, welche all diese Informationen bei Anrufen direkt aufruft und darstellt. So müssen relevante Dokumente während eines Gesprächs nicht erst rausgesucht werden und Sie haben immer alles auf einem Blick ersichtlich. Dabei sollten Sie grundsätzlich konsequent auf digitale Kommunikation setzen. Diese ermöglicht es Ihnen Produktkataloge, Verträge und weitere Dokumente sofort digital zu durchsuchen und diese zentral zu archivieren. Im Umkehrschluss können Sie Ihrem Lieferanten dann auch automatisierte, digitale Aufträge zukommen lassen, die vielleicht vorher noch telefonisch, im Freitext, durch Vertreter im Außendienst oder postalisch erfolgten. 

Beziehen Sie die Lieferanten direkt in Ihre Prozesse mit ein

Zuliefererbetriebe sind natürlich ebenso an einer Verbesserung der Zusammenarbeit interessiert, um Kosten zu senken und Abläufe zu optimieren. Beziehen Sie Ihre Lieferanten daher direkt in Ihre Prozesse mit ein und setzen Sie beispielsweise ein Lieferantenportal auf. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn sowohl Sie als auch das andere Unternehmen auf unterschiedliche IT-Systeme setzen, deren Daten nicht ohne Weiteres ausgetauscht werden können. Das Lieferantenportal als zentrale Datenbank ermöglicht es beiden Unternehmen die entsprechenden Daten zu pflegen sowie miteinander zu interagieren, beispielsweise durch Bestellungen oder Aktualisierungen zum Lieferstatus. 

Unabhängig von einem Lieferantenportal sollten Sie Ihre Zulieferer aber auf jeden Fall die Möglichkeit einräumen, ihre Stammdaten und Produktkataloge eigenständig in Ihrer Datenbank zu pflegen. So haben Sie stets die aktuellen Angebote, Bedingungen und Produktneuheiten im Blick, ohne diese mühsam aus E-Mails oder Katalogen zu übernehmen. Moderne ERP-Systeme bieten dafür umfassende Möglichkeiten via Schnittstelle (API), die Sie Ihrem Lieferanten zur Verfügung stellen sollten. Auch dies stärkt die Bindung an das andere Unternehmen. 

Zentrales Vertragsmanagement und Lieferantenprofile

In einem nächsten Schritt gilt es zu überprüfen, ob unterschiedliche Abteilungen verschiedene Vereinbarungen mit einem Lieferanten getroffen haben. Diese Bedingungen sollten Sie zusammenführen und zentral in Ihrem ERP-System verwalten, um bessere Konditionen verhandeln zu können. Häufig bieten solche Rahmenverträge auch das Potenzial innerhalb des Unternehmens neue Wege der Zusammenarbeit zu erschließen.

Besteht für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen noch keine Rahmenvereinbarung, so wird häufig ein Beschaffungsprozess benötigt, indem die im Einkauf gelisteten Zulieferer als Basis genommen und ggf. durch eine Ausschreibung ergänzt werden. Für diesen Beschaffungsprozess ist es sinnvoll, dass Sie detaillierte Lieferantenprofile führen und Kategorisierungen durchführen. Diese erfassen bestimmte Faktoren wie die Qualität der erbrachten Leistung, Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit, die Verhandlungsbereitschaft usw. und ermöglichen so bei der Beschaffung einen ganzheitlichen Überblick. 

Ihr ERP-System kann aber noch viel mehr! Dieses unterstützt Sie auch mit weiteren Übersichten auf sämtlichen Zahlen rund um den Einkaufsprozess, die auch für das Reporting eine Rolle spielen. Durch individualisierbare Auswertungen lässt sich der gesamte Prozess kostenoptimieren und zielgerichtet steuern, eine automatische Erstellung von Bestellvorschlägen vereinfacht die Beschaffung. 

Abschließend bleibt festzuhalten, dass Unternehmen sich mit ähnlich viel Einsatz wie bei der Bestandskundenpflege auch um die Lieferantenbindung kümmern sollten. Dafür liefern moderne ERP-Systeme viele Werkzeuge, um den Einkaufsprozess zu optimieren. Denn bekanntlich liegt das Geld stets im Einkauf.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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