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Herausforderung bei der Integration von Individuallösungen

von David Lauchenauer am 17.02.2017

ERP-Software beinhaltet bereits einen großen Funktionsumfang. Trotzdem ist es sinnvoll, Standardfunktionen zu individualisieren und auf die unternehmensspezifischen Anforderungen anzupassen, damit alle Business Prozesse möglichst effizient und sogar automatisiert abgebildet werden können. Um für diese Schritte optimale Voraussetzungen zu schaffen, sind bei der Auswahl der ERP-Software einige Punkte zu beachten. Dies gilt insbesondere dann, wenn sehr komplexe Abläufe durch die ERP-Lösung abgebildet werden sollen. Dieser Artikel erklärt, wie individuelle Lösungen für ERP-Systeme in die bestehende Software integriert werden können und welche System-Voraussetzungen dafür bestehen müssen.

Schnittstellen bilden das Fundament für Integration

Manuell geschaffene Schnittstellen: keine wirkliche Alternative

Einer der ganz großen Vorteile von ganzheitlicher ERP-Software ist der automatisierte Ablauf vieler Prozesse, da eine gemeinsame Datenbasis besteht und es keine Medienbrüche gibt. Doch noch immer setzen Unternehmen verschiedene Insellösungen ein, was insbesondere bei der Datenübergabe von der einen Anwendung in die andere zu Problemen führt. Unternehmen versuchen sich hier meist mit Kompromissen manuell zu helfen: Daten werden über Excel-Tabellen und ähnlicher selbst geschaffener Schnittstellen in das bestehende System händisch übertragen. Dies ist zwar vermeintlich kostenlos, aber mit einem enormen, immer wiederkehrenden zeitlichen Aufwand gekoppelt. Wird viel Arbeit außerhalb des ERP-Systems in den Unternehmensprozessen durchgeführt, ist dies ein Anzeichen für eine veraltete Lösung, die langfristig Ihre Abläufe deutlich verzögern wird.

Grundvoraussetzungen der System-Integration

Die Integration von individuellen Anwendungen ist oft sehr komplex, nicht selten resultieren diese Bemühungen in eigene IT-Projekte, die entsprechende Ressourcen benötigen. Daher empfiehlt es sich bereits zu Beginn der Planung wichtige Eckpunkte festzulegen. Hierzu sollte insbesondere entschieden werden, welches System bei welchen Prozessen das dominantere ist, die grundsätzliche Integrationstiefe und in welche Richtung Daten überhaupt ausgetauscht werden sollen. Fällt die Entscheidung beispielsweise auf ein ERP-System als Business Software Basis für die Warenwirtschaft, die Neukundenakquise und das Marketing wird aber durch eine CRM-Anwendung unterstützt, so muss genau definiert werden, welche Informationen vom CRM-System in das ERP übergeben werden sollen – beispielsweise um einen neuen Auftrag zu erfassen – und welche Informationen im Umkehrschluss der Vertrieb benötigt, um die Kunden optimal zu akquirieren. Das Level der Integrationstiefe ist hier entscheidend, denn durch Schnittstellen lässt sich oftmals nur eine rudimentäre Ebene erreichen. Je komplexer die Business Prozesse sind und wie effizienter die Integration funktionieren soll, umso eher ist die Einführung einer ganzheitlichen ERP-Anwendung die bessere Option.
 
Nutzt ein Unternehmen unterschiedliche Systeme, so ist besonders auf dessen Kompatibilität untereinander zu achten. Nicht selten haben Anwendungen verschiedene Datenformate oder setzen auf unterschiedliche Validierungsmechanismen. Hier ist daher zu überprüfen, ob die Daten überhaupt übertragen und vom System interpretiert werden können. Auch die Frequenz der jeweiligen Übertragung, von einer Echtzeit-Synchronisierung bis zu bestimmten periodischen Übertragungen, spielt eine Rolle und muss individuell geplant werden. Beispielsweise können Aufträge jeweils zu bestimmten Zeiten an das ERP überführt werden, ein Lagerstand sollte vom Vertrieb aber in Echtzeit eingesehen werden können. Empfohlen wird daher eine Middleware als Vermittler zwischen den unterschiedlichen Systemen einzusetzen, um die Integration zu unterstützen. 

System-Integration und Automatisierung

Unternehmen müssen sich in vielerlei Hinsicht immer wieder neuen Herausforderungen stellen, eines ist sicherlich die Wahl des richtigen ERP-Systems. Doch was ist, wenn ein Unternehmen sich für eines entschieden hat und die Nutzung oder Weiterentwicklung seitens des Herstellers irgendwann eingestellt wird? Gerade wenn Unternehmen viele Individuallösungen und Module in ihr altes System integrierten, muss das neue System in der Lage sein, diese Zusatzanforderungen ebenfalls leisten zu können. 

Individuelle Systeme vs. Standardsoftware

Abschließend lässt sich festhalten, dass individuell auf die unternehmensspezifischen Anforderungen und Bedürfnisse abgestimmte Lösungen sich durchaus in bereits bestehende Systeme integrieren lassen. Dies ist jedoch häufig mit großem Aufwand verbunden, weswegen moderne ERP-Systeme bereits die relevantesten Module integriert haben und gleichzeitig mit APIs die Möglichkeit bieten, weitere Spezialsoftware anzubinden. Achten Sie bei der Auswahl der passenden ERP-Software also unbedingt darauf, dass REST und ODATA unterstützt werden und gleichzeitig das ERP-System flexibel genug ist, um selbst die komplexesten Business Prozesse abzubilden. Professionelle IT-Partner und der ERP-Anbieter selbst unterstützen Sie hier beim Customizing. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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